大数据背景下计算机档案管理系统的应用及安全维护路径研究

◆刘晓英 王洁

（武汉第二船舶设计研究所湖北 266102）

随着社会的持续发展，档案管理对象数量逐渐增多，进而导致传统管理方式无法满足档案管理的高效率进行。对此，在大数据时代下，需通过对计算机技术的运用，促进档案管理系统安全性、效率性的提高，并优化档案数据检索体验。

1 档案计算机管理系统的构成

健全的计算机档案管理系统主要涉及三方面，硬件、软件系统，以及相应的操作人员[1]。

软件系统代表整个系统的基础；软件系统的功能则在于让计算机系统能够正常的运转、管理以及维护等。同时，硬件系统需要通过软件来对其予以控制，进而展现出相应的作用。操作人员则需正确的使用计算机系统，具备一定的档案工作知识。

2 大数据背景下档案管理的特征

现阶段，在大数据背景下，档案管理产生了许多变化，对此应通过统一平台收集、分析以及处理各类数据，以此来加强档案管理工作质量[2]。并且，传统档案管理模式已经无法满足现代化发展提出的要求，进而需要进行转变，即逐渐由纸质文件转变成电子文件，并实现了数字化管理。在大数据、云计算等相关技术的推动下，工作人员在开展档案管理工作的过程中，需要紧紧围绕各类大数据技术，对档案资料开展数字化存档，实现科学管理，并将其中涉及的重要信息提取出来。另外，随着大数据平台的推广，呈现出了开放性、共享性等相关特点，受此类特点的影响，档案信息在保存的过程中应设置好保密措施，具体如图1所示。

图1 大数据档案管理体系

3 大数据背景下计算机档案管理系统的应用

3.1 建设档案网站

各企事业单位可建立档案网站，并在网站主页之中添加各类档案宣传信息与服务工作，进而推动档案管理信息化建设的增强，将档案管理部门和社会联系在一起[3]。同时，档案网络之中能够放入各式各样的信息，诸如档案机构、档案运用以及档案工作等，涉及以下功能：其一，档案网站能够在档案机构与用户之间搭建起沟通的桥梁。档案机构的广告牌通常为档案网站的主页，能够发挥出档案事业和档案工作的宣传作用。通过网站将档案工作的作用宣传出来，存在着直接、及时与迅速的优点，双向性和交互性强，所以具备良好的宣传效果；其二，档案网站还能够发挥出良好的宣传作用，并广泛的对反馈信息予以收集；其三，档案网站包含的服务功能极其全面，可以促进档案管理工作效率、质量的提高；其四，其四，较强的沟通功能，可以为档案工作者和档案作者搭建良好的交流平台。

3.2 建立起完整的档案数据库

就计算机档案系统而言，凭借网络远程技术，能够不受时空限制的获取想要的档案信息。现阶段，推动了网络的进一步发展，逐渐形成了数字化技术。基于此，信息量逐渐增多，信息传递速度得到了加快，并且一个国家或区域，信息获取能力的好坏，决定着自身的竞争力。因此，需通过计算机技术构建完善的档案数据库，以此来促进我国各个行业的档案管理工作效率的提高。

另外，企业在日常运转时，必然会形成大量的信息，对这些信息予以收集、整理以及归档，属于档案管理工作的主要内容之一，需确保档案信息的可靠性、完整性以及真实性。同时，在大数据时代下，企业生产的信息资源展现出了迅速增长的趋势，所以需立足于计算机，在档案管理工作的过程中对各类档案信息资源予以全面、科学的处理，并运用计算机档案管理系统构建起完善的数据库，然后立足于数字化处理的方法，通过电子文件的格式对档案信息予以保存和归档。凭借档案数据库，可促进档案资源处理、使用效率的全面提升，并防止档案产生遗失、缺漏等相关问题。

3.3 优化档案管理流程

随着现代化发展的逐渐推进，企业要想紧跟时代发展的潮流，应立足信息技术加强档案信息化建设，优化档案管理流程。同时，凭借对计算机网络技术的运用，档案管理系统能够科学、高效对各类档案信息予以归类、提炼和整理，同时将其中包含的无用信息筛选出来，确保档案资料内容的清晰、整洁。另外，档案管理系统之中涉及的检索功能，能够快速查找需求的档案信息，并能够对其予以传递、共享，进而让档案管理工作流程实现全面的优化，并加强档案运用效率，降低人力、物力的投入。

3.4 加强档案分类管理

分类整理属于档案管理工作的基础内容之一。就传统分类方式而言，需要花费许多的时间与精力，而通过对计算机档案管理系统的运用，可结合决策树算法在短时间内根据设置好的规章对不用档案进行分类整理，进而推动了工作效率的提高。具体工作过程为：首先，在大量数据之中进行筛选，将选择出来的数据组合成训练集，然后把其运用到未完成分类工作的相关档案中。此种分类整理方式可以协助管理人员参考借阅人员对于档案的需求进行分类。同时，在此种分类方式中，还可以实时智能地对借阅者推荐他所需要的档案资料，进而加强了档案管理系统的服务性。将大数据作为基础的计算机档案管理系统，可结合针对性数据，缩短借阅人对档案信息予以获取的时间，并让档案数据能够充分发挥出自身的价值。

4 计算机档案管理系统的安全维护对策

（1）稳定电压

现阶段， 2 20V、50Hz交流电源十分普遍运用在计算机硬件设备，确保着档案管理系统的正常运转。对此，企业需要给予电力配置更多的关注，立足于设备、计算机等所涉及的技术指标，明确档案管理系

4.1 计算机硬件系统的管理与维护

统日常耗电量，然后预留充足的备用容量，一般在20%左右。除此之外，在对电线予以选用的过程中，需保证每条电缆在负荷余量方面不低于20%。就安装在办公室以及查阅室等区域的终端而言，需要配置具备稳压功能的UPS，进而在遇到停电等情况时，将电压稳定。

（2）防静电

计算机在日常运转的过程中，会受到各类因素的影响，进而不利于档案管理系统作用的发挥，其中就包含静电。就计算机而言，涉及的集成电路较多，进而在静电的影响下，就极易产生短路等故障，若情况较为严重，还会引起烧毁等问题。对此，企业需尽量使用防静电地板，办公室窗帘以及坐垫等也需要使用防静电材料。同时，防尘保护罩等，也需要具备抗静电的作用。

（3）严格操作规程

机房需要设置专门人员进行管理，严重按照正确的操作流程对档案管理系统进行使用，不能够反复进行开、关机操作，亦或是带电插拔机器之中包含的零部件。

4.2 计算机软件系统的管理与维护

（1）软件运行的日常维护

就软件维护工作而言，其存在于计算机档案管理系统的各个环节之中，诸如磁盘整理、病毒查杀、密码管理以及数据备份、恢复等。需要避免使用无关的软件，定期对软件进行检测，查杀其中存在的病毒等。同时，主控机房和终端等，需要设置使用权限与密码，保证计算机档案管理系统的安全性。

（2）数据备份

数据备份属于软件系统的主要工作之一。通常情况下，备份方式主要涉及以下几种：其一，设置备份服务器，适当的增大硬盘内存，以便于当主服务器产生故障时，可以确保各项工作依然正常的进行运转；其二，主控室应定期将各类数据予以备份，以便不时之需；其三，通过磁带机对数据进行备份。

（3）制定相应的权限策略

档案管理系统在投入使用之后，需要设置不同的访问权限，以免恶意攻击或操作有误等情况破坏系统。将分级控制原则运用到整个权限策略中，包括人机接口控制、数据控制和功能控制。同时，对于不对外进行开放的相关信息系统，可不与互联网进行连接，并严格落实好各类保密规定，若需要使用保密资料，则需按规定办理审批手续同时，采取专用保密工具和保密产品，监控危险动作，监控档案的输入输出。

（4）加强防火墙保护

重视防火墙保护，属于保障计算机档案软件系统安全的主要防护方式。通过对防火墙的设置，能够为计算机档案软件系统设置安全保护屏障，并对数据输出、输入等予以科学的控制。如此一来，便能够抵抗黑客以及病毒对软件系统的攻击。同时，在网络边界构建通讯监控系统，阻隔网络内部与外部通信状况，避免不安全因素侵入，进而确保计算机档案软件系统安全。

4.3 计算机网络的管理与维护

（1）完善规章制度

科学、全面的规章制度，属于确保计算机档案管理系统稳定运转的基础保障，对此企业或单位需要不断对各类规章制度予以优化，并将其作为工作的基本准则[4]。一方面，设置专门对机房进行管理的工作人员，进而让各个岗位的职责能够得到明确；杜绝使用无关软件，尤其是带有病毒的软件，且严禁游戏软件上机；无关人员和外来人员不能够对计算机档案管理系统予以访问；根据岗位以及职责的不同，设置相应的权限，各自设置独立密码，防止系统被恶意攻击，并保护机密档案。另一方面，需严格执行指定好的各项制度，规范工作内容，进而让档案管理系统维持在良好的状态之中。

（2）加强档案计算机系统的安全性

档案管理系统的安全性是指内部程序、数据等的安全程度，并对违法访问和使用程序、数据等的行为，进行有效防止[5]。档案计算机系统的安全性问题主要体现在下述几个方面：网上著作权受到侵犯、网络“黑客”攻击、档案信息数据泄露和丢失、系统受到破坏和被非法使用等。另外，安全性问题除了包括软硬件安全之外，还涉及操作系统安全、网络安全以及系统中信息数据安全等。所以在构建档案计算机系统的过程中，从设计之时，便要重点考虑构建安全策略。安全策略的重点主要包括：首先，防止人为入侵。人为入侵是避免非法用户非法使用自动化系统以及网络系统，以及合法用户超出自身权利范围使用，进而导致的不合法破坏、篡改和窃取数据；其次，防止意外事故。意外事故是要避免丢失系统数据和损坏。

5 结语

综上所述，在大数据时代下对计算机档案管理系统进行运用，可以对传统档案管理方式进行优化和完善，进而实现改善档案管理流程、促进档案管理效率提高的目的。并且，对计算机档案管理系统予以运用时，会受到网络信息安全问题等的影响，企业或单位需要给予一定的重视，通过科学的安全维护方式，增强档案管理系统在运行过程中的安全性，降低系统出现安全风险问题的概率，确保计算机档案管理系统可以安全、可靠、高效运转。