关于政府人事档案收集归档工作的开展分析

（长春市北湖科技开发区管委会，吉林 长春 130000）

前言：对处于转型关键期的各部门而言，要想使工作价值得到实现，关键是对人力资源进行管理，此项工作所强调重点便是档案管理，在日常工作中，有关人员应将重心放在及时、系统收集材料，促使管理制度向着更加科学的方向前进上，本文所研究内容的意义，自然不言而喻。

一、政府人事档案的收集归档情况

（一）现行制度有漏洞存在

研究表明，针对人事档案所制定制度，仍旧有较为明显的漏洞存在，具体表现为：有关人员未投入足够精力，用来对现行制度进行优化，导致后续工作的开展，缺少能够参考并遵循的规章和原则，工作质量自然会受到影响。由此可见，要想提高工作效率，关键是优化现有制度。

（二）尚未对此项工作引起重视

档案所特有属性决定对其进行收集、归档或其他工作，均需要花费一定时间才能初见成效，正是因为如此才导致此项工作始终难以引起有关部门的重视，无论是设备更新，还是人员培养，所投入精力均十分有限，由此而引发的问题，主要表现为管理人员知识、能力无法达到预期，后续工作自然难以取得应有成效。

（三）人员能力参差不齐

由上文分析可知，有关部门尚未给予此项工作足够的重视，所制定薪资标准及其他条件，对人员吸引力有限，这便是导致人员频繁更换的主要原因，若从事此项工作的人员，缺少应有的专业性、责任感，无论是收集、归档还是管理档案，均会出现较为严重的问题[1]。

（四）操作不具备应有规范性

部分档案存在缺失材料的问题，正常情况下，人事档案由学历、考核表、职称等资料组成，但是，部分人员更倾向于由自己对材料进行保管，这样做的出发点是保证材料安全，却导致了材料缺失的问题，这便是操作不具备规范性的直接体现。

二、收集归档人事档案的有效策略

（一）建设工作制度

政府人事档案所展现出特点以复杂性为主，很长一段时间内，用来对其进行收集的方法均为被动收集，所取得效果和预期存在较大差距。事实证明，要想使所开展工作取得应有成效，关键是建设行之有效的制度，由此可见，要想使收集、归档人事档案的工作，发挥出应有价值，建设制度是前提，只有将制度所特有指导性、权威性进行发挥，才能使相关工作所具备法制化、正规化水平得到显著提高。

一方面，管理人员应以现行制度为依据，完成收集和归档相关材料的工作，而可供参考的制度，主要有保密制度、收集制度、借阅制度等。

另一方面，对登记、传递人事档案的工作引起重视，在传递材料时，参与传递的人员应以现行制度为依据，详细、准确地登记相关材料，待严密封包后，方可向有关部门或单位进行传递，由接收档案的部门或单位，对档案内容进行核对，再将盖章后回执单向原部门进行邮寄，这样做可使出现问题的概率降到最低。

（二）给予工作足够的重视

本文所研究政府人事档案较其他档案相比，所涉及单位、部门数量更多，因此，负责管理档案的部门，应对此项工作引起重视，通过联系其他部门共同展开工作的方式，保证所取得成效达到预期。对政府人事档案进行收集与归档，强调以现有原则为依据，收集、整理人事材料，使档案管理所具备实效性得到凸显。若以流程为切入点，本文所讨论收集、归档工作，可被视为保证后续工作顺利开展的基础，因此，有关部门应对人事档案的收集、归档及相关工作引起重视，给予管理人员足够的尊重，通过制定并落实奖惩机制的方式，对其积极性进行激发，为工作效率的提高奠定基础。

（三）定期组织人员培训

近几年，各地区均出现了人口频繁流动和变更的情况，收集、归档档案的工作，所面临问题不断增加。若有关部门仍以传统观念为指导，而未对此项工作所强调的全面性、动态性与真实性引起重视，不仅无法保证档案管理效率，还会带来不必要的问题。研究表明，政府对人员素质所提出要求较其他企业更高，负责对档案进行管理的人员，所面临挑战也较过去更加严格。有关部门应对人员培训工作引起重视，通过定期组织培训的方式，为管理人员提供接收新知识、新方法的平台，使其能力得到显著提高[2]。事实证明，要想达到上述目标，研讨会、培训班都是可供选择的培训形式，有关部门可将人员诉求作为主要参考，选择或开辟新形式，使培训活动具备应有价值。

（四）提高工作规范水平

首先，建立对人事档案进行收集的系统，以档案形成所表现出的特点为依据，通过定向、定时收集的方式，为归档效率提供保障。认真辨别所收集档案，保证档案满足对人员全貌进行准确、真实反映的要求。其次，加大归档力度，以层次清楚和分类精准为原则，鉴别所收集档案，有选择性地剔除部分材料，保证所保留材料均有无法被替代的价值，若在清查过程中，发现有缺少材料的情况存在，工作人员应及时对所缺少部分进行索要，避免带来更严重的影响。最后，在对档案目录进行登记时，应将计算机作为主要辅助工具，保证规格统一、美观大方。除此之外，对档案进行审核也是需要引起重视的部分，审核重点应是档案是否完善，对缺少部分进行补齐，保证归档档案拥有完整、齐全的内容。

结论：通过上文的叙述能够看出，档案管理是推动各单位、部门发展的主要力量，这就要求有关部门对收集、归档各类档案的工作引起重视，以完善管理制度为基础，从信息化、标准化及制度化等角度出发，对人员素质与能力进行强化，这样做可使此项工作发挥出应有的价值。