减少重复档案进馆 优化馆藏结构

文·王新民

（作者单位：济南市皇亭竞技体育学校）

对档案馆来说，不断优化馆藏结构，以最小的馆藏量承载尽可能多的信息是自身追求的目标之一，但是目前重复档案进馆的状况却一直存在。重复档案大量进馆浪费了档案存储空间和有限的人力、物力资源，给档案管理工作增加了不必要的负担，也降低了服务效率，必须采取有效措施予以纠正。笔者对重复档案进馆的原因做了深入思考，并对解决方案提出了一些设想。

一、重复档案大量进馆的原因

（一）传统全宗理论的制约

全宗理论是档案工作的基本理论，在我国档案工作的建立发展过程中起到了十分重要的作用，其核心是“一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”。按照这一理论，每个立档单位都必须保证全宗内档案文件的不可分散性，并按要求移交进馆。例如，针对某一问题的请示、批复，发出请示的单位为了保证与这一问题有关的文件材料齐全完整，就把它们都归档保存起来。同理，做出批复的单位也会将这两份文件归入本单位全宗内。按照全宗理论的要求上述做法无疑是正确的。但是，当二者的档案进馆时，档案馆就会保存到两份内容完全一样的请示、批复。这种情况的普遍存在，导致了档案馆藏重复率不断上升。可见，全宗理论在保证同一全宗内档案齐全完整的同时，不可避免地造成了同一份文件在不同全宗内重复归档和进馆的现象。

（二）档案鉴定标准的单一性

科学的鉴定标准是做好鉴定工作的前提，只有制定并严格执行科学合理的鉴定标准，才能确保档案的高质量，并使档案馆藏不断优化。国家档案局8号令颁布的《文书档案保管期限表》《文件材料归档和不归档的范围》等，虽在档案尤其是文书档案的鉴定工作中发挥了重要作用，但这些标准主要是针对机关档案室的，适用于全宗内档案的鉴定，而档案馆的鉴定工作是以馆藏全部档案为目标，需要有适合自身特点的鉴定标准。目前，档案馆采用和档案室相同的标准，以全宗为单位开展鉴定工作，很难剔除掉不同全宗内的重份档案。

（三）旧的思想观念的消极影响

机关档案室的主要任务是收集、保管本单位形成的历史记录，为国家档案馆积累和输送档案资料。这一职责要求机关档案工作人员必须全面地分析文件的价值，有机结合当前需要和长远需要、本机关需要和社会需要去莠存精，为国家积累高质量的档案资源。由于受旧观念的影响，较多单位的档案工作人员仅考虑本单位的利用需要，仅从本机关、本部门甚至仅从某一点需求出发，认为归档的文件应该多多益善、宁多勿缺，在判定保管期限时又盲目拔高。这种“以我为主”图一时方便的心态，使大量没有价值或价值较低的文件被作为档案长期或永久保存，导致单位的档案数量激增，也使不同全宗内的档案重复率越来越高。

二、减少档案的重复归档进馆的措施

（一）突破传统全宗理论的限制，树立“大全宗”思想

要改变重复档案进馆现状，应当突破传统全宗理论的制约，从宏观角度出发，将馆藏全部档案作为一个整体进行管理。这个整体我们姑且称为“大全宗”，相对而言，将立档单位的所有应进馆档案称为“小全宗”。传统全宗理论要求每个全宗内的档案必须在实体上成为一个整体。按照“大全宗”思想，每个“小全宗”的档案不必在实体上全部集中在一起，其中一部分档案的实体可以保存在其他“小全宗”里，与其它“小全宗”实行资源共享，实现逻辑上的全宗完整性。

当一份档案涉及多个单位时，只由其中负主体责任的单位按照相应的保管期限保存该档案实体，其他单位只需对这份文件虚拟归档，即不在本单位永久或定期30年档案中保存该档案实体，仅在相应档案目录里注明这份档案的档号、期限、题名、实体保管单位号等信息。这样，便实现了虚拟归档单位和实体归档单位对同一份档案材料的资源共享。同时，其他单位也可将这份档案实体作为定期10年保存，以满足单位当前的利用需求。按照定期10年保管的档案无需进馆之规定，便避免了重复档案的进馆。

（二）兼顾档案馆、室的需要，制定更为科学、合理的鉴定标准

为了进一步规范档案鉴定工作，国家档案局针对机关颁布了第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，针对企业颁布了第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，使机关、企事业单位在界定文件材料归档范围和划定保管期限时有章可循、有法可依，有力地推动了档案室鉴定工作的发展。但这些标准主要是针对单个档案室的鉴定工作，为了改变档案重复进馆的现状，还有必要将现有的《机关文件材料归档范围》和《企业文件材料归档范围》做进一步改革。

以《机关文件材料归档范围》为例，可以将上级机关普发的应当作为永久或定期30年保存的文件，规定只由其中某一个机关作为永久或定期30年保存。这里的“某一个机关”可以是文件制发机关，也可以是执行机关中的一个，其他机关作为定期10年保存；又如，针对同一问题的请示与批复，可由请示（批复）机关按照规定作为永久或定期30年保存，批复（请示）机关作为定期10年保存，同时也可按其价值在相应保管期限内进行虚拟归档。这样，既能满足档案室当前的利用需要，又能降低档案重复进馆的几率。

（三）完善档案检索配套建设，免除利用后顾之忧

采用虚拟归档的方式，会使一些单位把本应永久或定期30年保存的档案保存为定期10年，因而只能满足这些单位短时间的利用需要。保管期满销毁后，会给这些单位今后的利用工作带来不便。这就需要档案工作者转变思想观念，以高度负责的态度做好文件的收集、整理和归档，在虚拟归档过程中把档案实体的保存单位、期限等信息详细记载到有关档案目录里，以便将来利用者能够根据这些信息到档案实体的保存地点准确、快速地查到所需档案。此外，要进一步升级、完善现有的计算机档案管理软件，使其既具有对单个全宗内档案进行查询的功能，又能满足档案馆以馆藏所有全宗为整体进行互联检索的需要，以免除立档单位的后顾之忧。

优化档案馆藏是一个庞大的系统工程，需要各级档案部门相互协作配合。重复档案进馆现象的存在，使馆藏优化工作进展缓慢。因此，档案管理部门应当高度重视，采取切实可行的措施，逐步减少和消除重复档案进馆状况，促进馆藏档案进一步优化。