事业单位电子信息档案管理的风险防控办法

（牡丹江市就业局劳务市场管理办公室，黑龙江 牡丹江 157000）

一、事业单位电子档案风险控制的理念

（一）预防为主

事业单位应当提高档案管理风险防控的预防意识，注重以有效的方法预防潜在的风险因素，能够把档案管理的各种风险隐患消除在萌芽状态，及时的处理各种潜在的风险隐患，基于提前控制理念降低档案管理风险处置的成本，有效减少重大隐患发生的机率，从而维持档案信息在可靠的环境下稳定的运行。

（二）强化备份

备份是事业单位有效应对档案管理风险的重要处置措施。加大重要文件的备份力度可以保证档案的安全，提高技术处置的有效性与科学性，尽可能的避免大数据时代档案信息传递中无可挽回的损失。应当在档案数据上传到共享系统前进行档案备份，做到档案信息的独立备份，在备份时要进行专业的技术处理，避免大数据整体备份，应当采用多种途径进行有效备份。只有保证所有档案数据信息有据可查，数据存储全面系统，才能有效应对网络端的风险隐患。

（三）优化体系

事业单位应当优化档案管理工作体系，明确档案管理工作的重点，形成全员参与的电子档案风险控制机制。事业单位领导必要起到监督、指导与评估的作用，专业技术力量必须及时梳理档案管理工作中的问题。还要进一步优化档案管理步骤，明确具体的管理方式，提高档案管理有效性。着力加强具体人员的控制，在良好的培训机制下促进档案管理人员与使用人员各司其职。

二、事业单位电子档案管理防控风险措施

（一）完善档案管理规程

首先，应当加强全员档案管理安全风险防控的教育工作，促进档案管理与使用人员了解基本的档案上传、维护、核查与使用数据信息的规则。其次，加强档案管理人员的身份信息验证，划分档案管理工作与使用档案信息的权限要求。第三，防止闲杂人员进入电子档案管理系统，对档案管理系统应用者的操作进行动态性的实时监控。第四，工作人员应当在使用电子档案管理系统时对档案资源进行必要的核对与校正，从而保证档案上传的安全性，做到在安全的环境下使用档案管理系统，消除档案管理系统的隐患。

（二）防止档案管理风险扩大

事业单位为了解决档案管理的风险因素，还要将各种风险因素消除在萌芽状态，有效的防止档案管理的风险因素进一步扩大。重点明确档案管理信息的前提，及时的应对一些可能存在的异常现象，及时组织档案管理专业技术力量对档案管理工作中暴露的小问题予以有效集中解决。加强档案管理工作的维护，明确档案管理的重点，避免档案管理工作问题的逐步扩大。构建完善的档案管理工作体系，明确档案管理工作的重点，提高档案管理安全中心人员的责任意识，做到有效控制敏感风险因素，进一步将档案管理的风险消灭在萌芽状态，从而达到提高档案管理质量的目标。进一步根据时代发展要求更新档案管理工作系统，保证档案的可靠性，对网络传播的数据信息进行加密处理。

（三）消除档案管理不利因素

首先，避免档案管理的不利因素，有效控制档案管理受威胁时的风险系数。尽可能的把档案管理风险控制在最低位，首先，修订档案管理工作制度，运用制度化的方法解决档案管理中暴露出的问题，基于良好的制度有效规避违规操作还来的风险，达到降低档案管理成本的目标。其次，提高技术防控能力，依靠有效的信息数据恢复技术、防火墙技术、智能管理与传输技术等达到有效应对档案使用风险的目标。

（四）提高风险分散转移能力

事业单位档案管理部门应当具有风险分散与转移意识，能够根据档案管理体系的责任分工有效的化解潜在的风险因素。电子档案风险管理的分散转移是当前有效应对潜在风险因素的重要管理理念。它具体指的是围绕着档案运转体系，发挥各部门、各要素和各层级在防控风险方面的重要作用。例如，可以更改电子档案管理系统的配置模式，基于档案运转具体环境、档案使用用户、档案传递渠道、档案存储方式等进行有效控制，从而达到有效降低档案管理风险集中暴发的目标。还可以为事业单位的档案购买保险，加大档案风险控制的整体力度，对于应对风险的资金障碍给予必要保障，当档案遇到风险时可以获得一定补偿。事业单位还可以进行档案管理技术的承包转接，聘请第三方代管运营档案使用系统，由专业的档案企业负责事业单位的非涉密档案的管理等。建立完善的档案人员培训体系，加强档案管理人员的系统安全教育培训，促进档案管理人员有效提升应对潜在风险的能力，从而解决风险处置不当等问题。

（五）加强档案运转评估工作

首先，对事业单位的档案风险管理进行整体把握，有效解决评估效果不佳的问题，及时对梳理的各种风险采用针对性的应对措施。应当实现对电子档案进行系统化的分析，有效判断风险发生的概率，了解风险控制的成本，管理者应当对档案管理风险采用针对性的措施，形成科学化的风险控制体系，系统性、综合性和针对性的解决具体的风险隐患。档案管理人员还要针对业务繁忙阶段、重大工程项目、档案数字化共享运营等特定环节进行档案风险评估，必要时由第三方机构或邀请上级档案机关进行评估，从而提高档案风险检索有效性。

结论

电子信息档案已经成为事业单位档案的基本存储形式，信息化的档案运行机制给事业单位档案管理提供了极大的便利性，使得档案管理工作的质量与效率得到显著提高。当前事业单位电子信息档案运转中存在潜在的风险因素，消除档案管理的不安全隐患，保证档案管理的稳定性，有效预防风险事故的发生，需要基于电子信息档案的实时处理、自动化处理与数据库管理特定建立一定的风险控制机制，完善风险处置与防范工作预案，研究新型的防控风险技术，采用针对性的分解与控制风险措施，提高档案管理工作有效性，解决档案管理中的风险问题。