浅谈大数据时代下档案管理业务与创新

滕雨林 陈思泽 王思杰

（武警警官学院 四川 成都 610000）

引言

大数据时代可以说是一次颠覆性的技术变革，对企业的组织业务流程与业务模式都有着巨大的影响。无纸化办公方式所产生的图像文件、电子文件等，给传统的文书档案管理带来了不小的冲击。因此，在档案管理中利用好大数据就显得额外重要。档案工作是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。提高档案管理的水平已经成为档案管理工作所面临的新课题，档案管理做到及时、准确、完整、系统地提供信息，就是提升档案工作水平的最终目标。

1 大数据时代下创新档案管理创新必要性

在管理部门中档案管理是重点工作。档案部门所收集的数据信息能够让数据被充分利用，从而实现信息自身所具备的社会价值、经济价值和公共价值。档案部门除了要实现管理模式的创新之外，还需要注意提升自身的服务能力，如果想让公众参与社会事务和管理工作的积极性提升上来，就需要尽可能地满足社会大众对数据信息的需求。科学技术的快速发展以及社会的进步，使得数据信息的重要性愈发凸显。大数据的时代背景下，社会可以得到更多的数据资源，数据资源与社会发展有着密不可分的关系。换言之，大数据正在改变我们的世界。

在大数据的背景下，参与档案管理的人员应当认识到信息数据在档案管理中的重要性，从而产生大数据意识。在工作期间要结合实际情况创新档案管理的模式，实现全面提升档案管理水平与质量的终极目标。但是，当前有一个比较严重的问题，就是参与档案管理的工作人员观念陈旧，大数据理念不强，管理水平不高。尤其体现在使用信息技术对资源进行分析时，由于工作人员专业能力不足，在大数据下的档案管理工作并没有得到有效提升。此外，档案数据信息在制定决策当中有重要作用，通过大数据创新档案管理模式，有助于充分发挥数据资源的作用，实现资源效率的最大化。

2 大数据时代下档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理意识薄弱

有些工作人员对待档案工作的重视程度不够，缺乏大局意识且思想认识十分模糊。档案管理单位的创新速度也非常缓慢。这就使得档案管理工作的实际价值大打折扣。档案管理工作机制的进步速度跟不上时代发展的步伐。

2.2 档案管理方式存在一定的风险

大数据的时代背景下，很多单位管理档案的方式也产生了变革，由纸质档案转变为电子档案。但是保密工作做得不到位，很多不法分子都能轻易地使用高科技技术窃取机密的档案材料。除此之外，档案管理人员的岗位意识不强，不按照档案数字化整理规范进行操作，导致数据不完整，同时也影响着档案的真实性和原始性。

2.3 档案管理体系不够完善

档案管理体系的不完善，主要表现为以下两点。第一，档案收集不够规范。缺少主动性，没有主动收集和移交档案的意识。第二，档案监管力度不够。由于档案部门在行政方面不能对各归档部门进行管理，工作开展期间效率极低，节奏拖沓。

3 大数据信息时代创新档案工作的对策

3.1 提高对档案管理工作的重视程度

大数据时代中，信息技术的蓬勃发展带动了档案数据的数量的急剧增加。这样的环境条件下，就需要档案数据的管理人员拿出自己的专业水平去高效处理这些大量档案数据。档案数据关系到某个单位的机密以及其他关键信息，因此，相关部门要提高对档案管理工作的重视程度，处理好档案管理工作中出现的问题。并且，当前数据分析技术也有所发展，档案中没有任何价值的档案信息也能快速地被排除。因此，需要档案管理人员有针对性地评估和分析数据的价值。

3.2 不断进行档案管理工作的模式创新

很多档案管理单位缺乏技术人才作支撑，因此就会去寻求相关的大数据技术运营平台。管理单位就需要利用好这个平台，增强交流合作。可以根据实际情况建立一个共享平台，并且不断优化相关的基础设施建设。此外，还需要加强大数据的人才队伍建设的力度，通过各种渠道吸引大数据技术人才，打造专业的档案管理优质团队。使得档案管理工作模式不断创新，提升档案管理工作的质量与效率。

3.3 建立安全有效的档案管理安全体系

数据的安全管理也是档案管理工作中的重点内容。为了保持数据的安全性与可靠性，就需要加强安全管理的力度。但是当前的状况是专业人才不足，且技术不够成熟，很多档案数据都会出现数据泄露或者缺失等安全问题，加之管理模式不够完善，严重影响着档案管理数据的管理水平。因此，档案部门应当重视制度的作用，建立并完善档案管理工作室中的档案安全管理机制，邀请专业的技术人才协助研发设计一套健全的档案管理安全体系，设置数据管理系统的防火墙，防止不法分子窃取及泄露关键的档案信息数据。同时，要对公开和非公开的档案数据进行分类处理。公开的档案数据要进行合理的分类整理，让档案使用者有更好的体验。非公开的档案数据要保证其安全性，要进行加密管理，并设置访问权限。

4 结束语

传统的纸质版档案管理模式和老旧的档案数据分析理念已经无法满足多数档案数据使用者的需求。因此，档案数据管理的创新是必然的趋势。可以通过改变传统的思想理念、建立完善的安全体系等等助力档案数据管理工作的创新，发挥大数据的优势，跟好地推动我国社会经济的长足发展。