刍议能源企业档案数字化外包质量控制

成 彤/浙江能源天然气集团有限公司

黄 磊/浙江省天然气开发有限公司

在全省各级档案部门以服务“最多跑一次”改革为抓手，全面对接数字政府建设、推进档案工作数字转型的大背景下，能源企业应转变工作理念与思路，更加重视企业档案信息化建设。近年来，笔者所在的浙江能源天然气集团有限公司着手推进公司纸质档案“存量数字化”工作。为进一步提升工作效率，数字化采用外包的方式，并采取多项举措对外包进行质量控制。实践证明，这些举措是行之有效的。

1 完善前期准备工作

首先是多方考察外包公司的综合实力，包括企业资质、数字化软件及应用情况、已完成项目及以及业内评价。其次是成立以公司分管领导为组长、办公室主任为副组长的档案数字化领导小组，下设工作小组，人员由各部门专（兼职）档案员及外包公司人员组成。再次是研究制定档案数字化实施方案，以“适应企业发展，创造档案资产价值”为目标，明确时间进度、技术标准及预期效果。最后是与外包人员签订档案数字化加工保密协议，明确涉密范围、保密责任、泄密责任追究等内容。

2 推动数字化有序开展

第一，优化数字化工作流程。即领用交接、拆装处理、目录校对、修整保护、前期处理质检、档案扫描、影像处理、档案著录、档案质检、装卷装订归还、挂接上线等。为实现全过程控制，印制了档案交接单、流水工单以及档案整理、档案扫描、图像处理、数据挂接情况登记表等管理性单据，要求外包人员认真填写，作为完工后结算和检查外包质量的依据。

第二，确保档案实体及档案数据绝对安全。档案出入库交接实行严格管理，将一次移交的档案数量控制在一定范围内，做到接收一批、扫描一批、归还一批；数字化场地设置专门的档案柜保管档案实体，实行工作当天提档、当天归还制度，即每天开工前提档、工作结束立刻归还，确保档案始终在数字化场地中；扫描仪、打印机等数据输出终端在使用前须经过严格的安全检测；数据如需迁移或进行临时备份，要采用安全系数高的专用U盘、移动硬盘等；数字化工作完成后，存储在移动硬盘、U盘等暂存介质上的数据必须在工作小组的现场监督下格式化。

3 做好数据挂接及检测工作

第一，扫描文件以卷为单位进行存储。案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹，卷内目录应对应到相应页数的图像文件。第二，确保目录数据与扫描图像一一对应。通过软件自动检查与人工检查相结合的方式，确保目录数据与数字化成果一一对应；及时增录和修改漏输和错输的数据，直至所有目录信息全部正确；最终确保数字化成果在档案管理系统中能够显示和被有效检索。第三，核对卷内目录对应的图像文件数量、案卷目录数量对应的文件夹数量。务必确保扫描图像与案卷目录、卷内目录完全挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

4 重视数字化成果的验收工作

一是图像扫描和目录数据质检。档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误，图像数据全部退回重检；其他数据抽检合格率要求达到95%以上（含95%），如在95%以下，提交验收的实体和数据全部发回外包公司全面自检，直至达到验收要求。

二是档案数据挂接验收。要求档号、总流水号数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为不合格，应退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上（含99%），如在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

三是档案实体验收。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均视为差错，要求重新处理。