基层单位档案管理办法探析

郑小春

（甘肃华能天竣能源有限公司，甘肃 庆阳 745700）

当前对于档案管理工作内容的梳理主要通过规范性、信息性与共享性三种方式。通过三种方式的有效结合，能够加强整个基层单位档案管理的有效实施。本文通过对基层单位档案管理办法进行深入探析，从实际出发做出具体的问题分析，并做出相应的解决措施。从而使单位更有效地进行资源共享以及资源开发，实现经济利益最大化。

一、基层单位档案管理面临的挑战

（一）档案资源的隐私问题

当前基层单位的档案管理的理念与技术处理都存在诸多问题，并涉及法律问题。一些基层单位已经建立起了全新的档案管理模式，根据大数据以及互联网进行档案管理优化。若在档案管理中存在不符合实际的要求，可能造成信息泄露。

（二）档案储存、管理技术的问题

当前在发展过程中，基层单位可以通过大数据技术进行档案管理工作的开展，但不得不说大数据的应用仍是巨大的挑战。而在新技术开展过程中，由于错误率问题，会导致大数据储存档案期间数据丢失。

（三）基层单位档案人才队伍建设的问题

在档案管理过程中，工作内容不断细化，档案建立的数据众多，对于基层单位管理工作量也不断增加，档案管理人员缺失。因此为管理人员提出了新的挑战，在档案工作人员无法避免的问题上，需要加强管理人员的专业素质，组建人才队伍更加全面的团队。

二、基层单位档案管理新思路

（一）转变思想观念，强化档案意识

单位要加强对档案管理的创新，通过不断的观念转变，对档案管理意识加强。在发展过程中，需要让领导重视档案工作，能够有效地对今后工作开展更加有利。而基层单位领导要转变观念，在日常的管理工作中要营造良好的工作氛围，通过全面的档案管理，为群众提供更加方便快捷地服务。基层单位的档案管理需要通过不同的模式进行管理工作的开展，让群众了解档案的重要性，从而缩小民众与基层单位档案间的距离。档案管理中重要的一部分就是为人们提供全面的资料查阅。除此之外，要加强档案观念的转变，从一定程度上要加强法律的力度，根据档案工作的全面开展，认识到档案工作的整体性，要结合实际情况做好档案资源的配合，从内部档案工作到下属机关档案工作建立要不断进行思考与发展的转变。

（二）培养人才，树立积极作为的意识

为了提高档案管理的效果，需要加强人才培养。在基层单位发展过程中，缺少复合型人才是主要问题之一，根据档案管理工作内容的提高，基层单位要不断优化，管理队伍会引进综合性人才，加强管理效果。然而由于档案工作专业性较高，因此在上岗前要通过专业的档案管理内容，对业务进行相应培训。基层单位的工作人员的业务能力要不断提高，并履行自身职责，了解档案建立过程的要重性。同时在基层单位领导重视人才建设过程中，也要懂得运用数据以及专业的档案管理知识，加强资金的投入在培养人才方面。在其他单位中吸收先进经验，取其精华去其糟粕。通过各级档案行政管理，对基层单位档案建立过程中，要推动档案管理水平的不断发展，然而不断的突破寻求更加完善的管理方式，科学管理。对于基层单位来说，由于档案管理工作人员较少，形成体系较为复杂，因此很难应付当前发展的客观需求。对于档案管理质量较低，人员缺乏主动性，工作人员没有积极的态度，促使在档案建设过程中很难进行有效管理。在此期间，要注意工作人员的调动，认识到档案资源所带来的收益，充分发挥档案信息的优势，凸显档案的价值。同时在基层单位中，由于单位存在特殊性，档案资源是非常独特的，因此在对相应档案管理过程中，要加强工作人员的档案专业知识储备在工作。期间要有责任感，使命感才能做好档案管理工作。

（三）严把关档案形成环节

对于档案管理工作要细化规范档案，在档案最终形成前要经历以下几个部分。根据每个部分的质量高低，都可以关乎档案的价值以及质量，把控好每个环节施好行之有效的管理措施。首先，要严格把控档案收集，对于资料收集及档案源头做好处理工作，面对收集若材料不完善会影响后期档案管理工作，并造成详细资料的缺失。当然收集环节要遵循国家法律法规进行相关的工作，若达不到档案要求，则要通过相应的处理解决。基层单位的档案建立过程，主要是对于业务、人物、音频、视频等进行档案建立，针对每一个档案确立过程的全面的整理，然而，要每一个环节档案建立的环节都要有具体的负责人。其次，对档案整理严格。档案在收集前较为凌乱，因此要根据档案的类别进行分类以及编号，并做好卷宗的建立。使得档案管理工作更加完善有规律，分类整洁。同时，弄清楚各个档案之间的联系与区别，在档案价值以及储存期限是否存在差异，以便后期的管理。最后，是严格把控档案存放。为了保障档案存放更加规范，需要结合法律法规做好档案盒标签制定好相应的目录，

（四）重视档案的数字化管理

档案数字化建设过程是当前发展的重要方向，随着我国科技的不断提高，大数据时代已经到来，然而传统的管理模式并不能促进档案建设的发展，因此档案管理也在大数据时代下进行了更新。发展至今，面对完善的数字管理过程仍有难度，但我国基础单位数量较多，欠发达地区设备较为落后，为了提高数字化管理能力，要通过政府的相应支持，加强数字化管理的全面落实。

综上所述，在我国发展过程中，档案建设逐步走向成熟，但仍存在诸多问题。通过相关的管理人员从实际出发做到管理的有效性，并帮助我国档案管理建设更加完善的发展。