办公自动化对事业单位档案管理的影响

文/ 吴曼

事业单位在我国经济建设过程中扮演着重要的角色，对推动我国的社会主义发展具有十分深远的影响。事业单位的档案管理是其工作实践的重要组成部分，但是我国事业单位的档案管理工作仍然有许多现实存在的问题，这在很大程度上制约了事业单位的不断发展。因此，相关部门要对事业单位的档案管理工作给予足够的重视，不断提高其办公自动化水平，有效提高事业单位档案管理效率，从而为我国的经济发展奠定夯实的基础。

一、事业单位档案管理的特点

事业单位档案管理特点主要包括以下几个方面：其一，真实性。事业单位的档案管理是其重大项目决策的信息基础，因而事业单位对档案的真实性和有效性均有较高层次的要求。针对这种情况，档案管理部门应不断加强自动化办公水平，进一步减少人为失误对档案真实性造成的影响。其二，动态性。事业单位的档案管理工作的类别相对较多，记载着事业单位内部的诸多信息，但是随着人员的流动以及项目的不断深入，其档案管理一直处于不断变化之中，因而事业单位的档案管理具有较强的动态性，这也是当前事业单位档案管理效果不佳的影响因素之一。其三，机密性。事业单位的档案管理关乎一个国家的整体发展，其信息的泄露会造成巨大的经济损失，因而在其档案管理的工作实践中，管理人员要对档案的安全问题给予足够的重视，并合理引入国内外先进的档案管理技术和软件，有效减少黑客和病毒对档案信息的入侵，为我国事业单位档案信息的安全性提供良好的保障[1]。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识不强

档案管理对事业单位的正常运行有着非常重要的影响，可有效保护事业单位内部的信息安全。但是，由于档案管理工作不能带来明显的经济效益，因而其管理工作还未能引起相关部门的足够重视，人们的档案管理意识还有待进一步的提高。事业单位档案管理意识不强，是导致档案管理效果不佳的重要原因，这在很大程度上影响了档案的真实性和安全性，阻碍了我国事业单位的进一步发展。

（二）管理模式落后

受各种因素的影响，我国事业单位的管理模式还停留在传统阶段，其自动化发展水平相对较低，这在很大程度上影响了我国事业单位档案管理的质量和效率。随着信息技术的不断发展，传统的档案管理模式已经无法满足事业单位的实际需求，因而事业单位必须结合其档案管理的实际情况，引入先进的软件技术，有效提高其档案管理的自动化水平。

（三）管理人员专业水平较低

档案管理是一项专业性较强的学科，对工作人员的专业水平和综合能力均有较高层次的要求。但是，在我国事业单位档案管理的工作实践中，档案管理人员的专业知识储备还有待进一步的提高，其专业化水平相对较低，加之相关部门对事业单位档案管理工作的忽略，进一步增加了专业人才的流失率，这对我国事业单位的档案管理产生了非常不利的影响。

三、办公自动化对事业单位档案管理的影响

（一）有效提高档案管理效率

信息技术的不断发展，使得事业单位工作实践中所产生的信息和数据大幅度增长，这给当前事业单位档案管理工作造成了巨大的负担。而办公自动化的不断发展，可有效提高档案管理的工作效率，对保障档案信息的安全性和准确性大有裨益。除此之外，事业单位档案管理的自动化发展，也为信息数据的共建共享提供了良好的发展条件，这种档案管理模式有效减少了不同单位之间的重复工作，进一步减轻了档案管理人员的日常工作量，将其从繁琐的档案管理中解脱出来，有效提高了事业单位的档案管理效率。与此同时，事业单位档案管理的自动化办公，还可有效降低信息和数据录入的出错概率，对提高档案的真实性和有效性均有十分深远的影响。

（二）合理优化档案管理流程

办公自动化系统的建立健全，使得信息和数据的流通更加快捷方便，对优化事业单位档案管理流程具有十分重要的影响。除此之外，办公自动化模式下的档案管理，其信息的快速共享可有效缩短各级的审批时间，同时也能有效加强各个部门之间的沟通交流，其各种报表的生成速度也更为迅速，有效减少事业单位人力资源的投入[2]。

（三）实现事业单位档案的标准化管理

事业单位档案管理的类别相对较多，其工作内容较为繁杂，这在很大程度上影响了档案管理的整体水平。而办公自动化的发展，则可以有效解决这一问题，使得事业单位档案管理工作不断走向标准化的发展道路。办公自动化模式下的档案管理，其信息的查询以及数据的提取更为快捷方便，可有效提高事业单位的工作效率，为事业单位档案管理水平的不断提高奠定了夯实的基础。

四、档案管理办公自动化的实施策略

（一）建立高质量的自动化系统

目前，我国事业单位档案管理的软件和程序较为繁琐，其档案利用率还有待进一步的提高。因此相关部门必须以事业单位档案管理的工作实践为基础，建立高质量的自动化系统，不断优化其档案管理的流程，从而为档案的有效利用奠定夯实的基础。在自动化系统的建设过程中，相关部门要根据自身的工作实践，合理引入先进的软件技术，保证系统信息的综合性和统一性，从而不断提高事业单位档案信息的应用水平。除此之外，该系统必须具备良好的档案管理能力，能够自主处理信息文件的归档工作，并具备良好的查询以及跟踪等功能，从而实现档案的一体化管理，为我国档案管理事业的不断发展提供强有力的保障[3]。

（二）全面落实数据库的建设工作

强大的数据库是实现事业单位档案管理自动化发展的基础，也是其档案管理的核心所在。因此相关部门在实现办事自动化的发展过程中，必须结合事业单位档案管理的实际情况，建立强大的数据库系统，为事业单位档案管理的自动化发展提供良好的保障。数据库的建设工作是一个漫长的过程，它通过网络系统来实现各个单位的档案统一化管理，对信息技术以及工作人员的专业水平都有着较高层次的要求。与此同时，在数据库的建设过程中，工作人员也要对数据库的安全问题给予足够的重视，进一步降低病毒入侵以及信息盗用的风险，有效防止档案信息泄露的现象发生，有效提高我国事业单位档案管理的安全性。

（三）加强办公自动化管理工作

为了进一步提高事业单位档案管理的办公自动化，相关单位应不断加强办公自动化的管理工作，切实提高事业单位档案管理效率，为事业单位的进一步发展奠定夯实的基础。办公自动化的管理工作主要是指各基层事业单位档案自动化系统的统一化管理，实现档案的分类、整理以及编目，将档案信息分别储存于档案部门相应主服务器的存储空间内，并及时做好档案信息的备份工作，同时档案部门还应建立良好的查询功能，为用户设置快速便捷的信息查询通道，从而有效提高档案的利用率[4]。为了全面落实事业单位档案管理的自动化发展，相关部门还应建立完善的档案管理制度。在该管理制度的建立过程中，工作人员要对档案管理的工作职责、工作目标以及工作范围等有一个较为清晰的了解，从而科学合理的部署档案管理相关工作，将工作内容进一步细化并分配到每一个人的身上，使管理人员能够明确自身的职责范围，从而不断提高自身的工作效率。

（四）提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业水平以及综合素质是影响档案管理水平的关键因素，因而相关部门应该不断加强档案管理人员的培训工作，并建立良好的网络学习平台，从而不断提高工作人员的计算机处理和档案管理水平，为事业单位档案管理的不断发展提供强有力的保障。除此之外，相关部门还应根据事业单位档案管理的实际情况，合理调整其薪资结构和福利待遇，有效吸引优秀人才的加入，为事业单位的档案管理工作灌注新的生机和活力。与此同时，相关部门还应建立完善的奖罚机制，从而使档案管理人员树立良好的竞争意识，进一步提高调动管理人员的工作积极性，并为其它员工树立一个学习的榜样。

五、结语

目前，我国事业单位档案管理模式较为落后，其管理程序较为繁琐，这是导致其档案管理水平不佳的重要因素。在信息技术不断发展的当代社会，办公自动化逐渐走进了人们的日常工作，极大地提高人们的工作效率和工作质量。因而事业单位的档案管理部门应建立高质量的自动化系统，全面落实数据库的建设工作，加强办公自动化管理工作，提高档案管理人员的专业素质，从而为我国事业单位档案管理自动化的不断发展提供强有力的保障。