浅谈“互联网+”在高校科研档案管理工作的运用

许玲玲

（广西大学行健文理学院，广西 南宁 530005）

在高校的档案管理中,科研档案的管理是其工作的重要组成部分,科研档案所呈现的规模和管理水平反映了该学校一直以来的学术积淀及科研传承。科研档案也是高校档案管理中重要的档案内容之一，对高校科研中积累的工作流程，以及相关成果和数据等进行记录，对高校科研在每年申报项目、立项情况加以体现，其参考价值和保存价值很高。所谓教学决定生存，科研决定水平。高校科研档案结合“互联网+”的发展背景，对档案管理及利用起到了提高效率的作用。

一、高校科研档案管理中存在的问题和不足

（一）重视程度较低

以往高校管理中，对科研档案管理重视程度较低。在传统观念影响下，认为档案管理并非学校重点工作，完成上报，不泄露即可。还有些工作人员抱着“不出错，即无过”的想法对移交上来的档案资料，只是进行单纯地保管、简单利用，且从来不主动去收集档案资料，造成许多珍贵的档案资料遗失。通常上级要求交申报材料后，不为自己学校保存档案的现象时常发生。因此，高校科研档案并没有发挥其应有的价值。

（二）档案人员素质不够

很多学校专职档案管理员只有若干名，还需要二级学院或二层单位对科研工作进行组织和管理，往往这些人员都是兼职教学任务或其他方面的工作。这些兼职的人员素质不能与的档案管理要求相适应，不能够推广一些管理经验，还往往对学校层单位有很强的依赖。有工作制度要求也并没有很好地去行使职责，只是做一个传递或跑腿的。

（三）管理创新落后

目前，仍有很多高校采取的是传统科研档案管理方法，简单地扫描、编辑、上传、查询等，甚至有的高校只用EXCEL 表格手工录入统计管理，没有对信息化技术和方法充分利用。一些高校虽然引进了档案信息化管理，但是在数字化档案管理软件上，没有形成统一化的安全标准管理体系。一些数字化档案管理软件，没有对接上学校的OA 系统，档案信息处理利用效率降低。

二、“互联网+”在高校科研档案管理工作运用

（一）“互联网+档案”的内涵及意义

“互联网+”的含义就是“互联网+各个传统行业”。但这种“+”并不是两者简单的组合，而是利用现代信息通信技术及互联网平台，将互联网与传统行业实现深度融合，从而创新的发展业态。

（二）档案统计工作的职能

为确保项目管理的规范化，才能使计数据的真实性、完整性和准确性得到充分的保障。一个信息的是否准确在很大的程度上取决于统计信息的质量的高低，因此集中力量把控好基础数据的质量关、加强对项目数据的管理监控力度，不断的促进科研管理部门统计数据信息质量监控机制是十分必要的。随着现代化建设的不断推进，统计信息的需求量不断增加，对于科研管理统计部门的工作人员来说，是一边需要借助网络填写相关报表，定期向上级领导提供统计信息，另一边充分利用互联网共享资源的优势，也很好地为二级学院或二层单位的不重视档案解决依赖性问题。充分发挥出自己统计监督的职责，及时在网络相关文献中提取、汇总、整理及保存工作，并且积极监督和指导相关科室的报表工作。

（三）利用“互联网+档案”模式，推进高校科研档案服务创新

随着社会对档案信息的需求越来越高，档案工作人员采用灵活多样的服务方式，变被动服务为主动服务，变一般化档案查阅为多样化、特色化服务，变粗浅的单层次服务为多层次的全方位服务。科研管理部门根据自身人力、财力和物力情况，找准科研档案工作服务创新的突破口。开展诸如“项目立项/结题通知（文件）”“项目进程提醒”“项目信息”“成果档案实体信息库”“业绩获奖情况”等服务项目的研究与开发，同时还与人事职改办的教师职称，教师教学科研工作量、学生创新实践教学等关联，不断扩大高校科研档案管理工作的作用，为教学科研、师生员工以及整个社会的服务范围。

（四）“互联网+”档案信息化安全

档案管理运用上“互联网+”后，是我们需要注意信息化安全的问题。我们不仅要做好硬件的维护、加强防病毒工作，而且要做好数据备份，防止档案管理系统因意外带来的不可恢复性。除此之外，我们还要加强档案内部管理体制的建设，提高管理工作人员保密意识，确保科研项目、成果档案管理信息化的安全运行。

三、结语

综上所述，在“互联网+档案”的模式下可提高科研档案管理的工作效率与质量，是影响学校整体的管理水平。“互联网+”背景下的档案管理还有很多的功能和作用可以探讨，这需要科研管理工作人员用心工作，时刻保持档案意识头脑，开发科研档案的利用形式，从而使科研档案发挥出更大的价值。