促进文书档案数字化管理 提高文书档案管理水平

（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区公共资源交易综合服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

由于传统文书档案采用纸质载体形式，在保存、管理和利用方面存在较大的局限性，不仅管理效率不高，而且也无法有效地满足档案利用需求。通过构建文书档案数字化管理模式，借助于计算机和数据库来实现档案信息的收集、归档和存储，可以实现对档案信息的统一管理和利用。因此当前各单位越来越重视文书档案数字化管理工作的开展，并以此来促进文书档案管理水平的提升。

一、文书档案数字化管理的优越性

（一）编辑的灵活性

在针对文书档案数字化管理工作中，档案管理工作各个环节利用计算机来识别数字信息，档案载体发生了较大的变化，可以实现对文书档案信息的快速查询、编辑和应用，进一步提高了文书档案编辑的灵活性，实现对档案信息的高效处理。

（二）检索的便捷性

通过建立档案数字化管理模式，利用先进技术手段和档案管理软件来构建档案检索系统，输入关键词即能够快速查找到所需要的档案信息，实现档案仿睥高效利用。而且文书档案数字化管理的实现，还能够有效的规避传统档案长时间利用后破损的问题。

（三）快捷传递和共享

在数字化管理模式，文书档案可以借助于网络进行快速传输和便捷检索，档案信息的利用不再受时间和空间制约，不同区域、不同行业之间档案信息都能够实现有效共享。档案信息的共享共建也是文书档案管理工作的重要的发展方向。

二、文书档案数字化管理的原则

文书档案数字化管理模式的实现，需要遵循真实性、合法性和安全性等原则。即在文书档案数字化管理工作中，要求要保证档案信息的真实原貌，采用数字图像存贮的方式，在保证档案信息真实性的同时，还实现了存贮空间的节约。而且在档案数字化后，实现了存储的永久性。利用数字化读取软件即可以实现档案信息的查阅和利用，这整个过程中要坚持合法原则，避免引发法律纠纷。文书档案数字化后虽然档案利用收集、管理、保存和利用等工作更具便利性，但同时也带来了新的安全问题。档案信息在生成、传递、识别和应用过程中一旦系统出现问题，则会引发信息安全问题，因此需要采取有效的安全措施，确保档案信息的安全。

三、提升文书档案数字化管理水平的措施

（一）加强转变档案管理理念

在当前各单位实际运营管理工作中，单位领导层需要从思想层面增强对文书档案数字化管理的重视，并在单位内部营造良好的工作环境，促进文书档案数字化管理水平的提高。而且在条件允许情况下，还需要将文书档案数字化管理工作纳入到单位的整体规划中来。并给予文书档案数字化建设工作必要的经费支持，配备完善的软硬件设施，加大人力的投入，进一步促进文书档案数字化管理水平的提升。

（二）完善文书档案数字化管理制度

通过制定完善的文书档案数字化管理制度，为文书档案数字化管理工作提供重要的指导和约束。各单位需要与自身的实际情况相结合，而且在构建数字化管理制度过程中，需要重视现代先进技术在管理工作中的应用，以此来促进文书档案管理水平的提升。另外，还要建立健全岗位培训制度，针对档案管理人员开展数字化管理知识的针对性培训，增强档案管理人员信息化素养，并通过开展专门的岗位训练，使其具备熟练的岗位技能，全面促进文书档案管理工作效率和质量的提升。

（三）建立文书档案信息数据库

在文书档案管理工作中，通过建立档案信息数据库，具体以全文数据库和目录数据库为主，并要求两者之间数据信息要具备较强的兼容性，以此来促进文书档案的高效利用。在实际文书档案数据库建设过程中，各单位不仅要根据具体技术规范，还需要与自身情况相结合，确保文书档案数据库的科学性和合理性。另外，还需要做好数据库的维护和管理工作，及时更新档案信息，为档案信息利用工作打下良好的基础。

（四）构建文书档案数字化管理平台

借助于互联网优势，通过构建文书档案数字化管理平台，不仅可以实现档案信息管理效率的提升，而且能够实现数字化技术的有效应用。在具体工作中通过构建数字化管理网络，进一步提高网络系统的安全性。同时还要不断优化文书档案数字化管理模式，提高管理工作的有效性和实效性。在数字化管理平台建设过程中，技术人员还需要积极与各部门进行沟通，从而实现资源的优化配置，全面促进文书档案信息阅读和使用方式的优化，保证网络信息系统的安全性和可靠性。另外，在推进档案信息共享过程中，宜利用先进技术手段来强化对文书档案信息的远程检测和传播，确保档案信息共享过程中的安全性。

四、结束语

文书档案数字化建设工作是一项长期性和系统性的工作，在具体开展过程中不仅要重视先进技术手段的应用，还需要档案管理人员要重视自身管理理念的更新，构建更为完善的文书档案数字化管理和服务平台，实现文书档案信息资源的高效利用，使文书档案能够更好地服务于单位的建设和发展，为档案利用者提供高效、优质的信息服务。