贯彻落实新修订的档案法推动考试档案工作转型升级

文·张思峰

（作者单位：青岛市招生考试院）

教育招生考试档案作为在各类考试活动中生成的具有保存考究价值的资料，是招生考试各要素、各环节、各项工作情况的真实记录与反映，在记录考试招生历史、传承考试工作经验、发挥其决策功能等方面具有重要价值。新修订的档案法新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，从原来的六章二十七条扩展到八章五十三条，将于2021年1月1日起正式施行。青岛市招生考试院充分认识档案法修订的重要意义，加强档案信息化建设，健全内部监督机制，提升档案人员素养，在贯彻落实新修订的档案法工作中务求实效，推动招生考试档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化。

一、积极推动考试档案管理信息化建设

修订后的档案法新增了“档案信息化建设”专章，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，其目的在于以信息化技术推动档案管理的现代化。青岛市招生考试院主要从以下三个方面推动考试档案信息化发展。

（一）加强考务电子台账建设，促进档案管理智能化

为加强标准化考试的建设、管理、监督、评价工作，青岛市招生考试院将积累的考生报考信息、试题命题、考试数据、录取数据、考务组织、考点管理等各类档案及时分类归档，并在数据分析与应用层面加以开发。每次考试后，对各考点的组织管理各个环节要素进行评价打分，由巡考人员上报录入到考点管理档案中，形成考试管理电子台账；定期对电子台账进行研究分析，针对问题的发生频次、节点、原因等进行分析，形成考试组织管理风险预警手册；调取相关的考试档案材料，作为考点考务培训资料进行使用。借助人工智能对数据档案各要素的相关性加以分析研究、总结经验，以提高工作效率、提升工作品质，更好地指导未来的实践。

（二）加强考试服务平台建设，实现档案数据为民服务

新修订的档案法明确规定：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”青岛市招生考试院大力推进考生电子档案在考试管理中的作用，借助各种技术手段，加强一站式服务平台的建设，确保电子档案真实可靠，下载渠道安全，扩展电子档案的使用范围。比如，开发的初中学业水平考试（高中阶段）管理平台、高等教育自学考试服务平台、高中阶段招生录取查询平台，这些平台服务项目包括了报名服务、成绩查询、成绩证明、政策文件、学业水平成绩报考单下载等功能，充分利用电子考试档案的合法性，为群众提供便捷的招生考试服务，得到了广大考生和家长的称赞。

（三）加强机房基础设施建设，确保考试档案数据安全

青岛市招生考试院根据招生考试电子档案管理环境的要求，依照《网络安全法》及信息安全等级保护三级标准，设计并建设了现代化、规范化的模块化机房，增加防火墙、VPN、入侵监测、日志审计、数据库审计、病毒防控、行为管理等安全设备，建设了配电、空调、新风、排风、动环监控、门禁、安防监控、消防灭火等系统，使机房的整体物理、网络安全环境满足信息安全等级保护测评三级要求，确保物理安全、网络安全、主机安全。在机房中心区域建设一套微模块机房，所有的系统及设备均部署其中。其中动环监控系统和微模块机房整体集成分为漏水检测、烟感检测、温湿度检测、空调检测、电力检测等模块，可以对机房整体环境进行动态感知，并通过声光报警、短信告警等功能在最短时间内将机房内超过预警阀值的事件通知到管理员。

二、不断完善考试档案管理内部监督机制

新修订的档案法增加了“监督检查”专章，对监督检查的内容事项、手段方法和违法行为线索处置等作出了具体规定。考试档案管理部门应当切实提高依法监督的法律意识，建立起运行高效、权责明确、程序规范、执行有力的内部监督机制，提高监管意识与监管水平，杜绝档案管理中的违法行为，切实把档案法律制度转化为档案治理效能。

新修订的档案法颁布之后，青岛市招生考试院认真组织本单位档案管理部门进行宣传解读，开展多种形式的学习讨论，提高档案管理者的法律意识。通过学习宣讲、专题培训、案例分析等各种方式，了解、掌握新修订的档案法，并将这些法律知识运用到考试档案管理之中，促进单位各部门知悉档案法、遵守档案法、运用档案法。

同时，不断健全考试档案管理的内部监督机制，促进监督检查常态化工作的开展。一是根据招生考试工作安排，及时完成相关档案的归档工作，实行档案工作监督检查日常化，采取“考完一次、归档一个、检查一个”的方式，促进和规范日常考试档案管理工作，提高各类文件材料的归档质量。二是推进档案内部监督管理行为的规范化建设，在考试档案监督检查工作中，建立监管机制，合理确定随机抽查的档案类别、各类档案的比例和抽查的频次，及时公开检查的结果，促进档案随机抽查监管工作规范有序进行。三是实施检查内容全面化，针对考试的类别、特点与存储媒介，对档案收集、整理、保管、利用工作以及数字档案管理检查标准进行细化，对各类考试实施所涉及的档案进行全面检查，确保档案分类的合理性、整理的规范性以及归档的有序性。

三、持续提升考试档案管理人员专业素养

深入贯彻落实新修订的档案法，需要加强培养与推进国家治理体系和治理能力现代化要求相适应的高素质专业化档案人才，从而为档案事业发展提供坚强支撑和保障。

一要打牢基本专业功底。教育考试档案类型复杂、数量庞大，需要档案管理人员既了解考务工作，又掌握档案专业技能，不仅要学习档案学专业理论知识，学习收集、整理、保管、统计、检索、应用、编研的基本方法，还要了解各类考试管理的业务流程，掌握各类考试档案类别，打牢档案业务理论和实践的功底。如自学考试档案除包含考务档案外，还应当包括考生自然信息、考试信息、毕业信息等，这些信息审核与学生的毕业有着重要的关系，而自学考试档案的时间跨度长，这为档案管理带来了诸多的考验。因此，考试档案管理者要了解这类考试的特点，运用档案管理业务知识与技能，及时做好档案的分类、整理、归档工作。

二要强化档案信息意识。身处信息时代的档案工作者要有对信息的预测能力。考试作为社会关注度极高的公共事务，与人民群众的利益有着重要的关系。考试档案是公众获取信息的重要来源之一。因此，作为考试信息的开发者、收集者、管理者，考试档案工作者应当结合自身的工作范围和工作职责，广泛地搜集对国家考试事业、对人民有利的信息，充分发挥考试档案的服务性与应用性。

三要增强数据分析能力。从专业性的角度说，大数据技术包括数据收集、数据存取、基础架构、数据处理、统计分析、数据挖掘、模型预测、结果呈现等。档案信息化对档案工作人员在大数据分析方面更多是要求能够对数据进行基本的统计分析。虽然现在专业的数据公司会提供专门的数据分析服务，将数据的结果进行可视化呈现，但作为考试档案管理人员，了解数据分析的基本统计分析模型，如关联规则、聚类、分类、预测模型等，才能够针对考试档案特点，提出数据分析需求，以提升考试档案服务考生、服务考试工作的效能，推动考试档案工作高质量发展。