秦云工程视角下的档案信息化建设浅议

文/姜钦芳

随着移动互联网发展，社会治理体系建设逐步从单纯的政府监管向更加注重社会协同治理转变。习近平总书记强调指出，要加快数字经济对经济发展的推动，加快用网络信息技术推进社会治理，朝着建设网络强国目标不懈努力。档案部门必须深刻认识档案信息化建设在国家治理体系和治理能力现代化中的重要基础性作用，如果犹豫观望、行动迟缓，档案工作就会滞后于经济社会发展

一、背景与现状

陕西省围绕云计算服务、信息融合、大数据应用、产业基地建设等产业链关键环节，正在组织实施秦云、城市信息融合示范、大数据应用示范、产业基地示范等四大工程，引导和推动数据汇集、企业云集、产业聚集。在2019年贵州数博会上，陕西省的秦云工程荣获政府信息化管理创新奖。秦云工程是由工商、教育、文化、公共安全等22 朵行业云组成的陕西省政府数据资源开发利用工程，其目的是促进实现全省各行业的云数据公开、数据交换与交易增值、购买云服务与资源共享，发挥大数据在社会治理体系和治理能力现代化中的作用。22 朵行业云之一的文化云包含有档案部门，它将对档案馆、图书馆、博物馆、文化馆等部门的多种数据资源进行融合，构建平台，以期提升陕西文化传播服务能力与质量。在此背景环境下，档案信息化工作已经为经济社会发展形势所倒逼，档案部门应适应秦云工程文化云数据融合趋势，以需求为导向，以数字档案馆室建设为载体，实现新时代档案馆室业务建设的战略转型升级。从甲骨档案、简牍档案、金石档案到纸质档案、声像档案、电子档案，档案工作从来都是主动适应经济社会发展，不断更新管理载体、管理内容和管理技术，从而获得更大发展的。档案信息化建设已经成为档案事业高质量发展的重中之重，面对新时代陕西践行“五个扎实”、推进“五新战略”、发展“三个经济”的重大机遇，档案部门必须强化业务基础建设、提速信息化建设，奋起直追，全力推进。

为规范全省档案信息化建设，陕西省档案行政管理部门先后出台了《陕西省纸质档案数字化操作规范》《陕西省市县档案馆网站建设指导意见》等技术标准。基于纸质档案计算机辅助管理的陕西数字档案馆系统先后完成了三方面建设内容：一是包括利用、库房管理、著录等11 个应用子系统的软件系统建设；二是包括计算机设备、磁盘阵列存储设备、网络设备和安防设备等硬件系统建设；三是完成馆藏档案40%的数字化工作。2019年，根据陕西政务服务一网通办的需求，基于局域网、政务网、互联网环境下的陕西数字档案馆项目已获得一期投资。2019年11月，西安市档案馆数字档案馆接受并顺利通过了由国家档案局组织的专家组测试，获得高分，成为全国示范数字档案馆，这是陕西省乃至西北地区第一家。西安市数字档案馆在数据资源建设、档案利用服务等方面亮点很多，通过测试也标志着西安市档案馆信息化建设水平走在了全国顶尖行列，为全省、西北地区数字档案馆建设树立了样板，提供了经验。数字档案室建设方面，各级机关、企业、事业单位档案室因档案人员技术力量比较薄弱，资金投入有限，目前除个别机关档案室已完成数字化、进入数字档案室建设阶段外，绝大多数尚未启动数字档案室建设项目。

二、问题与对策

造成各单位目前数字档案馆室建设迟滞的主要原因和存在问题，笔者以为是多方面的。比如：习惯于传统的纸质档案管理方式，对新时代建设数字档案馆室的紧迫性认识不够；档案信息化人才的普遍缺少，造成对本单位数字档案馆室的功能需求和建设内容模糊不清；有的单位仅重视存量数字化，轻视增量电子化，对工作中产生的大量电子文件和数据失之管理；档案馆对移交进馆的档案仍然以纸质载体为主，对相应的电子档案或单套制的电子档案无法有效接收；对数字档案馆室作为项目建设、项目管理方面缺乏经验；有的在进行档案数字化外包时，安全防范措施不足，存在档案数据泄密隐患等。

为推进档案信息化建设，国家档案局自2002年开始就陆续提出有关建设电子文件中心、示范性数字档案馆的指导性意见和相关发展目标。分别于 2010年、2014年印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，制定了相关标准，对应用系统、系统功能、数字资源、基础设施、保障体系等方面的建设原则、建设内容、平台构建等明确了要求，规范各地区数字档案馆建设，引领机关档案工作及时转型、升级，明确这是今后一段时期档案事业实现科学发展的重要内容，开启了国家档案馆、机关档案信息化工作的新篇章。同期，分别于2010年、2013年召开全国数字档案馆建设宣贯会和推进会，通过培训、经验交流、树立典型，建立数字导向，大力推动各地、各部门档案工作向数字档案馆和数字档案室转型换代。远景建设目标是使各机关、团体、企业、事业单位档案机构能够实现对电子文件的有效归档和管理利用并按规定每满5年向国家档案馆移交；使各级国家档案馆能够接收各类电子档案和安全有效管理数字档案资源，为经济社会发展提供高质量档案数据和档案信息服务。

2015年3月，陕西省委、省政府两办《关于新形势下加强档案工作的实施意见》指出要加快推进档案信息化建设，探索电子文件和电子档案管理新机制，建立全社会共同参与的档案数据归档体系，实现馆藏档案数字化、电子档案规范化、档案信息服务区域一体化等。陕西省档案事业发展“十三五”规划也规定了地方数字档案馆室建设的基本原则，并以实现存量数字化、增量电子化为目标，提出了提高档案信息化基础设施水准、建设档案云数据管理平台、制定相关地方规范标准等任务。

今年是档案事业发展“十三五”规划收官之年，如何提速数字档案馆室建设，打破各个馆室的信息孤岛，使档案数字资源为本地经济社会发展提供基础性支撑，笔者认为需着重把握好以下几个环节：

1.争取多方支持。各级各类档案机构仅靠一己之力，难以完成数字档案馆室建设目标，应在充分调研、明确目标任务的基础上，主动向领导汇报，主动和本级财政部门、发改部门、信息化工作部门、政府电子政务建设部门沟通，争取从项目立项、专家论证、资金投入、技术支撑、项目实施、项目验收等多方面得到支持；应和本地、本部门电子政务和信息化建设相衔接，纳入其统一规划，作为其重要一环同步实施。目前，陕西政务服务网正式运行两年来，已实现了省市县三级政务服务平台“一网通办”，在各类审批事项中产生大量的电子文件，其归档任务日益凸显。对标全省简政放权改革、提升网上服务能力、政务服务“一网通办”工作要求，应加快数字档案馆室建设。

2.强化学习培训。档案信息化建设涉及通信、网络、数据库等技术，具有数字化、网络化、可视化、智能化等特征。档案信息化本就缺少专业人才，依靠引进人才也会受到多重因素制约难以实现，如不重视专业培训学习，根本就无法适应工作需要。培训重心应以在职人员为主，这是档案信息化建设的基本保障；同时可外聘专业技术人员，提供咨询指导；可购买外包服务，借助专业公司力量。档案部门要认真组织学习数字档案馆室建设相关规范标准，要因地制宜，围绕功能需求，确定建设目标和可行、可操作的方案。硬件建设上，要体现整体规划，满足需求即可，不要贪大求洋。对需求较大的项目，必须一次规划、预留空间，但可分步实施，必须注意建设周期不可过长。软件建设上，要使用符合国家主流标准的、架构合理、扩展灵活、简单易用的产品。

3.加快数字化工作。“存量数字化、增量电子化”是目前档案部门转型升级的基本路径。数字化工作需要财政或部门支持专项资金，档案部门要根据工作需求积极争取。严格按照国家档案局2019年12月发布的《纸质档案数字化规范》等相关标准，加快对纸质档案和照片、磁带、录像带、缩微胶片等传统载体档案的数字化，力争两三年内解决存量数字化问题。在数字档案馆室构建过程中，数据内容始终是主体，始终占据主导地位。应避免只注重软硬件系统建设而忽视数字化工作，从而导致系统缺少数字资源发挥不了作用，等数字资源累积差不多了，系统又落后甚至设备老化的现象。国家档案局发布的数字档案馆测评指标体系中，把数字化的量作为一票否决的硬指标，各地、各部门在对数字档案馆室具体测评时也应如是。

4.注重电子档案管理。大部分档案馆室对目前不断增多的电子文件和电子档案的归档缺乏有效行动。只重视存量的数字化，忽视增量电子化的情况同样不可取，电子文件的归档、电子档案的移交接收应作为各地各部门档案馆室的工作重心之一。各级机关档案室应履职尽责，以《电子档案移交与接收办法》为依据，把本单位履行职能活动中产生的各类应归档的电子文件，以在线或离线方式及时收集归档保存，并按有关规定向同级国家综合档案馆移交。各级国家综合档案馆在正常接收工作中，应突出电子档案的接收，尚未建立系统接收平台、不具备在线接收条件的，可采取离线接收方式。机构改革后档案行政管理部门的相关依法督导也须到位。

5.提升档案工作科技支撑。毫无疑问，互联网已经成为经济社会创新发展的新引擎，也将强劲驱动档案部门讲好档案故事、传播档案信息、服务民生社会，进而实现高质量发展。一方面，档案部门也应做好对以电子政务平台为主体的各类网站、网页海量网络信息的梳理、甄选和归档工作，研究有保存价值的数据归档与长期安全保存可用的有效方式，以此改善馆藏结构、改善档案服务的质量，使档案馆室真正成为本地、本部门历史面貌的真实记录者。另一方面，档案部门应研究人工智能、增强现实、数据挖掘、区块链等新技术与档案工作的融合应用，对国家档案局推广的成熟的档案科研项目根据工作需求选用，以期提升科技支撑力度，逐步实现对实体档案库房的智能管理、实现对数字资源的整合管理和深度开发利用、实现公众对民生档案信息的区域共享需求、实现档案信息对经济社会发展的基础性保障作用、实现档案信息化更高层次的发展。