浅谈烟草商业公司财务共享模式下内部控制研究

朱琳

摘 要：近年来，烟草商业公司不断探索财务共享中心建设，优化管理流程，更好地实现财务转型，提升企业管理水平。公司内部控制也需要根据管理流程的变化而变化，以便更好地发挥内控作用。本文以某地市级烟草商业公司为例分析财务共享模式下对内部控制的要求，同时分析在财务共享模式下内部控制遇到的问题，并针对性地提出合理化建议，助力高质量发展。

关键词：烟草;财务共享;内部控制

一、财务共享模式下对内部控制的要求

烟草商业公司财务机构组织形式主要以层级管理模式进行，在烟草商业公司构建财务共享中心，实现财务工作由省、市、县三级管理模式，过渡到省、市两级财务管理模式，是顺应财务管理转型升级的需要，对高质量发展意义深远。同时，财务共享中心模式对内部控制的要求也非常高，需要建立完善的内部控制流程，提高共享中心的工作效率。

（一）改进内控流程，实现作业标准化

在财务共享模式下，通过重建组织架构，完善内部控制制度，在确保岗位设置合理、权责划分清晰的基础上，通过梳理管理流程、审批权限、绩效评估等关键节点，标准化市县两级预算管理流程、网上审批流程、国有资产管理流程、财务资料传递流程，提高地市级商业公司对基层分公司的管控能力，降低财务成本、提高工作效率。

（二）确保数据真实安全，实现流程信息化

财务共享中心将会计基础核算业务集中起来，有效提升业务处理效率，通过信息化实现财务业务线上处理，数据的录入、审核、批准以及公司的业务情况和财务数据都通过信息化平台进行传递。由于所有的管理流程、业务流程都集中到线上操作，公司信息数据的安全隐患加大，需要拓宽现有的内控管理体系，突出对流程信息化的实时监督，避免人为因素的干扰，实现内控的信息化控制，防止信息被篡改、泄露，确保财务数据真实安全。

（三）注重风险管理，实现管理集约化

随着财务共享中心的深入应用，公司风险点也发生了变化，组织机构变革和流程再造都会带来内部风险的增加，如职责范围不清，流程设置不够科学，外部则面临法律法规、经济形势的风险。重视风险管理，依据风险清单选择应对措施，业务部门通过信息系统获取财务数据，管理层通过大数据云计算进行分析决策，各个岗位合理分工，实现决策、执行、记录相分离，通过管理的集約化，开展风险防控体系建设，提高内部控制监督的执行效率，促进财务共享中心的顺利推进。

二、财务共享模式下内部控制存在的问题

烟草商业公司在财务共享模式下，业务流程和管理流程同时进行了再造重构，公司内部控制范围也随之扩大，内部控制环境的改变、风险的重新识别、控制活动方式的转变、信息与沟通渠道的重新建立以及内部监督的升级，这些都是公司目前面临的问题。

（一）内部控制环境有待优化

内部控制环境有待优化是当前烟草商业公司内部控制中表现出来的最突出问题。首先公司管理层对建立健全内控体系认识不足，认为财务共享和智能财务只是一项财务工作。事实上，财务共享涉及的流程和业务都比较复杂，业务数据集中度较高，由于公司对内控没有战略规划，共享模式下的内控部门职能反而被削弱了，导致内控管理和财务共享模式下的业务流程不匹配、不融合。其次，现有财务共享中心内部职责划分不均衡。自地市级公司财务共享中心运行情况来看，工作职责较为具体，主要集中在核算财务，如会计核算、资金结算，对于战略财务和业务财务，如财务分析、预算分析、决策支持等管理会计工作涉及不深、分析不透。

（二）风险评估存在片面性

财务共享模式是建立在业务处理流程再造基础上的，流程再造必然会存在一定的风险。一方面随着业财融合的推进，数据信息量不断加大，企业面临的风险不但没有减少，反而会相应增加，同时也增加了风险评估的难度，另一方面由于财务人员与业务长时间分离，接触到的业务工作存在限制，弱化了财务对业务数据的管控，原有的风险集中到内部风险，加之员工风险防范意识本就薄弱，导致不论是业务部门还是财务部门在风险评估方面均存在片面性，财务数据的真实性可能会被大大降低。

（三）控制活动落实不到位

由于对企业战略把握不准，在控制活动执行中容易出现流程设计不合理，业务流转不畅、信息传递滞后、系统运行效率不高等问题。就烟草商业公司当前运行情况看，问题主要集中在：一是财务审核不到位，财务审核人员在审核过程中由于不清楚具体业务，只能根据统一标准进行审核，重点往往集中于票据在形式上是否合法，但缺乏对票据真实性的审核。一旦基层公司业务部门负责人对经济事项的真实性审核不严，甚至出现集体舞弊，财务审核这一控制活动将形同虚设;二是预算控制不到位，基层单位费用报销从发起到付款，支付流程中均没有涉及预算审核的流程，尽管共享中心按季度对基层单位有预算分析，但基本都是事后预算控制，只有实际超预算后才能发现问题。

（四）内外部信息与沟通不畅

烟草商业公司涉及的经营业务活动复杂多样，各基层分公司传递的原始业务单据也各有不同，财务共享中心基本是单向接收经营业务数据信息，信息传递中容易出现错乱情况，使得会计核算不准确，影响会计的信息质量。一方面在财务共享中心应用下，财务人员对基层公司的经营业务了解较少，仅根据规定的附件进行审核，尤其是对业务部门临时决定或变更的事项无法及时了解、了解也不够准确，更谈不上事前控制，造成业务财务的沟通严重脱节。另一方面，财务共享中心内部沟通不畅，财务人员各司其责，只熟悉自己负责的那一块工作，对其他财务人员负责的模块并不熟悉，而很多工作需要站在全局的视角分析，导致出了问题不能及时发现责任人找到有效解决方案，甚至出现相互推诿的情况。

（五）内部监督流于形式

内部审计机构尚未对接财务共享中心，对财务数据的信息化传递流程不能实时监控，审计模式仍采用传统模式，按照半年度开展同级审计，对各基层单位的业务工作专项审计也是以事后审计为主，审计频率低，覆盖范围窄，更缺少对内部控制体系设计及运行的监督控制，严重影响财务共享模式下内部监督职责的发挥。

三、财务共享模式下内部控制优化措施

（一）优化完善内部控制环境

一是建立完善的权责制度。职责分工不明确，很容易诱发部门和员工之间对在内控环节出现的主体问题的推诿扯皮，导致风险发生的概率加大。建立完善的层级责任制度，将内控同步嵌入业务流程之中，把控好各业务流程中的风险点，根据岗位落实工作职责，尤其要明确财务共享中心内部岗位职责、市县两级财务工作职责以及业务部门职责，在明确职责分工的过程中，明确岗位内控工作责任，规范各方面的工作行为与方式方法，确保岗位职责明确，内控行之有效。二是构建风险防控体系。内部控制体系的构建要与财务共享中心的建设同步推进，从重点突出、教育先行、有效务实、岗责相适的角度出发，围绕风险防控清单，从制度文件清理入手，彻底梳理工作流程，全面识别现有风险，突出解决重点风险;从完善预防机制入手，加强风控防控的事前教育，降低风险发生的可能性;从落实管控措施入手，完善应急管理预案，确保能够减轻危害后果;从严格落实问责入手，发挥警示效应，形成人人、事事、时时防风险的工作格局，建立健全全方位全覆盖务实管用的风险防控体系。

（二）突出财务共享模式下的风险评估

一是注重评估方法。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，突出重点和优先控制的风险，注重实质性测试，无论是共享中心还是各业务责任部门，都要对各自的管理流程和业务流程的管控风险进行全面梳理和识别，形成全系统的风险清单，对风险发生的可能性和影响程度合理评估，选择应对策略。二是突出动态调整。风险评估结果会随着公司内外部环境变化及战略调整而不断变化，尤其是在共享中心的发展推进中需要不断调整评估结果，因此风险评估工作必须制度化，定期进行。同时，围绕内控缺陷发生的可能性，增强评估工作的检查力度与深度，逐步建立共享模式下的内控评价体系，持续性地针对内控缺陷进行改善与纠正。

（三）流程再造落实控制活动

一是突出费用报销环节控制优化。针对费用报销流程中的内部控制问题，增加一道审核关，优化设置增加各分公司财务委派室主任对报销单据的初审，委派室主任距离业务人员比较近，平时沟通比较多，同时有着多年的一线财务工作经验，对公司的业务流程都比较熟悉，增加这道审核程序可以审査费用发生的真实性，减少了报销员工和直属领导共同舞弊的风险。二是突出预算管理控制优化。针对预算控制管理流程的问题，在财务共享中心初审之后，优化设置预算控制模块，设置预算自动核查功能，在预算设置的控制之内，审核通过，可以进行到付款流程;如果超出预算设置的控制，则拒绝执行下一步付款流程，系统返回给费用报销人员。

（四）改善信息沟通渠道

一是建立市縣两级、公司部门之间的沟通机制，优化信息传递流程。定期对共享中心信息系统进行维护升级，及时更新数据审核参数，如定额标准、合同规则、审核节点等，确保财务共享中心系统初审的效率。财务共享中心应根据各层级管理需要，及时出具有针对性的管理会计分析报告，实现财务数据实时共享，增强信息传递的效率。同时建立公司内部人员的联系系统，使财务人员可以在第一时间联系到直接业务的负责人，将问题解决在第一线，提高沟通效率。二是加强共享中心内部岗位之间的沟通。不仅需要定期对财务人员进行经营业务活动的专题培训，还要设置财务共享中心内部轮岗制度和财务业务部门之间的轮岗制度，同时可以通过选拔，向业务部门培养和输送拥有财务专业知识的高素质人员，提高财务人员工作积极性，培养员工整体的、全局的财务思维，降低了财务数据处理脱节的风险。

（五）优化监督环节流程

确保内部审计部门运行的独立性，配合内控部门做好财务共享中心的风险评估工作，对财务共享中心内部控制系统的设计和运行定期或不定期进行监督和审查，由事后审计向事前事中转变，主动对接共享中心信息化平台，完善在线审计工作流程，发现并及时改进内部控制中出现的问题，同时帮助共享中心设置风险控制点，完善公司内部控制制度。

四、结束语

在财务共享和智慧财务的大环境下，烟草商业公司财务共享模式下的内部控制工作的重要性被逐渐突显。为确保财务共享中心建设和企业内控体系建设的顺利开展，要不断完善制度，优化流程，提升全员风险防控意识，提高公司信息化水平，推动高质量发展。

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