供给侧视角：档案供给与利用服务探讨

张家英 易五舟

摘 要 从供给侧视角出发，系统剖析档案利用和供给现状，在分析原因和困境的基础上，阐明供给侧改革在档案事业发展中的地位，进而提出档案利用供给侧改革的路径选择。

关键词 档案 利用 服务 供给侧

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2019-07-23

★作者简介：张家英，华南农业大学档案馆，研究馆员，硕士，研究方向为档案管理;易五舟，华南农业大学动物科学院学生。

Abstract From the perspective of supply side， this paper systematically analyzes the current situation of the utilization and supply of archives. On the basis of analyzing the reasons and difficulties， it clarifies the position of supply-side reform in the development of archives， and then puts forward the path choice of supply-side reform of archives utilization.

Keyword archives; utilization; service; supply-side

新中国成立后相当长一段时间内，我国档案多处于保密、封存状态，基本功能是社会记忆和知识存储。改革开放以来，档案事业紧跟时代步伐，在利用服务方面取得了较大突破。但是我国社会进入新时代后，面临新的形势和任务，档案与人们的生活联系越来越紧密，档案事业与人们对美好生活向往的需求相比，与人们日益增长的档案利用需求相比，无论是服务内容、服务效率，还是服务广度和深度，都有不少差距。如何在新的历史起点上，进一步推动档案事业的发展，是需要认真思考的问题。习近平总书记供给侧结构改革理论虽然主要着眼于我国经济改革和发展，但是其理念和方法为我们解决当前档案供给与利用服务之间的不平衡提供了崭新的视野。

一、档案利用服务与供给侧结构性改革的涵义

国家档案局在《档案工作基本术语》中将档案利用定义为利用者以查阅、复制、摘抄等方式使用档案的活动，侧重于档案客体（主要指档案利用者）的主动性。档案服务是档案馆以自身馆藏資源为基础，以满足社会需求为目标，主动通过有效的方式和途径为查档者提供档案信息服务，侧重于档案主体（主要指档案馆和档案工作者）的主动性。档案利用与服务实质上是一个硬币的两个面，一次完整的档案利用服务实践是通过档案馆提供的服务使利用者得以利用档案，包括服务理念、内容、 质量、效率、手段等，也就是关于利用方面的服务。

供给侧结构性改革是习近平总书记2015年11月10日在中央财经领导小组第十一次会议上的讲话中首次提出的。他指出：“在适度扩大总需求的同时，着力加强供给侧结构性改革，着力提高供给体系质量和效率，增强经济持续增长动力，推动我国社会生产力水平实现整体跃升”。2016年1月18日，在省部级主要领导干部学习贯彻党的十八届五中全会精神专题研讨班上的讲话中，习近平总书记对供给侧结构性改革作了更加系统、完整的论述：“供给侧结构性改革，重点是解放和发展社会生产力，用改革的办法推进结构调整，减少无效和低端供给，扩大有效和中高端供给，增强供给结构对需求变化的适应性和灵活性，提高全要素生产率。”将供给侧结构改革思想借用到档案管理改革与发展中，档案利用供给侧结构性改革，就是推进档案供给结构调整，在档案利用服务方面，减少无效和低端供给，扩大有效和中高端供给，增强档案供给结构对利用需求变化的适应性和灵活性，提高档案各要素的有效供给。

二、档案利用现状分析

改革开放四十余年来，人们生活明显改善，全面建成小康社会的目标即将实现，档案在人们生活中的地位越来越重要，人们对档案的需求不断增多，主要表现在以下几方面。

1.利用人数不断增多。1980年9月，第九届国际档案大会总结了档案利用的三种类型——学术利用、实际利用与普遍利用，同时认为普遍利用是最终趋势，“即档案利用的社会化”。2000年9月召开的第十四届国际档案大会第三次全体会议指出，档案利用的新趋势是休闲利用。两者表述上不完全一样，但其核心就是强调未来档案利用人数将不断增加，利用内容将更加广泛，利用目的将更加多元。而近几年华南农业大学的档案工作实践也印证了这个论断，档案的凭证价值、信息价值和文化价值日益凸显（见表1、2）。从利用目的来看，除了工作参考、存凭留史、资政育人等之外，社会各界借助档案维护自身合法权益也越发普遍，档案的服务功能得到进一步延伸和拓展。从利用对象来看，不仅局限于组织机构、代表人士，也有普通公民，而且市民化趋势增加，利用率正在不断攀升，查档主体呈多元化趋势。

2.利用领域不断拓展。在社会变革与发展的推动下，人们的档案意识不断加强，档案信息需求呈现多元化的趋势（见表2）。档案利用不再局限于政治性、行政性和功利性，也不仅仅是编史修志的工具，而是渗透到社会的各个领域，政治、经济、历史、文化、技术乃至人们的日常生活。有的是为了信息认证，有的是权利主张以解决各类纠纷，有的纯粹是休闲娱乐，抑或是兴趣爱好或知识积累，甚至是满足猎奇心理去查阅档案、浏览档案信息等等。总之，利用领域不断拓展，利用范围不断扩大，呈现客观性、立体性、层次性与多元性的特征。

3.利用手段不断更新。伴随着大数据、云存储、互联网、移动终端、人工智能等的不断发展，档案利用者的公共性在虚拟世界得到空前扩展，从馆查用户向网络用户辐射，也就是说档案服务对象除了来实体馆查阅的本单位、本地、本国利用者之外，将以互联网+的形式扩展到实体馆之外，利用者可以在全球任何一个地方利用档案。利用方式从实体查阅逐步向在线查阅和离线查阅转移。网络技术改变人们生活方式的同时，也正在深刻地影响人们档案活动的行为方式，改变和重塑人们利用档案的习惯，查询、获取、共享、利用档案信息往往借助于电脑、手机等工具，呈现出移动化形式和泛在化趋势，随时随地，动动手指就能查询和利用到自己想要的信息，这是人们对美好生活向往的重要内容，是对档案工作的美好期盼，也将极大推动档案工作新的发展。

三、档案供给问题分析

档案供给就是档案收藏、编研、开发、利用、服务是否适应社会的需要，能否及时有效提供相关信息及服务，目前存在的主要问题有三个方面。

1.供給理念落后、僵化。改革开放前，我国档案基本不开放，档案利用集中在党政工作范围内，偏重为政治服务、为行政机关服务，服务面狭窄，服务内容有限。在整个利用过程中，档案工作者处于一种防和守的被动地位，担心泄密，害怕丢失，因此尽可能限制利用，是一种“守株待兔”的等候式管理。随着整个社会的改革和档案资源体系、利用体系以及安全体系的重新构建，档案工作者服务理念也在转变和重建，为经济社会的各项建设作出了应有的贡献。但与广大人民群众日益增长的档案利用需求相比，档案管理和服务尚不充分、不平衡、不协调。你送我收、你查我供的被动管理观念没有根本改变，收藏、管理核心意识僵化、落后，用收藏员、保密员、保管员的标准要求档案工作者仍是常态。

2.供给内容单一、狭窄。在传统档案工作模式下，档案馆通常是把党政机关作为基本服务对象，馆藏结构单一，存在重官档轻民档、重官用轻民用、重物轻人、重事轻人的现象，偏重行政管理信息，而对民生档案信息关注不够，且以提供原始信息为主要服务内容。随着社会档案意识觉醒以及档案在人们生活中所表现出的重要性和不可替代性，档案用户已不满足于利用原始件，而是希望档案馆对原始档案信息进行整合、提炼、重组，提供有深度、有广度、兼具多样化的信息，也就是说利用者不仅需要档案自然产品，还需要具有综合性、整合性、知识性、思想性的档案编研产品，或者在忠于原貌基础上的档案人文产品，并能主动推送给用户。

3.供给手段烦琐、低端。目前，大多档案馆仍以来馆查阅、借阅、复印或打印后加盖公章的服务形式为主。利用者需亲自上门，往往手续烦琐、路程艰辛，还要受开放时间、场地、设备等的制约，档案原件磨损严重，甚至档案借出后人为损坏、丢失现象时有发生，给党和国家或者个人造成不必要的损失。通过网络实现线上查询、异地查档、跨馆出证的服务刚刚起步，进展缓慢，为利用者节省时间又能提供精准的“一站式”服务平台仍然需要加快推进服务手段、服务方式的改革和重建。

四、档案利用服务的供给侧改革途径

加强档案供给侧结构性改革就是具体落实创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，着力提升档案供给的质量和效率，增强档案服务社会、服务民生的能力。

1.以满足需求为目的，更新供给理念，激活档案部门的服务功能。

（1）树立大服务意识。档案工作承担着为党管档、为国守史、为民服务的职责，不仅具有政治属性，还具有文化和公共属性。档案利用是档案工作的落脚点，档案服务是档案工作的立身之本，档案价值高低、档案馆地位高低归根结底取决于档案利用率。21世纪以来，档案工作由“国家模式”向“社会模式”发展，其服务对象也随之由国家向公众转变。因此，要在大服务意识的引领下，立足资源优势和专业优势，认真领会习近平总书记“让历史说话，用史实发言”的内涵，合理地将“死档案”变成“活信息”。一是服务对象要进一步扩大，不仅要为党政机关、团体、国有企业、事业单位的改革和发展服务，还要为民营企业、各种经济与社会组织以及家庭和个人服务;不仅要为领导决策服务，还要为普通公民维护权益服务;不仅要为政治服务，还要为保障和改善民生服务。二是服务内容要进一步扩大，包括档案信息、服务时间、利用程序、服务技术及配套服务，如为盲人利用者提供盲人键盘，为视力障碍者提供老花镜、放大镜等服务设施。三是服务手段要进一步提升，将网络技术、云计算等运用于档案利用服务中，实现线上、线下利用同步，PC端、移动端并举，实现多元化可移动服务。

（2）树立主动服务意识。档案普遍利用实质上就是强调档案馆在档案利用过程中提供档案服务的主动性甚至主导性，也就是说档案部门只有树立主动服务、超前服务、系统服务、科学服务意识，才能充分履行档案工作职能。因而档案部门要用各种方式宣传档案、普及档案，利用档案唱响主旋律，弘扬正能量，补齐档案公共服务的短板。例如，由国家档案局和上海市档案局联合主办的《中国共产党人的家风》档案展以不同历史时期32位优秀共产党人感人的家风故事为主线，通过240余件档案资料，突出体现了共产党人在理想信念、宗旨意识、廉洁自律等方面的先进性，诠释中国共产党人的革命信仰与道德风貌。档案展改变了以往档案被动服务形式，主动吸引和满足民众对社会文化的需求和自我情感的诉求，在社会上获得了良好的效果。还可采取走出去、请进来的方式，积极向社会宣传自身职能，推介馆藏资源，将档案刻成光盘或汇编成册，送到学校、社区、企业、农村，送到各种公共场所，把档案服务送到民众身边和手上，引导民众走近档案、认识档案、熟悉档案、了解档案工作、支持档案事业，主动揭开档案“神秘”的面纱，拉近档案与民众间的距离，转变民众对档案工作刻板固化的印象。在服务时间上也可效仿图书馆、博物馆，实行全年无休制，最大时间范围内满足利用需求，提升档案馆的知名度和美誉度。

2.以开发需求为引领，完善供给资源，释放档案部门的服务潜能。

（1）优化馆藏结构，丰富供给信息。丰富、优质的档案信息资源是档案馆提供优质服务的保障，馆藏建设力求反映社会生活方方面面，确保各种门类和载体的档案应收尽收、完整齐全，满足利用者因不同职业、不同爱好等产生的不同需求，形成良性供给结构。一是实体档案的收集整理。对于在接收范围内的档案资料，属于国家记忆层面的，应督促保管资料的单位或个人按照法律法规无偿移交。对于散失在社会上具有典型性、代表性、稀缺性的重要档案和特色档案，采取征集、复制、交换、捐赠等切实可行的方式收集建档。当然也不能因求全求多而浪费库房空间去堆积无人问津的材料，只有经过严格鉴定后才能接收进库。二是储备电子档案资源，为线上服务提供强有力支撑。一方面加大对现有电子信息的收集，确保增量档案电子化;另一方面对库藏档案进行扫描，实现存量档案数字化。同时推进跨地区、跨馆数字档案资源大整合，实现档案信息资源大共享。三是扩大档案开放的广度，理顺利用与保密、隐私权与知情权、利用权与著作权等关系，及时解密和公开相关档案信息，确保有足够的供给资源提供利用。

（2）开发档案资源，挖掘服务深度。档案中蕴含着丰富的信息，属于原生态的，若不及时开发、利用、盘活，只能成为蒙尘废物。编研开发档案资源，不仅能激活档案的隐性、潜在价值，使档案服务更具持久性和生命力，还能主动创造需求，从供给侧发力，找准社会供给市场上的定位，实现由低水平向高水平供需平衡跃升。也就是推进供给结构调整，减少无效或低端供给，扩大有效和中高端供给，增强供给结构对需求变化的适应性和灵活性，提高档案全要素活力。一方面，紧扣民生前沿和时政热点，深入分析利用规律，有效把握利用需求，找准历史档案和现实需求的结合点，在系统开发、深度开发、精准开发上下功夫，通过构建社会记忆、机构记忆、个人记忆，实现档案文化的展示与传承，推出更多中高端档案信息产品，体现档案的博大精深，推送针对性强的档案文化精品，提高服务的精准度。另一方面，编研产品的发行也要先行融入，主动适应信息时代下的用户利用习惯，以纸质版、电子版等多载体形式呈现，满足网络文化市场需要，提高档案信息资源的易获取性，体现以人为本、用户至上的情怀，使档案服务深化、增值。

3.以匹配需求为导向，变革供给手段，彰显档案部门的服务技能。

（1）构筑智慧档案服务利用平台。“互联网+”时代，档案馆应依托云技术、大数据、物联网等技术和信息化手段来规划和完善利用体系，构建智慧档案利用服务平台，使档案利用工作与互联网深度融合，成为公众及时、准确、广泛地利用档案信息的重要窗口，实现档案资源的可发现、可获取、可再用、可重用、可共用。网络利用服务平台是连接档案与社会的桥梁，能够让信息多跑路、利用者少跑腿，可供多人同时查看、浏览、利用，且相互间不受干扰。既保护原件，合理规避档案保护与利用之间的矛盾，又尊重用户习惯;既为档案利用者节省时间，免去舟车劳顿，又能提高服务效率;更能激活用户自我服务意识，唤醒用户的参与意识，对提高档案馆知名度、增强社会档案意识大有裨益。

（2）全面实现档案利用服务转型升级。充分运用大数据思维，应用新技术做好平台建设，变定时定点利用为即时多点利用，变只在工作日、现场查阅为网上实时查询，有效实现大数据、大服务、大统一、大协作，真正实现“一站式”“移动式”服务，全面实现档案利用服务转型升级。平台架构、版面布局、检索功能等性能的设计应注重易用性、简洁性、交互性、关怀性。要完善三项功能，一是周密的信息发布功能，促进档案信息有效供给。在保证档案利用安全的同时，上传和推送各类信息供利用者知悉，包括各类规章制度、馆藏门类和数量、查档范围、查档程序、查档所要提供的材料以及办理所需的时限、服务电话等，实行一次性告知，为查档提供有效指引，避免“以为有而库藏却没有”的信息不对称。二是完备的检索功能，包括目录检索系统、全文检索系统、远程检索系统等，对现实利用者实现精准推荐和推送，对潜在利用者进行有效宣传，促进档案利用观和消费方式变革，实现网上信息服务智能化、个性化、精品化、精准化，提升线上服务质量。三是完美的咨询功能，包括为利用者答疑解惑、预约查档、引导查档，主动征求利用者对服务内容、服务环境、利用设备等的评价和建议，对服務效果进行评估，疏通档案信息需求表达渠道，形成供给——需求良性循环，防止档案服务供给与利用需求的错位和失衡。

按照我国档案工作规划，“十三五”时期我国档案工作要以提升服务能力为主线，向社会提供更多、更全、更优的档案信息和档案文化产品。完成这项任务有多种思路和途径，从供给侧结构改革入手和发力，以需求为导向，以优质和高效为目标，储备和开发更多、更优的档案资源，引导人们的档案利用，同时构建完整的利用服务体系，这也是一条可供选择的路径。

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