浅析公立医院聘用制人员人事档案代理制度的利与弊

王珊珊

近年来，随着公立医院规模的不断扩大，医疗卫生体制改革的不断深化，公立医院人员去编制化已成为必然趋势。在新形势下，医院需要通过签订劳动合同形式招录卫生专业技术人员（以下简称“聘用制人员”），以解决当前临床一线人员用人紧张问题。按照人才代理制度规定，聘用制人员的人事档案是由人才代理机构管理。本文结合秦皇岛市第一医院现状就公立医院对人事档案代理制度在实际工作应用中利弊进行了有效分析，并提出相应的改进措施，以期更好地进行人力资源的开发与利用。

一、我院聘用制人员现状

秦皇岛市第一医院始建于1948年，是一所融医疗、教学、科研、预防保健和康复为一体的大型综合性三级甲等医院。在国家人事制度改革的大环境下，聘用制人员已逐步成为医院发展的重要力量。2014年我院在職职工2448人，其中聘用制人员1102人，占全院职工总人数45%;截止2019年我院在职职工2683人，其中聘用制人员1365人，占全院职工总人数51%。由此可见，我院聘用制人员已成为医院的主力军，人数比例逐年递增，给人事档案管理工作带来了巨大的挑战。针对现状我院自开始实行人事档案代理制度以来，本着以人为本、服务职工的理念，积极推进与人事档案代理机构的协商协同工作，较好地的解决了一些问题、难点。

二、人事档案代理制度对医院及员工的有利方面

（一）顺应公立医院去编制化趋势，优化人才双向选择模式

顺应新医改趋势，在医疗体制改革的大背景下，打破编制限制，注册医师多点执业工作，实现优化人才双向选择模式正在逐步推开。医务人员的合理流动，特别是高层次人才之间的调动，更趋自由。以往在编人员如需办理调动，手续办理十分繁琐，要经过很多部门的审批，耗时很长，很多时候医院紧缺的人才不能及时投入工作。实行人事档案代理机制后则能有效地打破在编与聘用制人员身份差异，人事代理机制办理调动时周期短、手续简便，与人才的解聘与流动也十分便捷。实行人事代理的聘用制人员也可以正常晋升职称、竞聘职务，人事代理机制的实施为真正打破编制限制，实现人才公平竞争创造了有利条件，进一步完善了医院人力资源的合理配置和开发利用，优化人才结构，实现了互利共赢的良性循环。

（二）建立多元化人事档案管理体制，保证档案材料的真实可靠性

建立双轨多元化的人事档案管理体制使医院的专业技术人才档案体制更加系统化、社会化、灵活化。正式在编人员人事档案依然实行了单位人事部门管理机制，聘用制人员实行人事代理机构管理机制。人才档案代理机构与医院签订正式协议，是县级以上人事行政部门所属的人才服务机构。能真实完整的、公正客观的为存档人员保护好个人档案。在全员同工同酬的前提下，这种做法的目的是为建立多轨多元的档案管理，储备一批比较稳定的人事代理卫生人才队伍，为保障适应医院的正常运行和医疗质量的持续发展起到了良好的推动作用。

（三）有效减少人力成本，使医院人事档案专管人员提高工作效率

医院实行人事档案代理机制，这种社会化的管理形式有效帮助用人单位人力资源部门负责档案管理的人员从具体琐碎的档案管理事务中解脱出来，减少人力资源机构设置和人员开支、节省用于存放人事档案的空间和降低保管人事档案的成本，在节约成本的同时，人事部门成员能有更多的精力投入到其他人事工作中，例如医院各类人员的绩效考核管理、专业技术人才培养与引进，以及医院定岗定编工作中去。

三、人事档案代理制度对医院及员工存在的弊端

（一）代理人员对人事档案的重视程度不够

人事档案是对存档主体在学习、工作过程中学历情况、思想政治、职称晋升、工资水平以及考核奖惩情况等方面的真实记录，也是单位在考察人选、职务变动的重要参考依据。而有些代理人员对自己的人事档案重要性认识不足，认为个人档案并不重要、可有可无，导致在存档或者留档过程中容易出现“漏档”、“断档”现象，这种情况的发生必然会对代理人员自身职业生涯的发展造成不利影响。

（二）“人档分离”现象严重，档案信息查询流程不畅

目前，因为人事代理管理制度的不健全，导致“人档分离”现象严重，档案信息查询和补充不畅。主要体现在医院人事部门和人才代理机构职责分工不明确，如医院需要查档，往往需要经过人才代理机构的审批，但审批过程繁琐、复杂、等待时间过长，这些因素都给医院人事部门查询、利用、审阅这些人事档案造成一些麻烦，使医院人事部门对代理人员的档案查询也不够顺畅，管理起来也有一定的困难，这种人档分离的状况对医院的人才信息库建设、人力资源配置管理都会造成不利影响。

（三）医院与人事档案代理机构双方职责不清晰

医院与人才代理机构双方的工作职责不明确，在工作上沟通不便捷，缺少用人单位与人才代理机构有效的协调机制。这种问题容易造成代理档案存档后的资料建立不完整、补充不及时、更新不到位的现象。医院一旦需要掌握并查阅代理档案，人才代理机构往往不能及时提供更完整的人事档案信息，对医院的人才队伍建设造成不利影响。

（四）人事代理档案管理模式落后，信息化程度低

人才代理机构管理模式老化，还停留在重接收轻开发的管理模式上，以手工方式为主、信息化程度低，这些弊端容易造成人事档案更新速度慢、工作效率低下和“失档现象”严重。目前，虽然在录入档案方面实现部分信息化，但还是以初始化方式储存档案，未能实现在网络安全化的环境下管理档案，对医院人员信息的完整性造成不利影响。

（五）管档人员服务意识不强

现如今人才代理机构未能转变服务观念，服务意识有待于进一步增强。在平时工作状态中，人才代理机构人员服务态度过于生硬、语气傲慢，在接收档案时责任心不强，严重影响档案的接收质量，对医院人事档案的管理造成不利影响。

四、整改措施

（一）提高全员对人事档案重要性的认识

加大宣传教育力度，医院和代理机构联手，通过多种形式提高存档主体对人事档案的了解与重视，使其明确人事档案管理、代理制度与档案材料的查询、利用与收集程序规定。另外，也要提高代理机构和医院档案管理人员的管理水平与综合素质，双方的档案管理者都要熟悉人事档案管理制度和人事代理规程，不断充实人事档案管理的技能和知识，参加人事档案业务培训，切实提高业务水平与专业素养，提高档案管理质量。

（二）建立医院与人事代理机构档案信息交换联系机制

人事档案代理制度在医院人事档案管理中的有效应用，就必然要先提高认识，明白档案资料收集的重要性，积极构建出较为有效的资料信息交换机制。因为只有做好这一项工作，才能真正让人事档案代理机构将需要整理入档的资料有效的进行整理，然后借助于书面的形式来向医院反馈;此外，医院对于档案代理人在实际工作过程中已经收集到的人事资料也需要及时进行整理，这样才能真正保障医院档案代理信息的完整性，提高其应用价值。

（三）明确职责，进一步规范人事代理档案管理制度

明确档案管理权限和制度。针对以往医院和代理机构沟通不畅、职责不清、效率不高的情况，建立一整套人事代理档案管理制度，从制度上和程序上明確双方的职责和权限，在各方提高认识的基础上，从源头上解决明确双方信息交流不畅、推诿职责、效率低下等问题，双方的合作不仅要在档案材料的移交或代理手续的办理上，还要在制度的制定、程序的协商、信息的交流等方面，根据自身具体情况制定出切实可行的代理人员人事档案管理相关制度和规范，提高人事档案代理效率和管理水平。

（四）运用现代化信息技术，做好人事档案资源信息的共享

充分享受信息化带来的便利。建立医院与代理机构共享的内部网络平台，在保证安全保密的前提下，逐渐实现代理人员的档案信息如年龄、学历、职称等相关信息资料的在线查询，这样就可以减少一些程序上的限制，以降低管档人员的工作负担，提高人事档案利用率，优化医院人力资源配置。

（五）增强服务意识，进一步提高管档人员的自身素质

转变思路，更新观念，那种高高在上的旧观念早已被现代社会新公共服务理论所替代，注重以人为本的服务理念，规范档案管理操作程序，用精细化程度来衡量服务质量。实行人事档案代理工作必须由院方与人事档案代理机构合作才能完成，使医院的人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。

作者单位：秦皇岛市第一医院