分类管理模式在办公室档案工作中的运用研究

张慧

摘 要：从目前运输部门的档案管理来看，办公室档案作为重要的管理内容，对整个运输部门的管理工作开展以及运输部门管理质量的提升具有重要影响。从目前运输部门办公室档案管理工作的特点来看，档案管理具有私密性、系统性和准确性的特点。但是在实际管理过程中却存在一定的问题和不足，导致运输部门在办公室档案工作中无法达到预期目标。因此，立足运输部门的办公室档案管理工作实际，制定有效的档案工作措施，对整个办公室档案管理工作的开展以及运输部门的正常运转具有重要影响。

关键词：分类管理模式;办公室档案工作;运用

运输部门在档案管理中需要了解办公室档案管理的特点，并分析办公室档案管理在实施过程中存在的问题，以此为基础引入分类管理模式，推动办公室档案工作的分类管理，解决办公室档案管理工作中存在的突出问题，使整个办公室档案管理工作在实施过程中，能够根据管理工作的要求和特点采取有效的管理措施，落实分类管理模式，使整个分类管理能够帮助办公室档案管理提高管理的实效性和针对性，推动办公室档案管理工作发展，确保办公室档案管理达到预期目标。

一、办公室档案的特点

（一）私密性

运输部门的办公室档案在资料的类别以及档案内容的保密方面需要达到保密要求，需要根据办公室档案管理的特点以及运输部门的特殊性，对办公室档案资料进行合理的分类收集和存储，便于档案资料在日后得到有效的利用，为运输部门的行政管理工作提供有力的档案资料支持，避免因档案资料管理存在问题，导致整个运输管理部门在行政管理中因缺乏必要的资料支持影响工作质量。由此可见，档案资料的私密性是办公室档案的重要特点，也是关系到办公室档案管理模式的重要因素，在档案管理中需要根据档案管理的具体要求，采取有针对性措施。

（二）系统性

运输部门的办公室档案不仅仅具有私密性的特点，在管理过程中需要对档案的内容、时间以及档案的重要度进行分类。按照档案资料的前后顺序以及档案资料的关联性，做好档案资料的收集和存档，使档案资料能够在调用时实现快速调用，并根据档案资料的特点和类别采取有针对性的调用方法。通过系统性的管理和存储，能够避免办公室档案资料丢失，使整个办公室档案资料在应用过程中达到应用要求，解决办公室档案的分类问题。因此，系统性是运输管理部门办公室档案的重要特点。以此为基础制定科学的档案管理方案，对提高档案管理效果具有重要意义。

（三）准确性

运输管理部门的办公室档案往往与部门的决策管理内容有直接的关系，在管理中需要达到准确性要求，需要保证档案资料的存储和档案资料的收集整理，能够达到准确性要求，同时需要对档案资料的内容进行核对，保证档案资料在全面性和有效性方面达标。从这一角度来看，准确性是运输管理部门办公室档案的重要特点，对整个档案资料的搜集整理和管控具有重要影响，以此为基础应用新的档案管理模式，对整个档案管理工作具有重要影响，同时也能保证运输管理部门的办公室档案在管理和调用中达到科学性要求。

二、办公室档案管理工作存在的问题

（一）缺少档案资料分类管理体系

基于办公室档案管理工作的特点，以及运输管理部门对档案管理的要求，在档案管理工作中存在缺少档案资料分类管理体系的问题，导致办公室档案资料在管理过程中没有按照内容和类别做好划分，没有对档案资料的等级进行标记，导致在档案管理中资料的类别不明显，资料的内容与类别无法对应，既增加了档案管理的难度，同时也导致档案管理工作在实施过程中无法根据档案的重要程度进行有针对性管理，影响了档案管理质量。如何解决这一问题，成为关系到运输管理部门办公室档案管理效果的关键，在具体实施过程中需要采取有效的措施予以解决。

（二）档案资料收集与更新手段不足

从办公室档案管理工作来看，现阶段存在的问题除了缺少档案管理分类管理体系之外，档案资料的收集与更新方面存在手段不足的情况，影响了办公室档案管理工作效果，使整个办公室档案管理工作在实施过程中不能够根据档案管理的要求和特点采取有效的管理措施，影响了档案资料的收集与更新。档案管理人员的重视程度不足以及缺乏专业性的档案重要的标记和档案收集整理规范，成为影响档案收集已更新的重要因素。因此，如何改变这一现象，如何增加档案收集与更新手段，对整个办公室档案管理工作的开展具有重要影响，同时也是做好档案管理工作的关键措施。

（三）档案资料管理类别和保管期限不清晰

基于档案资料的特点以及交通管理部门的管理要求，在档案资料管理过程中，应当对档案的类别和保管期限进行详细的规定，保证档案资料在管理中能够根据不同的类别和重要程度确定保管期限，解决档案资料的保管问题。对于重要等级较高的档案资料，需要延长其保管期限，使整个档案资料在管理中能够达到管理要求，能够根据档案管理的特点和交通运输管理部门的行政管理要求做好档案管理工作。因此，解决档案资料管理中类别和保管期限不清晰的问题，对整个档案管理的开展以及档案管理质量的提升具有重要影响，同时也是做好档案管理工作的重要措施，加强档案资料管理类别的细化和保管期限的规定，是当前办公室档案管理工作的重要问题。

三、分类管理模式在办公室档案管理中的应用

（一）建立和优化档案资料分类管理体系

基于运输管理部门档案管理工作的要求，在办公室档案管理中建立和优化档案资料，分类管理体系至关重要。既要根据档案管理的特点和档案资料的类别和内容进行重要度的标记和档案资料的分类，同时也要建立和优化档案资料分类管理体系，对档案资料进行全方位的分类管理，使整个档案资料能够按照不同类别进行有针对性管理，既解决档案管理的类别问题，同时也能使不同的档案资料能够有所区分，最终达到提高档案管理工作效果的目的。因此，建立和优化档案资料分类管理体系，是当前运输管理部门档案管理工作的重要手段，对整个档案管理工作的实效性产生了直接影响。

（二）做好档案资料的收集与更新

运输管理部门的办公室档案在收集与更新过程中，需要保证档案资料的收集与更新手段达到科学性要求，并根据办公室档案管理的特点予以有效的调整，在具体调整中需要按照档案管理工作的特点和要求应用规范式管理方法，按照档案资料的类别和管理标准进行资料的收集与整理，同时对档案资料进行更新。对于已经超出保管年限的档案资料，应当按照正常的管理程序予以销毁。对于需要延长保管期限的档案材料，应当提交申请之后，按照新的保管周期执行，使整个办公室档案资料在管理中能够达到管理要求，能够在资料的收集与更新方面符合管理要求。

（三）以管理内容为依据设定档案类别与保管期限

运输管理部门在档案资料的类别设定和保管期限的划定方面，应当根据档案资料的内容以及档案资料的重要程度进行划分。对于重要等级高的档案资料需要采取特殊保管的方式，无论是保管的时间还是保管的方法，都要达到高级别的要求，并且在保管期限方面予以延长。对于重要等级低以及档案资料内容不具备特殊要求的档案资料，在管理中需要将其与重要度等级高的档案资料分开，提高檔案管理的有效性，避免在档案管理中应采取的方式方法不当和类别与保管期限划分不清，影响档案资料管理效果。

四、结论

通过对运输管理部门办公室档案管理的了解，采取分类管理的模式，不但能够提高办公室档案管理的效果，同时还能保证办公室档案管理在实施过程中达到预期目标，解决档案管理中存在的突出问题，使整个档案管理的落地实施中能够在类别划分重要程度标记保管方法的优化以及办公室档案管理目标的强化方面得到落实，最终解决运输管理部门办公室档案管理问题，使整个办公室档案在管理中能够达到流程优化、手段优化以及模式创新等目标，使整个运输管理部门办公室档案管理工作得到有效落实。

参考文献：

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