规范档案管理的必要性

刘再兰

（湖北省汉江河道管理局，湖北 潜江 433100）

档案作为各行各业工作和生活活动的原始记录，不仅仅是历史的宝库、社会的回忆，而且也是经历的记载、经验的积累，对于小到一个单位大到一个国家，回顾历史、总结历史，指导当前、服务未来，有着原始性、价值性的特点，有着指导性的意义，具有十分重要的作用。想要在当前形势下保障单位档案管理工作有序进行，就应当不断促进档案管理规范化的进程，提升档案工作人员的综合素质。下面就如何规范档案管理工作，浅谈几点看法。

一、档案管理存在的普遍问题

（一）档案管理人员业务能力较弱

档案管理工作需要严谨的工作制度和规范的工作流程。首先，单位档案管理工作较为薄弱，专业管理人员缺失，大多为兼职人员从事档案管理，工作中专业性不强，资料遗漏时有发生，影响了档案资料的完整性。其次，人员兼职，岗位边缘化等因素影响相关人员开展档案工作的积极性，进而产生工作效率低下且工作质量不高的问题。其三，档案管理工作枯燥、琐碎，日复一日的单调、重复的劳动过程中，乏味之感会油然而生，容易产生厌烦情绪。

（二）信息化管理系统建设不完善

由于文档管理系统复杂且庞大，人力无法进行高效而有序的管理，因此档案管理的信息化是决定档案工作规范化水平的重要因素。尽管目前信息化管理方法已经推广开来，但依然存在许多问题。一是硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件。二是软件设施的档案管理功能不健全制约着档案管理的规范化。信息化建设的不完善，产生信息化管理滞后，影响档案管理规范化的进程。

二、当前形势下规范化管理档案的措施

（一）加强领导，是做好基层档案工作的关键

在当前形势下对档案管理工作时效性的要求也越来越高，就更需要一套完善的管理体制。那么，完善管理体制应该先从领导着手，让领导认识到档案管理工作的重要性，提高对档案管理的重视度，积极为单位的档案工作提供人、财、物的保障，才能达到预期的工作效果。

（二）努力构建完善的档案管理制度

在档案管理制度中应当结合部门的行业特点，明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度，将每一个工作制度进行细化，明确相关人员的工作职责，并落到实处，保证工作能够细致规范化的开展。

（三）加快档案管理信息化的进程

一是加大对档案信息化相关的硬件设备的投入，如电脑、扫描仪、照相机等，积极推进数字档案室的建设；二是在软件方面选择起点较高且便于掌握的软件，逐步实现档案数字化管理。在目前社会形势下，应当充分发挥互联网技术的优点，强调信息化，比如可以在网上发布工作动态、信息简报等，并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作。同时完善多媒体档案库，加大电子数据的收集，不断开展照片、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源。

（四）提高档案工作人员的业务素质

档案工作是一项业务性较强的工作，特别是在社会形势变化不断加快的背景下，要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能，还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。因此，确立专职档案管理岗位，配备专业档案人员，同时加强对相关档案管理人员进行技术、专业化的培训，加强其对信息化技术的熟悉程度，同时强化继续教育，对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育，以适应档案工作发展的需要。

三、做好归档材料的收集

（一）归档文件的收集范围

目前基层档案存在归档文件不全的问题，严重影响档案的完整性。文件材料是单位在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。不仅包括文书材料，也包括了非文书材料，比如财务、人事、科技、专业等材料；不仅包括了纸质文件材料，也包括非纸质文件材料，比如照片、录音、录像等；不仅包括传统载体形式，还包括新型载体形式，比如电子文件等。要收集齐全，一是单位各门类、各种载体文件材料收集齐全完整，既要重视纸质载体文件的收集，也要重视特殊载体文件的收集；二是将各类文件材料的组成要件收集齐全完整，一件归档文件可能由多个件内文件组成，收集时不能漏掉一份件内文件，否则不能全面反映工作的历史真实面貌，产生归档不齐全的问题。

（二）建立完善收集归档工作机制

一是做好平时文件材料的收集积累工作。要遵循“谁主办、谁归档，谁承办、谁归档”的原则。文件办理完毕后，应及时收集归档，不应留在主办、承办人手中。收集工作应体现“随办随归”的指导思想，防止文件丢失。

二是做好年终集中归档工作。除做好平时收集外，在年度结束后应开展系统的清理核实工作，对应归档的文件进行全面的检查梳理，防止积存和散失。要依据收发文簿进行对照检查，查找漏归文件；对本年度工作的重要业务工作和基础管理工作进行梳理，组织承办部门开展文件的收集工作，将具有保存价值的文件纳入归档范围。

三是建立收集归档工作奖惩制度。档案人员要对各工作部门的收集归档工作进行检查，对归档不全的部门要责成整改，对不按规定时间完成收集归档任务的部门进行通报，对收集归档工作做得好的部门要给予表彰，营造收集归档工作的良好氛围。

作为一名档案管理人员，深深体会到档案管理对一个单位而言有着何等重要的意义。要做好档案管理工作，需要每一个档案管理者以良好的心态和不断学习进取的精神积极工作，重视档案“管理”和“利用”，让“死”档案变为“活”档案，让单位档案发挥应有的作用，更好的为单位事业发展服务。