从现代人力资源管理看人事档案管理工作

张嘉康

(湖南财政经济学院，湖南 长沙 410000）

引言：人事档案管理，顾名思义就是对企业内员工的档案进行管理，档案中包括员工的基本信息、特点、特长。对于人力资源管理而言，人事档案管理工作具有非常重要的意义，也是人力资源管理的重要基础，只有提高档案管理工作的质量，才能确保人力资源管理具有科学性、有效性。可以通过人事档案管理工作，对企业内职工更好的进行分配整合，进而加强员工的工作能力和专业素质。

一、当前人事管理工作中存在的问题

（一）人事档案材料具有不完整性

人事档案工作注重规范性和完备性，然而部分企业对人事档案管理工作不够重视，管理理念比较落后，不能对人事档案的开发予以重视，存在着“缺件漏件”的现象，表现为员工档案内容信息量少，不全面，称赞多，缺点和不良记录少，与客观事实有较大出入。人事档案材料的不完整性在一定程度会直接影响人力资源管理的质量，影响企业对员工的正确评价和了解，以及员工职能考核，也影响企业调职的正常决策和判断，长此以往，不利于企业长久健康发展。另外，人事档案作为企业选拔人才的依据，大部分企业将人事档案收集整理后置之不理，使人事档案不能够发挥后续作用，影响员工工作积极性。

（二）人事档案管理人员专业水平较低

我国国内人事档案管理工作起步较晚，对相关专业人才的培养较少，缺乏大量的专业的人事档案管理人员，而档案管理人员的专业能力不高必将导致人事档案管理不规范，统计不完善、盲目整理、秩序混乱，甚至将重要档案丢失，进而影响人力资源工作的效果。档案管理工作就是要对人事资料进行收集整理，通过员工资料发现他们自身特点，根据他们的特长进行专业培养，让每一位员工有自己的特长和优势，而非专业性的档案管理工作无法全方位有效顾及员工所有资料，致使工作效率下降。

（三）人事档案管理方法相对较为落后

目前人事档案的整理和分类比较混乱，缺乏逻辑性和有序性。人事档案管理需要大量资料的分配整合，目前部分企业档案管理的网络管理系统较为落后，效率低。还有一些企业进行人事档案管理时，收集信息资料散漫，真实性有待考核。企业的人事档案管理主要依赖于人事劳动部门，就现状来看，缺乏人事档案分类系统，不重视人事档案科学化管理，人事档案管理制度不完善。

二、现代人力资源管理下对人事档案管理工作的建议

（一）加强企业档案信息管理标准化和制度化

企业自身也要加快企业档案信息化管理规范的制定和使用，企业的人事档案管理应随时跟着市场新形势的变化而变化，进而满足现代化人力资源管理要求，为人事档案制度化、规范化管理奠定下基础。人事档案的管理方式向制度化、标准化方向转变，自然就会提高档案管理的效率。还可以根据人事档案，制定和实施合理的奖罚制度，提升员工的工作热情，更能体现出现代人力资源管理的核心价值。保证档案管理制度的科学性，是在现代人力资源管理下创新人事档案管理理念的关键一步。

（二）提升人事档案管理者的工作能力

当前，人事档案管理工作者的整体素质参差不齐，提升人事档案管理工作人员的专业素养是人事档案改革创新的重要任务。企业应根据人事档案管理者的实际情况，制定个性化培训方案，激励方案，有效提升其专业性，强化人事档案管理工作技能。与此同时，也应培养相关工作人员的责任感及使命感，遵守职业道德，以及掌握操作现代化工具的本领，可以对管理制度提出自己的创新性建议。建设专业人才队伍，提升管理人员道德水平和服务意识，是现代人力资源管理的中心，应保持人事管理工作者能够随时迎合现代化社会的发展需求的状态。

（三）实现档案管理手段现代化

企业档案信息管理要采用适应信息化的新规章、新标准，计算机互联网技术发展迅速，智能化的管理系统值得被广泛应用，通过计算机等科学技术，建立数据库，及时录入或更新人事档案信息，简化档案管理，提高工作效率，优化数据库分类，方便人力资源管理部门对人事档案分类管理，提升人事档案管理准确性、高效性、先进性的同时，减轻管理人员工作压力。收集人事档案材料时，要及时补充和更新员工信息，并且定期审查和清理，随时淘汰历史性，没有现实价值的信息材料，避免出现人事档案材料积压现象，以便进一步完善人事档案管理制度，并且这样有利于了解员工当前状态，对人力资源管理工作的开展具有极强的指导性和推动作用。

（四）创新人事档案管理理念

人事档案是人力资源管理和企业人才信息资源的重要载体，且人事档案具有保密性与机密性的特点。在新形势下，由于人们对人事档案信息的需求逐渐增加，随之对自己人事档案资料的权利意识越来越强烈。人事档案管理者应始终坚持以人为本的服务意识，适度公开人事档案基本信息，提高档案信息流动性与利用率，对于个人的处分、身心健康等个人隐私，必须绝对保密，限制利用。企业也要制定办法，提高人们对填写档案的警觉性。

结束语：随着社会主义市场经济的改革与发展，人力资源已成为现代企业发展核心竞争力。各企业对人事档案管理工作的重视程度也在不断提高，人事档案管理工作又是人力资源管理中的重要组成之一，必须不断完善人事档案管理工作方法，利用先进科学技术提高管理水平，提高人事档案管理工作者的专业素养，不断更新人事档案管理工作理念。只有顺应时代需求才能更好的促进企业发展。