浅谈如何推行中学档案工作的规范化标准化

赵超旭

山西省太原市第四十九中学校，山西 太原 030024

如今社会持续进步，现代化管理需求也在不断提升，中学档案工作属于学校的基础工作，能够有效地衡量学校的教育质量以及管理水平，能够掌握学校全面建设的实际情况。在这个时期，对于学校来说，需要正确管理学校档案工作，充分显示出学校档案资源的作用，确保可以提供更加良好的教学工作任务。其中学校的档案工作人员，主要就是给教师和学生服务，因此需要得到学校的高度重视。

一、公文的制发属于提升档案工作标准化和规范化的基础

大部分档案的前身就是公文，在制发公文的时候需要高度重视公文的质量，由于公文的质量和档案的质量有着紧密的联系，会直接影响到档案工作的规范化和标准化。在制发公文的过程中，需要掌握规范化和标准化的问题，在建立档案之后档案质量可以显著提升，如此能够给档案工作的规范化和标准化管理提供保障。第一点对于公文纸张有着较高的要求，规格需要做到规范和统一，排版的方法需要实现横写横排，在左侧进行装订。

第二点对于公文的内容，需要确保公文履行签发手续，符合审批的权限，设置合理的公文标题，正确选择主送单位以及抄送单位。第三点掌握公文文字和书写的需求，文字要做到清晰明确。所有书写工具需要实现长久牢固，在书写内容的过程中不可以选择使用铅笔和油笔，这些笔比较容易产生褪色的情况，如此就需要借助钢笔来进行书写，但是不可以使用纯蓝墨水，保障字迹的长久和有效，如此也能够更好地进行保存和使用。第四点掌握文种需求，行文的文种需要满足需求，书写格式需要做到规范，只有文种的规范，满足需求，才可以实现档案工作的标准化和规范化。

二、以学校为基础的立卷归档措施属于落实档案工作规范化和标准化的重要内容

在进行档案工作的时候，需要避免产生公文相似或者是重复的情况，在立卷的时候组卷的无序化会直接影响到档案工作的规范化和标准化。之所以实现档案工作的标准化和规范化，就是想要充分使用档案的价值，保障案卷的完整，这样可以在以后更好地进行使用。只有以学校为基础的立卷归档措施才能够更好地实现这个目标。其中这种立卷归档措施，属于长阶段文书立卷归档工作时期总结的相关原则，这样档案工作也能够更加规范，更加标准，这些原则属于档案工作的主要原则。

对于档案工作人员来说，需要正确应对存在的各种问题：第一点需要保障文件立卷归档的实效性需求，在现阶段文件完成任务之后，才可以开展立卷归档工作，如针对没有落实完毕的文件任务不可以开展立卷归档工作，要是出现违规的情况就会使得档案管理产生混乱的问题。第二点需要严格甄别归档文件，掌握立卷归档的重点内容，其中在以学校为基础的立卷方法指导下掌握立卷归档的重点内容，而且需要正确分类文件以及资料，掌握文件的重点内容。同时对于文件的内容和作用存在相似的情况，需要及时地进行甄别，选择出重点内容来保存。防止方案归档出现重复的情况，如此档案检索以及使用可以发挥更加显著的作用。

在落实以学校为主的立卷归档措施，需要保障档案的完整性。在归档文件的过程中需要掌握重点内容，明确主次，防止立卷归档工作出现不必要的文件。而且需要防止产生归档文件产生流失的情况，在整理文件以及分类文件的过程中，需要把那些存在联系的文件进行单独保存，如此相同问题的文件能够更加完整，而且可以显示出这个问题的处理内容和实际情况。这种归档措施可以充分地显示出档案使用的价值，等到立卷归档之后存放的档案不仅完整，而且不会存在重复的情况，如此也能够提升档案管理的规范化和标准化。

三、提升档案工作人员素质，改善培训工作

中学档案工作是比较艰苦的，而且整体的工作难度较大，尤其是电子文件的归档会显著增加工作量，电子文件归档需要使用计算机来实现编目归档，不过对于那些操作相对落后的立卷人而言，很难正确地进行操作，如此比较容易产生消极的态度。中学档案工作的规范化以及标准化离不开学校档案干部，对于这些人员来说需要较高的思想政治素质，掌握充足的专业知识以及管理学知识，使其学习能力以及工作能力可以满足时代的发展需求。如今时代持续进步，相关的知识更新速度也在不断增快，学校档案干部素质的培训以及提升属于档案工作任务的主要内容，可以显著提升档案工作的规范化以及标准化，如此档案管理工作也可以变得更加现代化。

四、设置中学档案制度属于档案工作规范化和标准化的主要保障

在进行中学档案日常管理工作的时候，档案工作不够统一，各个部门的想法存在一定的差异，很难实现标准化和规范化。档案的使用需要在要求和权限方面相对模糊，要是没有规矩，就很难落实相关的任务；要是不具备完善的档案管理制度，就会影响到档案工作标准化和规范化的落实。中学档案制度存在较多的内容和细节，这部分制度的设置和落实都需要做到充分，如此学校档案工作才能够变得更加规范、更加标准。学校的立卷归档制度中存在归档需求，可以有效地应对规范化以及标准化问题，而且可以显著提升档案质量。针对案卷需要充分显示出学校教学以及管理的真实性，手续完善才可以更好地进行保存，满足各个部门存在不同的需求。同时需要参考学校以及国家的需要来明确文件的保存价值，而且需要掌握上级文件的保管时间，卷内文件的排列需要做到文字材料在前，图样在后，正文在前，文稿在后，然后按照合理的顺序来机械的打印，设置合理的页码，确保页号处于正确的状态。不仅如此，需要掌握备考表的需求，案卷题名对于案卷装订以及样式都有着相对具体的规定，在文书文件归档制度中排版内容和尺寸规格都需要做到统一规范，如此也可以提升档案工作的规范化和标准化。

学校档案可以显示出学校的发展情况，教职人员在进行各种科研活动的时候都会设置档案，这些档案不仅能够展示学校工作的实际内容，而且还可以显示出学术风尚和行政管理的特点，这些内容也属于校园文化建设的重要保障。在进行中学档案工作的过程中，需要正确开发档案，而且需要正确地开展科研工作，这样可以显示出档案工作的规范化和标准化。不仅如此，开发使用蕴涵丰富的教育信息资源的学校档案，可以更好地建设校园文化，能够营造一个良好的学校气氛，只有正确开展方案，开展合理的科研工作，才可以促进学校的发展和进步。

如今学校科研水平持续增强，在进行科学研究工作的时候，科研档案具备相对丰富、价值较高的信息资源，在这个时期，进行学校教学科研工作的时候，可以确保学校保持可持续发展。学校需要确保档案部门增强科研档案工作，设置完善的激励制度，这样不仅可以提升档案干部的个人素质，如此中学档案工作也能够更加规范、更加标准。

五、结束语

中学档案管理工作对于学校来说是比较重要的，可以保障教学工作以及教研改革的顺利落实，如此也能够保障整体的教学质量。在这个时期，中学档案可以显示出学校的自身形象和实际价值观念，这是一种参考和载体。借助各种方法能够显示出学校的教学发展情况，而且可以显示出管理内容的实际情况，属于学校的重要信息资源。通过进行工作实践可以看出，领导意识和干部素质会直接影响到档案工作的顺利落实，如此就需要完善管理制度，正确进行档案开发科研工作，确保可以显示出档案的价值，使得档案工作规范化、标准化管理工作能够顺利地落实。