大数据技术在档案管理中的应用

吕妍

（承德市行政审批局，河北 承德 067000）

随着信息技术的快速进步，当今世界已经完全步入了大数据时代。虽然与很多其它行业相比，档案管理工作和大数据技术联系并不是特别紧密，但是大数据技术的广泛应用同样给档案管理工作造成了比较大的冲击。同时，因为档案管理工作涉及到的内容非常繁琐复杂，再加上人员数量较少，导致档案管理人员承受的工作压力较大，一个不小心就有可能导致档案出现破损、遗失等问题发生，不仅管理效果较差，利用率也相对较低，而合理应用大数据技术则可以有效解决这些问题。因此，在大数据背景下，档案管理人员要想更加高效的完成本职工作，应该充分认识到大数据技术的重要作用，加快档案管理的信息化建设步伐，从而进一步档案管理质量，提升档案利用率，为档案的作用发挥做出更大的贡献。所以，本文展开大数据技术在档案管理中的应用探究有着重要的现实意义。

一、大数据技术在档案管理中的应用价值分析

（一）提高数据分析处理效率

在现实生活当中，合理应用大数据技术展开档案管理可以帮助档案管理工作人员更加高效的完成数据分析。例如，在档案管理过程中，档案管理人员完全可以综合考虑自身所在单位的实际情况对自身档案信息数据库当中所储存的信息进行科学合理的分析，这样才可以更好的掌握用户实际需要，将档案信息所具备的潜在价值更大程度的发挥出来。

（二）提高数据检索工作质量

过去我国档案管理人员在进行档案管理的时候，所面对的管理对象基本上都是纸质档案。在这种情况下，如果人们需要用到档案，档案管理人员需要花费非常多的精力展开数据检索，会极大影响到数据检索效率以及档案应用效果。但是，在信息时代，合理应用大数据信息技术展开档案管理，档案管理人员完全可以按照数据特性对档案材料进行合理分类，完成档案数据的规范化管理。这时当人们提出需求以后，档案管理人员完全可以根据人们需要展开信息检索，有效提高信息检索效率以及档案管理质量，为相关工作的顺利展开夯实根基。

（三）提升档案信息存储量

传统纸质档案占据空间相对较多，而且对环境要求也比较高。随着档案数量的不断增加，档案存储空间会出现严重不足。然而，将大数据技术应用到档案管理当中，可以有效完成档案的信息化转化，管理人员完全可以将相关档案信息储存到云端当，完成更多档案信息的储存，同时采用这种方式还能够使档案信息的安全性得到更大程度的提高。

二、大数据技术在档案管理中的有效应用策略探究

（一）健全完善档案管理信息化体系

在大数据时代，要想将大数据技术的作用更大程度的发挥出来，提高档案管理效率，相关单位应该按照自身实际需求展开档案管理信息化体系构建，制定更为科学合理的应用规范，并提升监督管理力度，这样才可以切实保证档案管理人员会严格遵守相关规范展开工作。同时，在应用大数据技术展开档案管理的时候，像是黑客攻击、病毒以及系统漏洞都会非常容易导致档案信息的完整性和安全性受到影响。所以，要想更好的做好数字化档案的安全管理，避免档案信息泄露，相关单位必须要提升档案管理信息提供安全防护建设力度，定期优化升级自身现用系统，并且安装先进的杀毒软件与防护墙，从而充分保证信息安全，为大数据技术的作用发挥做出更大的贡献。

（二）加大信息化共享平台建设力度

随着社会主义市场经济的不断进步，各个领域之间的联系也越加紧密。在这种背景下，要想为各单位之间的沟通交流起到更大的促进作用，在展开档案管理的过程中，相关单位必须要提升信息化共享平台的建设力度，从而有效提高档案信息共享效率，为档案管理工作的顺利展开以及发展决策提供更为真实可靠的数据支持。另外，做好信息化共享平台建设还能够帮助相关单位完成档案信息的规范化管理，为我国的长远可持续发展提供更有力的支持和保障。

（三）增强档案管理人员的信息技术素养

在现实生活当中，相关单位要想将大数据技术的作用更大程度的发挥出来，提高档案管理工作质量，应该通过定期或者不定期培训来提高档案管理人员的职业素养以及大数据技术应用能力，从而为大数据技术的有效利用夯实根基。另外，档案管理人员自身也应该跟上时代发展的脚步，转变思想观念，积极主动的投入到大数据知识的学习中去，以此来提高自身的大数据素养以及信息技术应用能力，进而使档案管理质量得到更大程度的提高，将其潜在价值发挥到极致，为相关工作的展开提供更大的便利。

三、结束语

总而言之，在互联网信息时代，要想更加高效的完成档案管理工作，提高档案管理效率与准确性，档案管理人员必须要跟上时代发展步伐，转变管理观念，明确认识到大数据技术的重要作用，在提高自身大数据技术利用能力的同时，制定更为科学合理的大数据应用方案，从而为档案管理的信息化建设起到更大的促进作用，有效避免档案出现遗失、破损等问题，提高档案利用率，为我国的现代化发展建设贡献更大的力量。