企业办公室系统闭合管理的研究

张有望

（华电能源哈尔滨第三发电厂 黑龙江 哈尔滨 150024）

办公室系统工作主要涵盖调研工作、公文材料、接待服务等方面。在办公室系统闭合管理模式下，办公室管理人员应制定出完备的管理机制，方可以保障办公室管理工作有序、高效开展，并为企业其他管理工作创造良好的条件。

1 企业办公室系统闭合管理的重要性

首先，提升办公室工作成效。办公室工作往往繁杂多样，且在联结内外工作、协调左右方面发挥着重要的作用。然而，随着办公室业务量的增加，办公室管理人员也面临着较大的工作压力。通过实施闭合管理，有助于为办公室工作人员提供安静的工作环境，防止工作人员过多收到外界因素的干扰，进而提升办公室工作效率。

其次，保障办公室工作信息安全性。相较于开放性的办公室环境，员工工作状态多被呈现在开放性的视野中。由于缺乏私密性，极易导致办公室保密性信息被泄漏，进而影响到企业信息的安全性。办公室系统闭合管理模式下，每个工作小组可以在相对私密的环境下工作，进而有效减少了信息外泄风险。

2 企业办公室系统闭合管理策略

以下内容结合办公室工作类别，提出了相应的闭合管理策略。

2.1 调研工作闭合管理

2.1.1 提升调研工作细致性

在调研工作开始前，办公室相关工作人员应结合实际情况，选择出适宜的调研方式。比如，融合应用随同领导调研方式与分管主任带领秘书专项调研方式相融合，提升调研工作的细致性与针对性。在时间紧任务重的状况下，则可以灵活应用电话调研、问卷调研等不同方式。调研工作结束后，调研工作者应细致、深入分析各类调研数据信息，以此挖掘出有利信息，并编制成相应的工作简报供领导参阅。

2.1.2 建立完善的调研机制与工作方案

充分的调研准备工作，可以为调研工作地顺利进行奠定坚实的基础。对于一些重大事项，调研人员应积极收集材料，制定出相应的调研工作方案，进而保障调研工作的全面性与精准性。其次，积极推行党政工作计划机制，将重要文件或者任务以计划形式呈现出来，并作出相应的工作安排，以此推动各项办公室工作有序开展。 最后，结合各项办公室工作，做好相应的工作预案，并结合工作具体情况，制定出相应的工作要求、工作内容或者工作流程等。在工作预案制定完成后，需提交相关部门进行审核，审核通过后方可以投入使用。

2.2 公文材料闭合管理

2.2.1 制定完备的工作制度流程

首先，权责明确，将工作权责落实到个人。各个公文处理环节，均需由专人负责，以此保障处理工作顺利进行。通过推行绩效挂钩制度，有效防控公文处理环节出现失误或者偏差。当发现失误时，要找出失误原因，并制定出相应的解决对策。积极采用会签规范制度，当报送程序不规范、会签手续缺乏完备性时，应将公文及时退回相关负责部门，并在规定时间内完成公文修订工作。

其次，高效运用提醒策略。对于大修后的文件，相关会签部门应在规定时限内完成公文审批工作，并强化公文控制力度，保障合规公文流转速度。

最后，制定完善的文件制发流程表。在制发文件前，需要制定一份专门的流程表，以此规定各个环节时限，并促进文件顺利流转。

2.2.2 建立完善的公文信息管理体系

快速发展的信息技术，已深入到各行业管理工作中。企业办公室系统也应该加快信息化建设，以此有效提升办公效率与质量。企业办公室可以积极引入信息化公文处理系统，加强与集团总部办公室间建立起紧密的联结。依托信息化技术，可以增加文件传输数量，提升文件传输速度，实现高效办公与无纸化办公。办公室公文管理人员应及时发布企业红头文件，以此有效接受大众监督。

2.3 提升接待服务闭合管理质量

2.3.1 提升事前准备工作效率

相关负责人员接到接待任务后，要及时联系被接待人员，并全面掌握上级领导或者贵宾人数、身份、日程安排等信息。结合来访人员实际情况，科学合理布置接待氛围。比如，上级领导视察工作时，接待氛围要突出庄重性。贵宾来访时，接待氛围要突出隆重性等。此外，结合被接待人员的切实情况，为其作出相应的接待规化。结合制定好的接待规划，将接待权责下放到个人，促进接待工作有条不紊的进行。

2.3.2 以饱满的热情应对事中接待

首先，提升迎接引导与沿途介绍质量。在迎接环节，工作人员要结合被迎接人数，合理安排接待车辆、迎接人员，并保障人员或者车辆提前到达迎接地点。在接到贵宾后，可以向被迎接者介绍详细的接待安排情况，并认真听取被迎接者的意见与建议，以此为被迎接者提供更加优质的服务。

其次，提升座谈交流与会议服务质量。结合座谈活动性质或者座谈人数，科学合理选择座谈地点，并合理布置座谈室。

最后，提升食宿安排合理性。保障住宿环境的舒适性、整洁性。制定合理的日程安排表，并将其交由贵宾手中，使得熟知日常行程。就餐方面，要保障安全性、合规性、营养性，并安排好陪餐人员、座次、致词等。活动方面，在出现紧急事务时，要及时采取应对措施。当需要参观考察时，工作人员应合理安排车辆，并引导着客人正确乘坐。合理安排参观期间的休息场所等。在参观考察工作结束后，做好送行工作。

2.3.3 积极总结接待工作

在接待工作完成后，要做好工作总结。对于好的工作行为，要继续传承与发扬。不适宜的工作行为，则应做好检讨与改进工作。通过高效的工作总结，来不断提升接待工作成效。

3 结束语

总之，随着我国社会经济的快速发展，企业发展也面临着新型的挑战与问题。办公室工作与其他部门间工作具有着一定的联结性。换而言之，高质量的办公室工作，可以为其他部门工作奠定坚实的基础。为了更好地应对现实工作需要，办公室系统闭合管理模式在现实中得到了越来越广泛的应用。以上内容分析了办公室系统闭合管理的重要性，并结合办公室系统工作提出了相应的闭合管理策略。希望可以给相关工作者带来一定的启示，并促进我国企业办公室工作高效、有序进行。