英国档案工作数字化转型研究及启示

卢芷晴/上海大学图书情报档案系

近年来我国档案工作数字化转型在不断推进，但要完全实现数字化转型还有一段相当长的路要走。因此，档案部门要主动学习国外先进工作经验，加快推进我国档案工作数字化转型进程。英国是最早提出档案工作数字化转型的国家之一[1]，本文通过分析并总结英国档案工作数字化转型的历程和特点，以期立足数字时代下我国档案工作的发展实际，对我国档案工作数字化转型提出有参考性的建议。

1 英国档案工作数字化转型的历程

1.1 重塑：《国家档案馆在线战略》（2008—2010）

2008年，英国国家档案馆深刻意识到数字环境给档案工作所带来的挑战与机遇，认为要应对数字革命带来的冲击，档案馆必须“主动出击”，从根本上重塑档案工作模式。英国国家档案馆及时推出了《国家档案馆在线战略》，阐明未来三年的工作计划与实现策略。该战略明确提出要重新开展档案用户需求调查，通过访谈和分析已收集的相关数据充分了解数字环境下用户的新需求，填补数字时代背景下档案馆对用户新需求认识的空白；要重组档案网站框架，更新档案网站的服务功能，如开发具有一对多交互功能的高质量在线服务工具，满足用户与日俱增的需求；要重新组织档案馆工作内容，明晰数字环境下档案馆的责任与担当，厘清档案馆的权与责并加强与其他部门的合作[2]。

1.2 筑基：《国家档案馆档案数字化计划》（2009—2013）

《国家档案馆在线战略》推行后，档案工作数字化转型的条件得到了极大的改善。之后英国国家档案馆推出了《国家档案馆档案数字化计划》，对数字化档案的内容以及如何实现在线利用进行了详细规划。该计划阐明了国家档案馆的转型目标，指出为应对档案数字化保存的挑战，档案工作者需要不断提升技术水平；根据调查数据，列出了“筑基”阶段将进行数字化的档案内容；根据不同类型档案的利用情况，明确各个数字化项目的时间节点。

1.3 推进：《档案激励计划》（2015—2019）

在总结前两个阶段的经验以及反思当前不足的基础上，英国国家档案馆推出了《档案激励计划》，以进一步推进档案工作数字化转型。该计划提出要以全新的数字服务方式和更优质的线上体验激发公众的利用热情；要发挥好国家档案馆的核心作用，充分调动行业内档案工作数字化转型的积极性，加强各方联系；要提高社会对档案馆重要性与潜力的认识，激发社会机构与档案馆的合作热情；要开展有规模的跨学科培训，激发档案学者的研究热情；要鼓励建设数字档案馆，努力建设世界领先水平的数字档案馆[3]。该计划清晰地指明了该阶段的发展目标与实践方式，鼓励档案馆加强与公众、社会机构、政府的沟通合作。

1.4 强化：《国家档案馆数字战略》（2017—2019）和《国家档案馆数字能力建设战略》（2019—2022）

英国在档案工作数字化转型的强化阶段共提出两个标志性战略，分别是《国家档案馆数字战略》（2017—2019）和《国家档案馆数字能力建设战略》（2019—2022）。英国档案馆首先提出了《国家档案馆数字战略》，指出社交媒体平台的飞速发展给档案归档工作带来了新的挑战，同时也激发了用户的参与度，因此要进一步加强数字档案馆的建设，改变传统实体档案馆的访问形式，通过互联网扩大档案馆的影响力，提升档案工作者的数字素养，并加强与各方的合作，建立合作长效机制[4]。之后英国国家档案馆又推出了《国家档案馆数字能力建设战略》（2019—2022），该战略重点关注档案馆数字参与、数字利用、数字保存、数字技能四个方面内容，并再次强调了档案工作者数字技能和数字素养的重要性[5]。

2 英国档案工作数字化转型的特点

2.1 以清晰的目标规划为引导

英国档案工作数字化转型的每个阶段、每个战略计划都具有清晰的目标规划，对不同主体每个阶段的任务与时间节点都有明确的划分，为档案工作数字化转型提供清晰的指引。一是整个档案工作数字化转型是循序渐进开展的，每个阶段制定中短期的战略计划，对相应的工作做出详细规划。二是每个阶段的战略计划不仅包含宏观的阐述，还包含具体的提升措施与详细的工作流程，精确到任务的执行者与启动时间。

2.2 以扎实的调查数据为依托

英国档案工作数字化转型的规划布局并非是要覆盖整个档案工作数字化转型的方方面面，而是依托大量的调查数据找出每个阶段中较为薄弱的环节，确定优先发展领域，将精力集中在最有价值的探索上，如《国家档案馆数字能力建设战略》中提到“根据英国联合信息委员会的调查显示仍有48%的受访者（档案工作者）表示他们无法自行生成数字文件也无法对其进行校验，有49%的受访者（档案工作者）无法执行档案的格式分析，有55%的受访者（档案工作者）自己无法从数字文件中提取元数据”[6]，所以该战略倡导优先建设数字保存能力。

2.3 以积极的合作理念为原则

英国档案工作数字化转型中所推行的战略计划都十分强调合作理念，在《国家档案馆在线战略》中强调要加强与社会机构的合作，但在《国家档案馆数字能力建设战略》中也明确指出合作不等同于依赖。在以往工作中档案馆过度依赖IT部门，丧失了对数字化工作基础框架（包括硬件、软件、网站建设）的掌控。因此英国档案工作数字化转型倡导的是一种积极的合作理念，档案馆与IT部门的合作不是简单地将数字化工作交给IT部门完成，而是请IT部门提供技术指导，帮助档案工作人员提高技术水平，提升数字素养。

2.4 以有效的公众参与为动力

数字时代强调公众参与，实际上是对“以用户为中心”这一理念的更深层次表达。英国档案工作数字化转型将公众参与放在重要的战略位置，强调要重视调动公众积极性，加强公众的参与度，从而更好地了解公众的利用需求、优化用户体验，进一步推动档案工作数字化转型。

3 对我国档案工作数字化转型的启示

3.1 重视实践调查，加强顶层设计

档案工作数字化转型是一个漫长的过程，而且战略和计划的具体实施难以完全与预期相契合，因此这项工作很难一步到位。我国档案部门应参考英国档案工作数字化转型的经验，加强对档案工作数字化转型具体实践的调查，根据实际情况制定短期、中期、长期发展方略和发展计划。就我国当前档案工作数字化转型的现状而言，数字时代下组织内部的协作以及社会与公众的参与已然成为重要的发展趋势，档案部门应该重视实践调查，加强顶层设计，为我国档案工作数字化转型规划蓝图。

3.2 拓宽合作思路，倡导多元合作

档案工作数字化转型是一项复杂工程，与不同领域的机构进行合作有利于最大限度地发挥各自优势，推动档案工作数字化转型的进程。英国档案工作数字化转型强调与不同主体的沟通协作，我国在档案工作数字化转型过程中，合作伙伴以信息技术部门为主，合作主体较为单一，英国档案工作数字化转型的特点可为我国拓宽合作主体提供新思路。一是与慈善基金会合作，档案馆提供专业的知识服务，基金会提供一定的资金支持，双方达成合作共识、实现共赢。二是深化与新媒体平台合作，档案馆为新媒体平台提供真实可靠的档案信息资源，帮助其优化新媒体内容质量，新媒体平台则可以利用数字传播知识帮助档案馆讲好档案故事，吸引公众的关注和参与，档案部门可在现有的实践基础上深化与新媒体平台的合作。

3.3 摆脱对信息技术部门的过分依赖，夯实业务能力

分析英国档案工作数字化转型的特点与经验可以发现，档案工作人员始终是档案工作数字转型的主心骨，档案工作人员不能在谋求合作的过程中丧失主导权和主动权。参考英国档案工作数字化转型的成功经验，我国档案工作数字化转型应建立“一核多元”的发展模式，以档案机构为中坚力量带动社会各方齐参与、共治理，推动档案工作数字化转型的完成。因此，我国在档案工作数字化转型的过程中，要重视对档案工作者业务能力的培养，提高档案工作者的数字技能和数字素养。一方面，要从“源头”抓起，重视档案学专业学生的人才培养，加强与高校联系，重点培育适应数字档案工作发展的专业型人才。另一方面，当前在职的档案工作者大多缺少档案专业背景和专业的数字技能培训，因而还需要着力抓好在职人员的继续教育。

3.4 敢于开拓创新，丰富参与模式

目前我国数字参与模式仍较为单一，借鉴英国档案工作数字化转型经验，未来我国数字参与模式可在参与对象、参与形式、参与内容上有新的发展。一是参与对象覆盖面要更广，利用web3.0环境将数字档案工作渗透到公众的生活之中，使更多不同身份、年龄的公众都参与到其中。二是参与形式要更加多样，将“参与”置于更加广阔的语境之中来理解，以全景视角理解与构想“参与”。三是参与内容要更加丰富，当前数字参与内容大多局限在“后端”的“历史”信息，而缺少对那些占据数量上绝对优势且更加“年轻”的数字原生数字信息的关注[7]，未来数字参与的内容除了关注过去纸质档案数字化的问题外，还需要关注现行时空下原生数字信息的归档问题，使公众不仅能参与“过去”还能参与“现在”。