大数据时代高校人事档案管理现状与对策

王革

（辽宁省辽阳职业技术学院，辽宁 辽阳 111004）

高校人事档案记录着高校教职工职业生涯的发展过程，蕴含着重要的信息资源，是以人力资源部门为主的相关部门开展各类活动的基础，为高校的一线教学任务、个人提拔任用，业绩考核等各项工作提供了重要的依据。日趋成熟的大数据技术为各行业带来了一定益处，对于高校人事档案管理来说亦是信息化建设优化发展的契机，将该技术应用到其中必然会给相关工作的开展注入新的活力。因此，借助网络信息化技术提升档案使用率及档案管理质量为目前的趋势。当然，对于高校而言，大数据为其发展提供了优势，同时也面临着挑战，在实际应用中还存在一些问题，对这些问题加以解析，提出解决对策，使大数据技术有效融入高校人事档案管理中，发挥实际作用。

一、大数据背景下高校人事档案管理现状及问题分析

高校是为国家提供高素质人才的高等教育机构，包括多种学科设置且构成人员情况复杂，信息数据类型多元。作为人力资源管理部门，人事管理工作任务繁重，人事档案管理更加考验人的素质。高校人事档案的分类存在多元性，按管理权限分类，包括上级管理档案和校管档案两种，由上级组织部门考核任命的干部的档案由上级部门集中管理，其余人事档案则由高校人力资源管理部门集中管理；按人员岗位分类，人事档案又可分为干部档案及工勤档案两类。一本完整的人事档案由十部分组成，包括履历、自传、各种考核、学历资历、业务能力水平、职务职级变化、政审情况、政治信仰、奖惩情况、工资福利及其他需要说明情况。这样繁琐且庞杂的工作，不是一蹴而就的事，需要档案管理人员对材料进行耐心、细致、客观地甄别，保证归档材料的真实性。归档的目的一是记录了个人的从业成长经历，二是为了更好的利用档案信息资源，此时人事档案管理的“数字化”和“数据化”就变成了必然趋势。大数据对于优化高校档案管理具有重要的收集、管理及使用价值[1]。目前我国高校人事档案管理工作步入信息化时代，已经取得了一定的成效，同时又面临着突出的现实问题，主要体现在以下几个方面。

（一）档案管理人员综合素质低，管理意识不足

人事档案管理队伍的综合素质直接决定档案信息开发利用程度，直接影响档案工作的效率与质量。但是目前的状况是人事档案均放在人力资源管理部门，一般由该部门的职员兼职管理，由于管理人员琐事多，任务重，而档案管理内容复杂，不仅需要具备过硬的专业知识，还要熟悉人事业务工作。工作人员常常处于超负荷工作状态，加上主要领导对档案认识有偏差，缺乏对档案管理的重视程度，易造成材料缺失、错乱等问题，另外高校档案管理人员年龄结构偏大，责任心不足，大部分人员不具备相关的计算机使用技术，未进行档案管理专业系统知识培训，从而导致档案编排分类及维护混乱，造成管理漏洞，因此，如何做好人才队伍的建设，提高档案管理人员的综合素质是目前的目标。

（二）缺少基础设施支持及资金投入

云时代背景下，大数据日渐受到人们的关注。所谓大数据技术，就是从众多种类繁杂的数据中，快速获得所需信息的能力。将大数据技术应用到人事档案管理工作中，使现代科技水平成为档案信息化管理的基础与核心，可有效提升工作效率，提高工作灵活性，具有重要意义。但是，由于对高校人事档案管理工作重视度不够，认识片面，认为只要将档案目录进行打印装订就代表了档案信息的电子化，而不投入资金去开发或购买国家允许范围内合适的专业的档案软件或建设档案局域网，计算机配置低，软件和硬件系统落后，难以满足工作需要，导致工作时出现故障，造成人事档案损坏、丢失等情况；同时，现有的数据信息系统也只是可进行简单统计与查询功能，整体的水平仍然较低。总之，人事档案管理工作仍处于被动落后局面。

（三）管理体制紊乱，缺乏应用规范

高校人事档案管理是一项复杂且专业性很强的工作，涉及各个方面，具有更复杂、更保密的特征，但是目前尚未形成规范性、系统性及统一性的管理体制，因此影响了人事档案的应用成效，无法发挥信息数据的重要作用。由于缺乏健全的管理体制且管理意识淡薄，档案管理工作在实际的实施细节上存在一定的问题，比如调档、查档记录保存散乱、档案的入档与出档信息登记不及时等，易造成信息的错乱与遗漏，人事档案亦未实现专人专管；由于非机关事业单位对人事档案的重视程度越来越低，对调到非机关事业单位的人员存在“人档分离”的隐患，均会对档案管理工作的开展产生影响。

二、大数据背景下高校人事档案管理对策

（一）提高人事档案工作队伍整体素质

首先，加强高校人事档案管理人员队伍建设，提高管理人员职业素养和业务素质，其中理想信念是关键、职业道德是前提、精通业务是保障[2]，针对档案意识薄弱问题，加强思想观念建设，对人事管理工作给予一定关注及经费上的支持，创建良好工作环境。其次，定期开展培训活动或业务学习，深入了解人事档案管理制度及规范，增强档案管理意识，完善自身知识结构，建立岗前培训、持证上岗及定期考核制度，做好道德培训，培养工作责任心，调动工作积极性。第三，将考核结果与激励机制相结合，在奖励性绩效和年终目标奖等奖励性津贴中，按工作实际情况进行分配，做到按劳取酬，多劳多得，奖惩分明，打破人浮一事的现象，避免分配不公平。最后，引进具有严谨、认真、细致、耐心等较高思想素质、过硬专业技能的复合型人才，为队伍注入生命力，以适应新时代人才信息档案管理的新形式。

（二）提高重视程度，加大资金投入

购置计算机、扫描仪、移动硬盘等必要硬件设备，完善人事档案数据库的软件系统；加大专项资金投入，利用OA平台建设校内档案局域网，实现人事档案与办公自动化相结合，设置权限，让领导和教职工可以在线查看和更新自己的个人资料，不受时间、空间限制，做到更方便、快捷、准确，增强使用效率，达到质的飞跃，实现一体化服务。更新与提升人事档案管理的硬件设备与软件系统，从数据扫描、分析及运用等各个环节保障人事档案工作的顺利进行，优化人事档案数据管理流程，对复杂重要的档案通过信息化处理储存于数据平台，以备随之调取，提高工作效率。同时健全档案信息化管理数据库，使得档案管理更加科学规范，实现档案高效检索，提升人事档案管理的效率，充分发挥人事档案的价值。

（三）加强高校人事电子档案的保密性

干部人事档案的信息化处理，既提升了人力资源部门的工作效率，又方便了全体教职工。但在“黑客”无孔不入的窃密行为下，电子档案成为一把“双刃剑”。做好干部人事档案信息的安全维护工作，保证人事纸质档案的完整性、真实性和安全性，且需妥善保管好纸质档案，不可丢失。在录入电子档案过程中，保证录入内容与纸质材料的一致性和准确性，使纸质档案真实地转化为电子档案，安装强大可靠的安全保护设备，保证电子档案的保密性与安全性。

（四）健全高校人事档案信息管理体制

完善的管理体制是保证档案管理工作顺利开始的前提，建立科学规范的档案管理规则，更新管理理念与技术是大势所趋。明确相关管理部门职责，并将工作具体到个人，做好工作内容的有效界定，将控制型管理转变成服务型管理[3]，以服务为本，形成开放式人事档案管理模式，实现档案数据信息共享，简化审批程序，传统管理与现代管理相结合，提高信息利用的价值与时效性。并在实践中发现管理体制的优缺点，扬长避短，对其不断进行优化，最终找到最适合的管理体制。

三、结束语

综上所述，在大数据背景下，档案信息资源的价值还有待进一步的开发，这就为高校人事档案管理工作提出了新的要求，但由于信息化浪潮的冲击，高校人事档案管理工作仍存在问题，面临挑战，严重影响工作的效率和质量，对此，根据存在的问题制定优化策略，充分应用信息化技术,使得高校人事档案管理工作不断优化与完善。