大数据信息技术在档案管理中的运用

刘娟

（阆中市人才流动中心, 四川 南充 637400）

一、大数据背景下档案数据的特点

首先，大数据时代档案数据时间跨度大。大数据时代档案数据产生的节点并非是来自大数据技术应用所产生的档案数据，追溯其整个产生过程应当还包括之前档案电子化、电子文件时代所产生的档案数据。大数据在我国兴起的时间并不长，我们正经历一个从档案数字化到档案数据化的逐步转变过程。从档案的数字化到档案的保存，从电子档案的保存到对更深层次的档案数据增值问题的关注，这是一个漫长而循序渐进的过程，其中涉及的大量数字资源都应当纳入大数据时代档案数据管理的范畴。因此，大数据时代的档案数据应当是传统档案数据和新时期实时产生的档案数据的集合。

其次，大数据时代档案数据的范围广。一方面，大数据时代的档案数据来源传统的电子档案，还包括了社交媒体文件、超大规模数据库、3D图形等形式各异的渠道；另一方面，档案数据除了包含档案内容、结构和背景数据之外，还包括档案部门在档案业务活动中产生的数据，以及那些具有长久保存价值但还没有纳人档案部门保管的数据，如政府开放数据、网站数据、智慧档案馆的运维数据、利用物联网技术对档案馆人和物全面感知的数据，即档案馆的建筑环境、设备资产、档案资源以及用户等主要构成因素的关键数据等。

最后，大数据时代的档案数据更加多元化。一方面，大数据时代档案数据的形式更加多元。档案本身具有历史的凭证性和记忆性，其属性以传统意义来看应该是属于滞后的。但在大数据时代，档案数据更加突出了数据的实时性特点，档案学界也开始更加关注这些实时数据的保存以便发挥更好的社会效用。因此，大数据时代档案数据的形式不再拘泥于档案文件本身，可以是一个复杂的数据库，也可以是一条简单的微信推送。另一方面，档案数据的内涵在大数据时代得到了进一步的拓展，档案数据超越不仅仅只是指代档案信息。大数据时代的档案数据内涵不局限于档案的内容，还关注以数据包为单位的多元数据。因此，大数据时代档案数据是一个总称。

二、大数据信息技术在档案管理中的运用要点

（一）做好电子文件方面的管理工作

随着计算机网络在档案工作中的广泛应用，高校将很多公文传输到网络上，在一定程度上增加了电子文件的数量。通过相关实践分析可知，对电子文件进行科学、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使档案信息的价值充分展现。因此，管理人员要重视档案文件的管理，做好以下工作：第一，构建与电子文件管理维护有关的技术部门，确保电子文件管理流程的科学化，使电子文件管理的各个环节有效衔接，确保整个流程的科学性、安全性，从而使电子文件的管理能力逐步增强。第二，提高管理人员的电子文件处理能力。对电子文件进行管理时，管理人员需要做好与电子档案有关的处理工作，比如设置电子档案的文件格式、接收电子档案、保存电子档案等。第三，处理好电子文件的保存问题。电子文件形成时是否可以长期保存并未得到有关人员的验证。因此，管理人员需要注意电子文件的保存问题，如果电子文件需要长期保存，可以定期复制，避免档案信息丢失。

（二）加强信息安全化管理

档案数字化建设需要重视安全问题，只有确保档案信息的安全，才能使档案信息的作用充分发挥。在使用档案信息的过程中，管理人员需要对档案信息的使用进行控制，做好档案信息的安全保密工作是不容忽视的。对档案信息进行管理时，可以利用制度管理以及技术管理两方面的措施，逐步推进档案信息的保密处理工作。在档案数字化建设过程中，管理人员需要管理机制，可以引用自动控制技术，实现部分高深技术信息的自动化控制。

（三）完善管理体系

各个行业在实际开展档案管理工作的过程中，必须要具备完善的管理体系，才能够保证充分发挥其自身的作用和价值看，并提高执行工作的力度，但在对相关数据和档案整理的过程中，必须要对表现优秀的工作人员进行鼓励，而对于一些不重视档案工作的单位来说，需要对其进行惩罚。另外，在实际开展信息化建设工作的过程中，还需要提高对网络建设工作的重视程度，并积极坚持先进化的发展理念和原则，还需要运用先进化的技术，保证档案管理工作顺利开展。

（四）构建网络档案

网络档案的建立对于档案管理效率的提高有着重要作用。第一，创建档案网站，将部分档案资源放置到网站当中，教职工或者学生在需要档案信息时，可以进入档案网站进行查询，这样可以大大提高档案服务的效率。同时，可通过网络宣传，促使档案信息的利用率逐步提高。第二，购买相应的硬件设备。档案信息化建设的推进，离不开硬件设备的支持。购买硬件设备，可以使网络档案信息的交换安全得到保障，并且可以实现网络档案信息的共享。通过以上分析可知，网络档案的构建也是信息化建设中的一部分，该项工作的有效开展，可使档案管理脱离传统的管理模式，逐渐适应现阶段的档案管理需求。此外，教师在备课之前，可以直接在网络档案中搜索相关的教学内容，从而使教学内容变得更加丰富；学生在学习过程中，如果存在疑问，可以通过网络档案搜索相应的文献资料来解决疑惑。因此，网络档案的构建，不仅可以推动档案信息化建设工作的进一步开展，而且能便利教师的教学以及学生的学习。

结束语

大数据时代，新技术的引入能对档案数据进行更好的管理，但对其适用性与功能性的研究还有待进一步的深化；相关管理人员应当意识到档案部门的重要性，并给予大力支持，为我国档案管理事业做出贡献。