事业单位档案管理信息化建设的创新研究

王旭燕

（青岛市崂山区总工会 山东青岛 266000）

事业单位档案管理面临着信息化转型，从纸质档案的存储、检索和转移，转变为对电子档案的应用，通过网络系统便可以查阅、使用各类电子档案信息，比如人事档案、党建管理、培训教育、工会组建、互助保障等各项工作信息，都能大幅度提高管理水平和使用效率，避免因纸质档案不方便查阅而影响正常工作的进展。

档案管理工作存在的问题

传统的档案管理工作主要是各类文书的整理归档，对基层单位而言，工作种类多、业务数量大，各类工作信息以档案盒、档案袋的方式储存在各部门或各单位档案室，使用某些档案时，需要从浩繁的资料目录中查找，不同单位或部门的档案之间关联性较小，同类别资料往往在查找时出现遗漏。

网络信息技术的发展，为档案资料的管理创造了良好条件，计算机、云平台、服务器等信息化设施的投入使用，为档案管理创造了大数据应用环境。但现实工作中，由于基层事业单位工作人员的信息化能力不足，导致档案管理的信息化建设存在漏洞，档案管理人员的能力也参差不齐。在一些已经开始档案信息化管理的单位中，由于缺乏相应对工作制度和工作能力，工作人员对档案的归档、整理和分类不及时，导致信息化平台更新不到位，影响力信息化建设的进程，也让个别档案的查阅使用出现了断档。此外，对一些电子档案信息，尽管实现了纸质档案的电子化存储，但由于缺少科学及时的备份，导致电子信息存在数据丢失和被篡改的风险，为档案数据的安全性和准确性带来了风险。

事业单位档案工作实现信息化的必要性

事业单位档案管理关乎民生服务。事业单位肩负着服务民生、维持社会运转等多项只能，是政府开展各项民生工程、提高群众幸福感的重要窗口。事业单位的档案主要分为两类，一是事业单位内部的人事档案，主要功能是提升机构人才建设水平，为员工的个人发展、职务晋升、职称评审、薪酬待遇等提供依据；二是事业单位的工作档案信息，包括机构内部的组织建设、党建、资金以及服务民生的各类业务职能信息，这些档案信息是维持事业单位正常运转和服务大众的基础，也需要长期保存，作为指导工作、机构考核和服务社会的重要依据。

档案信息化建设有助于简化流程。实现事业单位管理工作的信息化，有助于提高档案信息的实用性，在传统媒体时代，由于缺少网络这一高科技手段，公众需要查询信息，必须要道档案馆、单位档案室、资料室等专业单位查询资料，由于资料数量达，公众缺少专业常识，往往出现资料遗失、遗漏或运用不当的现象，提高了人们办理各类业务的复杂性。档案资料的信息化管理，让机关事业单位的工作资料呈现在互联网或官方网站中，共开信息可随时查阅，个人的隐私信息也可通过固定网络平台查找、下载或打印，极大地方便了群众办事。

档案管理信息化建设，从本质上来说是简化了办事流程，通过技术手段的运用，确保公开信息容易查询、隐私信息实现保密、专业信息可定向查找，在专业档案管理人员的指导下，基层机构或群众根据自己的需求，查找相应的档案信息，从而实现各项工作的流程简化，提高群众和基层机构对机关事业单位工作的满意度。

提升事业单位档案管理信息化水平的策略

持续优化档案管理的信息化平台。搭建信息化平台是开展事业单位档案管理信息化工作的基础，在现有条件下，充分利用政府信息化平台的建设基础，开展档案信息查询、查阅和转移功能的搭建，不断优化纸质档案转化为电子档案的工作流程，持续创新档案管理手段，按照工作内容、服务对象、业务进展等要素，对档案进行科学分类，确保档案的使用更加便捷。

构建档案管理信息化网络。不同级别的机关事业单位，应该以本单位为核心，搭建档案管理信息化网络，实现非涉密档案的公开管理、公开查询，原则上以提高工作效率、发挥工作档案价值为准。搭建档案网络，也是实现档案流转和查阅的良好基础，尤其对人事档案而言，上级单位需要调阅下级单位的人事信息，只需要进入管理平台，使用不同的权限，便可获得准确信息，避免了纸质档案的转移。对服务群众来说，搭建起群众服务平台，让群众通过网络市民登录的方式，查询个人的工会救助、个人社保、技能提升等信息。

搭建档案管理和应用的移动平台。互联网技术发展到今天，已经实现移动互联网的全覆盖，群众通过手机端便可查询到大量网络信息。但目前事业单位的各项档案内容，还极少能够在移动胡连晚上查询，大多数需要通过电脑或事业单位内部专属电脑才能使用。下一步，机关事业单位在确保档案信息安全性的基础上，应该开发相应的手机APP，将移动端与档案大数据关联起来，方便公众查询相关的档案信息，提高档案信息利用率，这也是提升政府服务能力的重要手段之一。

综上所述，在信息化时代的今天，事业单位档案管理工作的信息化建设和创新优化，已经迫在眉睫，这是提升服务型政府形象的重要举措，也是便民的重要切入点。通过提升专业和兼职档案管理人员的综合能力，搭建信息化网络，拓展移动端的档案服务能力，是下一步事业单位档案管理信息化建设的重要工作，有利于促进事业单位的良性发展，提升人民群众的满意度。