施工企业档案区域化管理模式探析

文/张 伟

近年来，施工企业生产经营规模急剧扩张，档案资源的形成大量增加，出现“胀库”等现象，给档案管理工作带来了一些新的问题。施工企业必须结合自身特点和档案利用需求，从有效管控、档案安全、缓解“胀库”等问题着手，深入探索档案管理新模式，努力做到档案管理与企业发展相适应，使企业档案的开发利用再步新高，更好地为企业发展服务。

档案管理工作如何适应新形势、新发展的要求快速推进？笔者以为，随着市场经济的发展，各施工企业纷纷推行区域化经营，固定人员深耕重点区域市场，这是施工企业做大做强重点之所在。本文结合区域化经营现状和档案管理现实状况和问题，对开展档案区域化管理模式进行探析，期望对各施工企业提升档案管理水平具有现实的参考与借鉴作用

一、施工企业档案管理现状

当前，企业档案管理工作正在逐步迈向科学化、信息化、规范化、制度化，随着10号令及各行业档案管理办法的出台，档案保管范围更加细化，保管期限更加明确，档案数量不断增加，管理严而有序，这是可喜的一面。可是，当前实行纸质档案与电子档案“双套制”管理，不仅不能充分发挥电子档案的作用，也不能缓解纸质档案的“胀库”问题，还增大了档案管理的人力和物资资源的消耗。这个问题比较突出，必须尽快解决。

诚然，我国的档案管理体制是“统一领导，分级管理”。但很多施工企业对集中统一和分级存在一定误解：一是认为集中就是所有档案实体的集中保管，排斥档案实体的分级、分布管理；二是认为分级管理就是分散管理，违背了档案集中统一管理原则。

很多施工企业为了扩大市场份额，选取部分省级区域，配置固定人员，进行重点开发，并在当地成立区域分公司，设立办公场所。企业采取诸多办法拓展市场，这个思路与行动完全对头。但要注意的是，企业档案工作必须顺应企业的发展，市场拓宽了，经营区域扩大了，档案工作必须跟上。企业要创新管理理念，适应区域化经营的形势，档案管理观念的更新必须包括其中。纸质档案的重要性无法忽视，档案界也一直在强调原件的重要性，在企业档案库房存放有限、无法扩容的情况下，采取区域化管理，设立区域化档案库房就显得尤为重要。

二、档案管理模式的界定与分析

时下，档案管理模式主要是传统集中管理模式与区域分部管理模式之分。明确其概念、分析其特点，企业方能比较其优势，做出真实的判断与选择。

1.档案管理模式的概念界定

所说的传统集中管理模式，就是所有实体档案与电子档案实行集中统一管理。区域分布管理模式，指在企业档案库房饱和的状态下，档案管理机构根据立档项目所在区域，将实体档案集中存储于区域档案库房，而电子档案随同档案信息系统移交企业档案库房，档案管理机构仍对纸质档案和电子档案统一管理，只是部分实体档案分区域保管。

2.传统集中管理模式的特点

传统集中管理模式可以丰富馆藏，便于管理，优点颇多。但随着企业的发展，收集档案丰富馆藏的优势已变为档案无馆可藏的棘手问题。尤其对于部分老施工企业而言，用房紧张、扩建困难、基础设施陈旧等刚性制约条件，严重影响档案工作的正常开展。同时，施工企业配备的档案人员普遍不足，在较多施工项目情况下，难以做到过程中监督指导，档案接收被动，严重影响后期档案开发利用效果。

3.区域分布管理模式的特点

各施工企业区域生产经营深入推进，在建项目不断增多，各区域档案数量不断增加，实行档案区域分布管理势在必行，是解决“胀库”、推动档案数字化管理的有效手段。施工企业在各区域一般设有分公司，在办公地点按标准设置档案库房，区域内项目实体档案可在此集中管理；设置区域专（兼）职档案管理人员，监督、指导区域工程项目档案的形成、收集、整理、归档工作，严抓档案形成源头，提高归档质量。同时，公司本部掌握区域档案的整体情况，存有电子档案和目录，既降低了管理成本，又便于当地利用。

三、档案集中模式与区域分布模式管理相结合是现实的最佳选择

推进企业档案信息化、数字化建设，是不断提升档案管理效率、实现资源共享的必然要求。同时《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）提出每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。档案“双套制”管理要求，为区域分布管理创造了条件。

对于如何开展档案集中和区域分布管理，一是重点工程项目档案，需永久保存的工程项目档案，省部级以上重要奖项，采取集中存储于企业档案库房的传统集中管理方式；二是设计使用年限较短、需长期保存的工程项目档案，采取实体档案集中存储于区域档案库房，而档案信息系统（电子目录）随同电子档案移交企业档案库房保管。区域分布管理模式做到了电子档案替代纸质档案入档集中保管，既能显著缓解“胀库”问题，又能实现档案信息资源的集成和共享。

在区域分布管理模式下，档案虽然在物理上保管于不同的库房，但在逻辑上统一管控、互联互通。企业档案管理机构，根据归档电子档案分别建立档案信息库、档案信息检索目录，便于查找利用，不但可以提升工作效率，还可实现多套多载体备份、异地保管，有效提升档案的安全性。

综合上述，笔者以为档案传统集中管理与区域分布管理均有各自优势和特点，皆有利服务于施工企业的整体。在新形势下，各施工企业应结合自身特点和发展现状，以区域化工程项目管理为导向，充分利用现代信息技术，建立一个上下贯通、左右衔接的档案管理工作网络体系，实现传统集中管理模式与区域分布管理模式的有机结合，使档案管理工作更加适应企业发展需要，更大地发挥档案服务于利用价值，这是现实的有效的合理的最佳选择。