《政府会计制度》下破解科研耗材管理困境的探究

刘芳

摘要：在大力推动创新发展及“放管服”的政策背景下，高等院校及附属医院、职业院校、科研院所的实验试剂、耗材支出逐年增长，规模巨大，潜伏的审计风险也逐渐暴露出来，本文将《政府会计制度》的实施与信息化和共享服务手段相结合，以此来破解科研耗材管理困境。

关键词：政府会计;信息化和共享;科研耗材;财务管理

引言

为了规范行政事业单位的会计核算，保证会计信息质量，财政部根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》《政府会计准则——基本准则》等法律、行政法规和規章，制定了《政府会计制度》。《政府会计制度》在存货取得、发出以及清查盘点等核算方面发生了诸多变化。《政府会计制度》下，财务会计取得存货时确认资产，实际发出存货时转入当期费用或成本。而预算会计实行收付实现制，购入时就做预算支出，实际发出时不做确认。在实际中，存货在跨年的时候往往不能全部发出，这样就会导致财务会计的与预算会计的支出数有差异。财务会计与预算会计的双分录并行账务处理方式可以实现对实验耗材的实时动态管理，但由于实验耗材品种多，范围广、消耗快、专业性强等特点，大多数单位长期存在采购难、保存难和监管难的问题，存在较大的安全隐患，同时这也造成了账务处理非标准化，只能通过简易的方式进行处理，在购入实验耗材时，直接做费用化的账务处理。简化的账务处理一方面违背了《政府会计制度》的初衷，另一方面也造成了科研耗材管理的失控，大大增加了审计风险。

一、科研耗材管理困境现状分析

在大力推动创新发展及“放管服”的政策背景下，高等院校及附属医院、职业院校、科研院所的实验试剂、耗材支出逐年增长，规模巨大。从各高校调研的数据了解到，目前有关科研耗材的问题主要有：

（1）分散采购监管难，存在较大的廉政风险，除危化品及部分常用试剂外，当前实验科研材料普遍采取零库存、分散采购的方式，把采购和管理权限下放给各院系、部门、学科自行采购和管理，在一定限额下可由科研负责人自行审批报销。而通过调查发现，由科研负责人自己直接审批报销的耗材金额占全部耗材的比例畸高，而学院或实验室也并未对实验耗材进行出入库记录或者记录不全，对科研耗材的监管制度流于形式。同时由于科研耗材的特殊性，事后难以通过盘点核实真实性，存在较大的审计风险。

（2）分散采购费时费力，加重人员负担。科研人员需要自行寻找供货商、比价、订货、收货验货、保管和报销，由于并非所有的供应商均能提供全部所需材料，科研人员需要从多家供应商购买试剂耗材，供应商的确定、多种来源的清单发票保管、报销单据的填报等事项细碎烦琐，试剂耗材安全保管责任重大，伴随而来的各种检查考评等诸多压力长期困扰科研人员，一定程度上影响科研人员潜心科研工作。

（3）耗材质量无保障，影响实验质量和效率。调查发现，诸多科研耗材供应商是小公司和个体工商户，从事批发零售业务，属于中间商，其实际耗材来源渠道难保正规，实验耗材质量缺乏保障，有科研人员反映遇到过买到次品和假货，对实验和科研结果造成不良影响。

（4）科研耗材重复购置严重，闲置科研耗材处置成本高。调查发现，高校之间存在大量的相同实验耗材重复购置的现象，大量的重复购置一方面带来资源的浪费，降低了财政资金的使用效率，另一方面大量的重复购置会造成闲置的问题，长期的闲置会导致实验耗材效用的失效，接踵而至就是带来处置的问题，实验耗材的处置不同于一般的废弃物处置，须由专业的公司进行处置，由此将引发大量的处置费用。

5）科研耗材的购置、领用、处置在《政府会计制度》下通过简易的账务处理一笔带过，未能完全遵循《政府会计制度》的要求，不能真实反映成本费用的实际状况，违背了会计核算中收入与成本费用匹配的原则，难以满足财务报告的要求。

二、造成科研耗材管理困境原因的分析

产生上述问题的主要原因：一是对科研工作至关重要的实验试剂、耗材的管理未引起足够的关注，高校、科研院所对实验试剂、耗材的管理风险防控意识不足;二是学校对科研试剂、耗材需求量大、品种多、型号杂、范围广，要求采购周期短、供应商效率高，高校、科研院所现有的手工化、高成本、低效率、弱内控的耗材管理模式不适应教学、科研工作高质量内涵式发展的客观要求;三是高校之间信息不对称，高校之间无法通过公共平台得知哪些高校存在闲置的实验耗材，导致了高校盲目重复购置实验耗材，同时也造成了大量的闲置，形成了一个死循环;四是高校政府会计财务管理平台孤立运行。高校政府会计财务管理平台尚未与统一的实验耗材电商管理平台完成对接，高校之间的政府会计财务管理平台尚未实现对接，降低了账务处理效率，难以满足财务报告的要求。

三、破解科研耗材管理困境的对策

（一）建立统一低值易耗品管理平台

（1）建立高校统一的科研耗材电商管理平台，保证高校科研耗材的采购和后续跟踪实现留痕操作，规范采购流程，有助于防范审计风险，省去科研人员选货、比价、报账等环节，保证了科研人员潜心钻研科研工作。

（2）建立高校统一的政府会计财务管理平台，助力“智慧财政”实施。高校财务管理平台与科研耗材电商管理平台的对接，高校之间政府财务管理平台的对接，有助于高校之间政府会计财务管理水平的协同创新发展，使高校的整体发展适应时代的发展，实现广东高校政府会计财务管理平台的共治走在全国前列。

（3）建立高校统一的科研耗材共享管理平台，保证资源合理优化配置。有助于盘活高校闲置科研耗材，避免科研耗材的重复购置，提高财政资金使用效率，实现广东高校在科研耗材共享方面走在全国前列。

（二）投入信息化管理

低值易耗品管理系统在线上用户、供应商、采购量、品类分布各层面基本达到正常水平，学校对项目推进与校内用户的执行都对平台在校内的广泛应用起到了关键作用。在进一步提升校内各方参与者的工作效率的基础上，对供应商优化管理、品牌授权、用户回馈、线下活动等多方面进行管理。

1.上线移动端功能

随着移动办公的发展，推出移动端应用。可通过微信小程序，实现移动端进行商品的搜索、采购、生成订单等相关工作。同时也为各个学院的管理员以及相关职能部门提供订单的审批功能。移动端的应用将大幅度提高采购效率，缩短订单流转时间（见图1）。

2.调剂试剂功能重建

增加试剂调剂专区，闲置的试剂可由课题组老师自由发布，需要获得调剂试剂的老师可在专区浏览，并登记和领用，从而减少试剂重复购买而造成的科研经费浪费，也使得校内试剂的存量得到有效控制。

3.前置仓储和本地化物流服务

低值易耗品平台在部分高校用户提供了平台实验用品的前置仓储及本地化物流服务。该服务主要针对科研市场及用户的特点，从提高采购效率和即时供应，提升用户体验的角度出发，结合平台与众多供应商的合作资源，联合厂家和本地授权供应商，以实体仓库和虚拟仓库两种前置仓服务模式，通过实时库存对接供应商ERP系统，同时在平台线上增加现货专区，线下提供本地化物流服务，用户通过现货专区下单后，确保商品在 24 小时之内直达实验室。平台提供的前置仓库和本地化物流服务，使科研用户在产品质量、价格和配送上有更佳选择，使采购成本得到降低，采购效率大大提高。该服务模式在试点高校得到了管理方、用户和供应商的一致认可。

（三）大数据分析手段

目前阶段，由于财政性资金特有的当年指标年底清零的特殊性，导致科研人员为了避免科研资金被收回，在指标清零前，盲目大量购置实验耗材。一方面会导致购买的实验耗材无法运用到实验中，另一方面会导致实验耗材的大量积压，而导致实验耗材因过质保期而无法投入到实验中，所以这样的盲目性最终产生的经济社会效益几乎为零。运用平台对耗材进行管理的最终目的，是通过信息化及共享服务的手段来科学合理配置资源，降低整个单位的运营成本水平。优化实验耗材资源配置需要从两个层面着手，第一个层面是“质”，即控制购买的实验耗材的质量，从源头抓起，建立基本的实验耗材供应目录管理制度和后续的定期调整和动态管理制度。第二个层面是“量”，即购买实验耗材的数量。在耗材用量方面，可以通过在平台上设定单位作业标准用量来作为参照指标，从而实现对耗材用量的动态监控和异常预警。但是，标准用量的设定往往需要极强的专业判断水准。

结语

该研究对《政府会计制度》下通过信息化和共享服务手段破解科研耗材管理困境的探究，針对影响广东省高校科研耗材管理水平的制约因素，探讨如何根据高校科研耗材管理工作特点。在粤港澳大湾区高校之间搭建统一的高校科研耗材电商管理平台、高校科研耗材共享管理平台、智慧高校政府会计财务管理平台、管理人才交流平台等方面采取措施，加大经费投入，统筹粤港澳大湾区高等教育科研、财务管理资源，形成支撑湾区经济发展的合力。

该研究有助于实现粤港澳大湾区高校科研耗材管理，在营造共建共治共享社会治理格局上走在全国前列。目前，粤港澳高校之间虽然素有合作的历史与优势，但多以自发交流合作为主，合作的领域分散，合作的深度、广度仍十分有限。《政府会计制度》的实施，统一了高校的财务管理框架，有助于实现高校财务管理平台的共治共享，一方面有助于广东智慧财政平台的搭建，另一方面对高校的长期整体发展有深远的影响。