公文档案管理中存在的问题及对策探究

张炜城

（第六师五家渠市退役军人服务中心，新疆 五家渠 831300）

自西周时我国就拥有了优抚制度的萌芽，新中国成立后，优抚制度得到了全面发展，为军人与警察提供了关键保障。但是随着优抚对象的不断增加，优抚档案管理工作越来越复杂，由于缺乏专业化的管理手段，导致其档案管理出现诸多问题，成为军人服务中心当下面临的重点内容。

1 优抚档案管理中存在的问题

1.1 管理效率低下

在传统优抚档案管理工作中，仍然以纸质档案为基本存储形态，因此在录入与归档过程中就会出现诸多问题，比如书写失误、证件不统一、档案信息滞后等，导致档案的管理效率极低。与此同时，优抚对象的档案信息会持续变化，而当前的档案管理系统缺乏档案更新机制，难以有效落实档案的时效性。此外，介于纸质档案的存储方式复杂，因此在档案提取与应用时，其搜索和提取效率也较低。

1.2 档案整合不足

随着优抚标准的变化，优抚对象人群也在不断改变，尤其部分人员在后来达成优抚标准时，却因为档案未能得到及时整合与清理，影响了其应有的权益与保障，这也是军人服务中心必须要解决的工作重点问题。

1.3 档案防护缺乏

由于对优抚档案的重视程度不足，因此在档案防护措施方面也存在较大的缺陷，一方面表现在制度上的空缺，军人服务中心并未建立优抚档案录入、存储以及保护等相关制度，导致其档案信息缺乏制度保护，容易发生泄漏、遗失、损坏等现象；另一方面则表现在防护措施上的不足，比如缺乏安保人员、档案储存室环境缺乏管控、缺少备用档案等。

2 优抚档案管理改进的策略

2.1 优化管理模式，提升服务效率

针对档案管理效率低下的问题，首先，应推进纸质档案与电子档案同步管理模式，实施统一的提交、归档与保存措施。利用电子档案的优势，可以实现档案的合理分类与优化整理，建立档案搜索引擎，以更加便捷的方式查找相关档案资料，以提升档案服务与提取的效率。其次，应提升档案管理工作人员的职业素养与信息素养，一方面要让工作人员具备相应的电子档案管理能力，掌握档案录入、整理以及入库的技术；另一方面则要具备良好的服务态度，针对文化水平低或者存在残障状况的优抚申请对象，必须要保持良好的服务态度，认真讲解其注意事项与档案内容，并进行再三核对与确认，保证档案录入的准确度。此外，军人服务中心还应构建相应的档案管理制度，规范工作人员的档案录入、提取、归档、存储流程，保证优抚对象电子档案信息的动态变化，同时禁止发生漏登与错登信息的情况。

2.2 整合档案资源，完善电子信息

针对优抚档案整合不足的问题，则应进一步推进档案管理方式的优化与改革。第一，应制定统一的优抚对象信息表，在档案录入时采取固定的规范与时限，保证档案的统一制作与及时清理，坚决杜绝无故拖延与零散制作情况，保证所有档案的整体性与统一性。第二，应推动一人一档机制，并按照档案建立时间进行有序排列，同时应规范档案审批标准，保证档案内容与证件信息的对应与完善。第三，应以纸质档案为基础，将其档案信息进行数字化处理，形成电子优抚档案，同时按照档案的编号、姓名、类别、所属单位等建立电子目录体系，根据相关信息即可实现档案筛选功能，提高档案查询与检索的效率，同时在档案清理与整合时，也会更加便捷，只要其档案格式一致，即可完成系统数据导入与整合，提高了档案资源整理的效率。

2.3 配置防护设施，保障档案安全

针对优抚档案管理的安全问题，需要从三个方面实施保护。首先，军人服务中心应制定档案保护规范，对工作人员的行为进行管理，同时规定日常保养与维修机制，由专业人员进行纸质档案的维护工作。其次，应增强档案数据库的外在保护，对于纸质档案，因注重档案存储室的门窗、空调等问题，保证其温度、湿度的最佳状态，防止昆虫、火灾、潮湿等侵蚀问题；针对电子档案，则应安装防火墙等防护软件，同时对计算机、扫描仪等进行日常检修与维护，防止灰尘或病毒影响其正常工作。此外，还应利用安全培训活动，强化工作人员的安全意识，能够采取正确的档案保护措施与使用方式，维护档案管理工作的正常高效运转，并能够了解《档案法》，在工作中严格遵循法律法规，保证管理工作的合法性。

3 结语

综上所述，在当前的优抚档案管理工作中还存在着一些问题，军人服务中心应全面推进电子档案的建设，同时优化管理模式，整合档案资源并配置防护设施，以保障优抚档案管理的科学性与高效性，为相关优抚对象提供优质的服务，全面落实我国的优抚政策，为军人与警察的生活提供更全面的保障。