应用预先危险分析 加强档案安全管理

马淑芳

（河北省军队离退休干部第二休养所 河北石家庄 050061）

在档案安全管理中运用预先危险分析的优势

识别危险。档案安全逐步转化为信息安全，是对信息安全系统的完善、规范，然而，系统受人、机、环境等因素的威胁，都可能造成安全事故的发生。可以说在这个系统中，不同的档案馆所面临的安全问题也不同，所处地域环境差异、安全设备差异、人员水平差异等都是直接因素。应用预先危险分析法，可以全面、科学、准确地辨识各种危险，从危险源查询危险因素，结合档案安全管理制度采取相应的对策，对信息安全、实际安全存在的潜在风险进行等级评定，从而做到有效预防。

确定重点安全防控部位。在档案安全管理中采用预先危险分析法，有助于档案馆识别档案安全风险，可以帮助档案馆预判危险因素，关键时刻还可以罗列出需要安全防范的重点部位，以便更好地降低风险。通常情况下，预先危险分析可以通过档案的重要程度来确定安全防控轻重级别，根据档案价值归为一级、二级、三级，重点分析这些关键部位，确定重点防控目标。安全防护中，重点对防控薄弱部位加大防控力度，强化预防措施。由于档案馆所处地理环境、气候、建设等不同，所以防控重点也大相径庭，如若线路老化，就要全面彻查；如若档案霉变，就要定期检查，必须因时、因地、因馆而异，只有这样才能提高档案安全管理质量。

有限选择预防措施。识别和确定风险之后，整合档案安全资源，进行档案安全防护。采用预先危险分析法，可以预判系统中可能存在的相关风险，并对此风险进行分析、分级，依据风险等级大小制定相应的预防方案，使档案安全资源得到有效合理配置，经过精密的设计、科学的管理，选择最佳预防方案，进而从根本上消除危险，规避事故。与此同时，对档案安全体系进行排序，制定防控原则，在条件满足的情况下安排事故防控，从而达到最高的防护效果。

总之，预先危险分析可以充分了解可能出现的安全危险，找出消除或减轻事故危险的控制措施，对每一种可能发生的事故做到提前防范，严密控制，最大限度地降低风险发生概率和破坏程度。

预先危险分析在档案安全管理中的应用流程

制定预先危险列表

预判之前收集安全信息，以列表的形式体现出来。制定预先危险列表是对安全问题的一种初判行为，是对潜在风险、辨识风险的一种分析方法，可以进一步认识到危险可能带来的后果。在构建预先危险列表过程中，需要相关人员积极参与其中，尤其是经验特别丰富的一线档案工作者、分析专家，有助于在最短的时间内辨识档案系统存在的潜在危险以及其他不同等级的危险。成立分析团队，对于这些组员而言，既要掌握风险管理方面的知识，还要熟悉系统存在的各种危险，结合以往经验教训，通过专业的知识、技能调研分析，与类似系统曾经有过的风险问题进行对比讨论，从而发现并指出可能导致事故的危险因素。

预先危险分析的步骤

第一，确定危险源。查询系统中可能存在的危险源头，这一阶段在预先危险分析步骤中非常关键。要认真仔细彻底查找根源，并详细分析，全面准确确定危险等级，进而有针对性地加以防范。危险源的确定需要查询人员具有极强的辨识能力，不仅要工作经验丰富、技术水平高超，还要有实地考察能力，参考以往相关资料，分析同类问题，最终全面认清可能造成系统危害的根源。

第二，划分危险等级。为加强档案管理，必须分清档案危险的轻重缓急，对确定的危险源进行等级评估，按照从重到轻4个级别的顺序排列，为日后处理提供保障，对于等级越高的危险越要提高风险防范措施。

第三，制定预防危险措施。危险源识别以后，根据严重程度做出相应的防控措施，将危险降低到最低。依据危险等级制定预防方案，如若危险可接受，就客观接受；如若危险不可接受，则需要规避风险，对于无可规避的风险采取相应的防控措施，由负责改进措施的部门选取最佳预防措施，将损失降到最低。

第四，构建预先危险分析文档。对每一个预先危险分析流程的资料进行整理、保存，并与最后的分析结果形成文档，为以后档案安全管理提供借鉴、参考依据。文档内容包括：汇总分析结果、收集的历史档案、防控措施所对应的法律法规、同类问题的安全隐患分析、安全设备的故障处理等等。对上述文档进行梳理、整合、优化，以工作表的形式体现，并做出科学、合理的结论。

预先危险分析在档案安全管理中的应对措施

遵循科学原则。从宏观角度分析，预先风险分析是安全评价的一种，主要是为下一步的防控提供初步的风险信息、建议和指导。为了让防控措施更加有力有效，需要高效地收集大量数据为依据，但有时数据收集比较片面；对风险等级的判定，往往需要档案人员具有丰富的经验才能更加准确的判断，而这些经验又往往受档案人员的主观能动性、意识能动性的影响，但主观性极强的判断无法作为最佳风险防范措施使用。因此，在档案安全管理中，预先风险分析法需要遵循科学性原则。要求在实施操作过程中，要结合档案建设环境、地域气候、设备安全等方面实际情况考虑，尽可能兼顾安全技术、安全管理、一线档案人员等共同参与到预先危险分析中，尽可能消除个人主观意识干扰，让分析更接近风险实际情况，在相互协调、不断修正的基础上，制定一套完善的档案风险防控措施，将档案安全风险降到最低。

动态分析档案安全管理。档案安全系统影响因素较多，而且变化无穷。为此，预先危险分析需要在分析过程中，对动态的影响因素加以考虑，对档案安全管理存在的问题以动态形式解决。目前，档案安全管理已经逐步转化为对信息安全的管理，在进行预先危险分析时，宏观的、微观的档案安全系统变化都要进行实时考虑，才能做出与实际相吻合的档案安全风险分析。

结合其他分析方法。预先危险分析的最终目的是对危险进行的一种辨识、消除、控制，从而将风险降低到最小，保障档案系统更具安全性。一个完整安全的系统，需要通过多方面综合管理才能实现。预先危险分析受多方面因素之间的相互影响，在构建系统安全方案之前，需要充分考虑系统所能接受的最大风险状况。除此之外，系统安全分析还有安全检查表分析、故障类型与影响及危险度分析、系统可靠性分析等等分析法，在预先危险分析前，可以借鉴、参考其他分析方法，结合定量、定性分析大量收集档案风险经验，从而以规范化、高效化的形式分析档案安全风险，并加以防范。