浅析企业档案信息化管理及利用

王红桃

（广西钦州北投水务有限公司，广西 钦州 535008）

一、当前企业档案管理中存在的主要问题

（一）库房分散、档案存储成本过高

前文中提到，我国人口基数较大，相应的各类文书档案数量也十分庞大，这就需要更多的库房进行档案存放。纵观我国各地企业单位档案存储现状，所有的档案被分散存储在几个不同的仓库中，且由于档案的材质对存储环境有较为严苛的要求，各个存储仓库都安装有空调、电脑、空气干燥机以及其他的必备的办公用品，造成了资源极大地浪费，也使得存储成本持续居高不下。另外，由于一些企业单位的建筑面积有限，没有充足的库房用于存储档案，只能向外界租赁，无疑又增加了存储成本。还有，一些档案管理人员工作中存在粗心大意的毛病，没有严格按照相应的管理制度进行档案的分类管理工作，往往会造成一些关键档案的损坏、遗失等，且档案的安全状况比较堪忧。

（二）档案管理人员综合素质不强

企业单位档案管理工作的复杂性和专业性决定了从事档案管理人员必须具备较好的专业素质和档案管理技术，也对其组织能力、协调能力和综合实践能力提出了更高的要求。反观我国各地区的企业单位档案管理工作，由于主要工作人员有限且他们还要从事其他各种日常琐碎事务，没有充足的精力用于档案管理工作，很多需要在一定时间内完成的工作中都需要突击完成，难免会忙中出错，甚至会给民众带来切身的利益伤害。一些工作人员的专业素质不强，很多需要分类归档、存储并建立统一的档案目录档案没有落实到实处，工作中效率无法令民众满意。

（三）档案管理管理模式落后

目前很多企业单位的档案管理模式中存在一定的问题，这就在根本上限制了档案管理工作的进一步发展。当前计算机技术与数字档案管理技术已经应用到了社会的各个领域，但是企业单位文书档案管理工作还没有真正实现数字化和自动化，档案管理质量不能满足社会经济技术的发展要求，也进一步影响了服务质量。即使已经实现在文书档案管理中引进了数字技术和计算机技术的企业单位其在实际管理中也存在诸多不合理之处，没有根据本部门的工作性质和文书档案管理的特点开发个性化的软件挂管理系统，仍然沿用已经淘汰的技术和设备，甚至一些企业单位购置的计算机档案管理系统被闲置，仍然延用传统的人工管理模式，使得档案管理具有一定的封闭性，长此以往必然不利于档案管理工作的长久发展。

二、企业档案管理信息化建设的可行性策略

（一）提升计算机系统的安全系数

企业档案管理中信息化建设中最重要的环节就是提升计算机系统的安全等级，保护企业档案信息不受损坏，从而最大程度的提升企业的档案管理效率。①要保证计算机操作系统的安全。当计算机系统连上网络之后，容易受到一些木马病毒和黑客的攻击而造成系统瘫痪，或是带来严重的企业档案信息泄露问题。为此，有必要在计算机系统中安装防火墙和一些杀毒软件保护计算机系统的安全和正常操作，并定期对计算机的病毒库进行升级处理；②要加强计算机的保密工作。对于一些计算机故障问题应该请内部的专业技术人员维修，尽量避免随意使用外聘人员，给企业的档案信息泄露带来一定的隐患；③要逐步完善档案信息系统的管理制度，通过制定严格的管理规范和监管条文规范相关人员的操作行为，并进一步明确相关操作人员的访问权限，让所有的操作和访问行为变得有章可循。

（二）开发出企业专属的档案管理软件和硬件系统

当前大多数企业的档案管理系统都在应用同一套管理软件系统，但是各个企业内部的经营模式和管理方式存在较大差异，这就导致档案管理工作也不宜采用统一的模式。因此为了提升企业档案管理的质量和效率，有必要针对企业具体的经营管理情况开发交互性强、针对性好的软件管理系统，并重点针对软件系统的工作性质和特点选择合适的硬件系统，包括计算机的基本硬件配置、辅助配置、宽带互联网、子通信网络、企业的内部网络、专门的路由网络发射器、网络信号交换器、USB 移动硬盘等等。通过改善硬件和软件环境从而给企业的档案管理工作带来巨大的便利，为企业的发展提供有力保障。

（三）打造专业的计算机档案管理团队

企业档案管理工作的技术性和专业性需要一支专业的软件开发、系统升级、软件维护以及档案管理从业经验的人才队伍从事信息化档案管理工作，同时这也是企业进行现代化建.设和提升行业竞争力的重要手段。一方面，企业要提高岗位招聘条件，聘请有计算机和网络专业教育背景、从业经验以及软件开发经验的人员前来从事计算机档案系统的管理工作，提升企业的核心队伍建设水平；另一方面还要加强对在职人员的培训，定期组织本单位的档案管理人员接受专业的计算机网络以及软件的维护和开发课程，提升从业人员的综合素质。

三、结语

现阶段，我国正处于经济高速发展时期，特别是全球市场一体化趋势的不断加强，更是给企业带来了巨大的发展空间和前所未有的竞争压力。面对国外企业迅猛入侵，我国企业必须从各个方面强化实力，提高市场竞争力。在这个过程中，企业档案信息所发挥的作用无疑是十分巨大的。企业要切实做好档案信息管理开发利用工作，汲取企业档案信息中的积极因素，推动企业健康有序发展。