运用PDCA循环有效推进船舶检验技术档案管理

◎黄铧

一、PDCA循环内容

PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，它是质量管理活动的一套科学程序，由Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查） 和 Action（处理）四个英文首字母构成，包含“计划——实施——检查——改进”四个阶段循环的管理模式。计划（P）就是对管理工作现状调查分析，确立质量目标，制订达成目标的工作计划；执行（D）就是具体实施计划规定的内容；检查（C）主要是在计划执行过程中或执行之后，检查执行情况，看是否符合计划的预期效果结果；处理 （A） 主要是根据检查结果进行分析总结，固化好的做法经验形成标准化，运用到下一阶段的工作，遗留的问题则转入下一个PDCA循环解决。这四个阶段循环不是运行一次就结束，而是周而复始地进行，并且在每一个阶段里又包含“计划——实施——检查——改进”的小PDCA循环。从一个循环完了，解决了一部分的问题，可能还有其他问题尚未解决，或者又出现了新的问题，再进行下一次循环解决，实现爬楼梯上升（或称螺旋式上升）的循环，每转动一圈，质量就提高一步。PDCA循环不仅在质量管理体系中运用，也已广泛应用于各行业的质量管理方法，实践证明对提升各行业管理工作的质量和效率有良好效果。

二、PDCA循环在船舶检验技术档案管理的应用分析

船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”）是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品（含船运货物集装箱，以下同）法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术文件材料，包括船舶检验技术资料、船舶图纸档案、工厂认可和型式认可、焊工考试机构认可、检修检测服务机构、船检档案交接凭证等类别档案。

（一）计划阶段（Plan）

分析船检档案的管理现状和存在的问题，问题产生的原因和关键制约因素要点，并制订相应的工作计划。①船检档案管理现状和原因分析。以我中心为例，所检验的每一艘船舶从图纸设计、开工建造、到完工投入营运，整个周期涉及船舶检验机构、设计方、造船厂、第三方检测机构等，所要归档船检档案种类多、数量大、涉及部门人员多、时间跨度长，目前仍存在档案管理思想上不够重视，档案工作岗位匹配专业工作人员紧缺，执行归档制度力度不够，归档资料收集不完整，签署填写不准确，资料收集遗漏、移交和归档不及时等船检档案管理不够规范问题，降低了船检工作效率，影响船检工作质量。②制订年度或一定周期船检档案工作计划，明确工作目标和相应的实施方法措施，尽量明确细化，具可操作性；同时作为单位年度绩效考核工作指标，与业务工作同部署、同落实、同检查，将档案管理工作与绩效挂钩，利用绩效考评机制促使相关人员从思想上对档案工作给予重视，激发做好档案工作的积极性。③计划具体化，责任到人。船检档案管理负责人科学评测年度船检档案业务工作量，预计各类船检档案的归档数量，明确各相关人员收集和移交、归档各类检验资料的时间和任务，即计划指标能够用数量来表示的尽可能量化，并有时限性。如我中心规定船舶检验人员在船舶检验工作完成后，应及时系统收集整理所形成的技术文件材料，一般营运检验不晚于10个工作日、建造检验不晚于20个工作日内应将经审查合格的完整检验资料提交档案管理人员归档。

（二）执行阶段（Do）

具体实施船检档案工作计划的内容： ①将计划下发至具体从事船检档案工作的船舶检验人员和档案管理人员，让相关人员都理解和掌握制定的计划内容和要求，让每个人都知晓需要做什么，如何做；组织人员学习档案管理规章制度，熟悉现行有效的船检档案收集方法、收集范围和归档要求等，避免无关资料也收集或遗留应该收集的资料，影响档案归档准确性和完整性，提高质量和效率。②调配资源保障，根据船检档案管理工作量，合理调配专职档案员或配备临时协助工作人员，增加相应的电脑、打印机、档案柜、档案盒等档案工作设备，保障计划落实。③档案管理负责人推进计划的实施过程中，应注意加强具体工作的指导和检查，了解相关人员工作的进度和质量，可定期召开业务讨论会、学习交流会，通过沟通交流、培训、指导和支持相关人员完成工作，确保工作能够按计划进度实施。

（三）检查阶段（Check）

对执行计划的进展和工作质量情况进行检查，看是否符合计划的预期结果效果，重点找出存在的问题，使问题在产生初期被发现，被解决。船检档案管理负责人每季度或不定期进行一次船检档案的质量检查，检查尽量覆盖所有船舶检验工作人员和档案管理人员，以及时了解计划进展程度和发现存在问题，把问题消灭在萌芽阶段。船检档案管理负责人与相关工作人员应互相加强沟通和反馈，对个别性偶发性的问题要求具体责任人立即纠正；出现普遍性或多发性的问题，共同探讨查找出影响因素，有针对性提出改进意见，要求每个档案相关人员举一反三，自查自纠，避免再次发生。在此阶段如果检查结果发现达到计划目标，就对前期的工作进行实时总结、提炼好的经验做法在后期的工作中借鉴运用；若达不到预期目标，就应从多方面进行分析目标是否偏高或不切实际，必要时应及时调整计划，使计划更符合实际，利于推进船检档案管理工作。

（四）处理阶段（ Action）

对上一步检查的结果进行总结分析，从整个计划制订的合理性到每个环节执行的有效性进行梳理，得出前面PDC三个环节中船检档案管理好的做法经验，存在的不足之处和未解决的问题。基于总结分析，船检档案管理负责人制订并提出下一步改进措施计划，并注意征求、吸收船检档案一线工作人员的意见和建议，既是集思广益，也是引导相关档案工作人员积极参与管理工作，提高下一阶段工作计划的科学性和可行性；同时向领导层汇报，使领导层掌握船检档案实际工作存在的问题，整体考虑船舶检验机构下一阶段的档案管理标准和工作计划等，形成由下向上，再由上向下的反馈系统，为提高下一个阶段工作质量打好基础。船检档案管理是一项基于制度性，侧重标准化、日常性的基础工作，在这一阶段，对好的做法继续发扬，将已被证明成效明显的做法和措施标准化，形成档案管理工作标准或管理制度，使今后工作更加标准化和制度化，工作效率更高效。而对上阶段尚未解决的遗留问题，放到下一PDCA循环里加以改进和提高。

三、结语

综上所述，在船舶检验机构中运用PDCA循环，能够及时发现和处理船检档案管理中存在的问题，好的经验做法继续得以保留和发扬，指导和规范后续的档案工作，提升档案的管理规范化和科学化水平；然后再进入下一个循环提升周期，如此反复循环，在重复过程中不断发现问题，寻找解决办法，逐步解决问题，推进档案管理工作向科学合理方向动态发展，从而实现船舶检验机构船检档案管理工作质量不断改善，管理水平持续提高。