如何提升企业在边疆地区扶贫档案管理工作中的能力

任义生　高雪华　王云庆

一、企业在边疆地区扶贫档案管理工作中遇到的困境

扶贫档案真实记录了贫困地区扶贫工作的各类形态及完整过程，主要的档案类型包括文字、图片、影像等多种实物，是国家对贫困地区进行总体规划和对扶贫工作进行总体布局的重要决策参考资料，具有不可低估的现实价值。以甘肃、新疆为主的边疆地区农村贫困人口众多，经济发展滞后，区域集中性显著，是全国扶贫开发的主战场。2014年，国家扶贫办发布《建立精准扶贫工作机制的实施方案》，标志着我国正式启动精准扶贫工作。伴随着精准扶贫力度的不断加大，边疆地区的扶贫工作逐渐进入到精细化管理、精确化配置、精准化扶持的进程中。各类企业也积极参与到扶贫工作中。早在2014年12月7日，以国网新疆电力有限公司为代表的各类企业积极响应政府号召，全力推进光伏发电项目顺利落地，有效促进了本地区贫困户增收和贫困村集体经济的收入增长，开创了边疆地区精准扶贫的新模式，体现了企业在扶贫工作中的重要地位。企业如何结合自身优势以及边疆地区扶贫工作的发展现状，合理开展扶贫档案管理工作，成为有序实施扶贫项目的重要任务之一。

边疆地区的精准扶贫事业具有分工粗略，主体多元，分散性强，多民族聚集等特征。在这种社会环境下，虽然国家针对边疆地区的扶贫计划已经启动了相关的规则建设，各地区按照《国家档案局国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见》要求，制定和印发了相应的规范化管理办法，但对于企业如何具体落实扶贫档案管理政策和开展扶贫档案管理工作并没有作出进一步的说明阐释。导致参与边疆地区扶贫项目的各企业之间缺乏统一的档案管理标准。加上扶贫档案涉及内容丰富，各地收集到的文件材料种类各不相同。企业下属的一线工作队在实际的扶贫档案管理工作中，经常遇到档案资料名称目录不一、内容五花八门、管理杂乱无章等问题。这些身在一线的档案兼职人员由于缺乏系统的学习和训练，往往只能按照各自的理解和习惯随意收集和整理扶贫档案，造成不同企业最终形成的档案材料频频出现格式不一致、对原始表格随意涂改、录入的档案数据不准确、档案收集范围相差较大、分类不合理、保管质量难以保证等问题，在一定程度上导致企业在进行扶贫档案管理活动时形成大量缺项漏项、逻辑错误、归类混乱的扶贫档案材料，增加了不必要的成本投入。这种粗放式的档案管理往往会造成扶贫数据来源有误、扶贫文件归档片面等问题，不仅不利于统计贫困居民规模、分析本地区致贫的关键原因，也无法帮助企业对贫困地区采取切实有效的扶贫助贫工作。

此外，由于企業在扶贫项目中每年都会产生数量巨大、类型复杂的档案材料，除了将部分重要的纸质档案整理移交给档案馆外，还有许多依旧保存在当地的村落档案室中。受客观环境和人员制约，以及各地区档案管理的基础设施条件不同等问题的影响，以纸质材料为主的扶贫档案资料，除了存在档案内容与实体安全得不到落实与保障外，还存在着“存量数字化、增量电子化”进程滞后，档案信息网络系统访问浏览效率不高、扶贫信息共享利用成效有限等问题。因此，为了能够更好地反映企业扶贫工作成效，为统一规划边疆地区的扶贫工作布局提供信息扶持，参与扶贫工作的各类企业需要进一步提高对扶贫档案的管理与保存能力，在扶贫工作中不断开拓档案管理的实践创新，整理出一套既符合国家施政方针，又能在各类企业中普遍适用的扶贫档案管理工作实施规则。从下而上完善企业参与边疆地区扶贫工作的相关规章制度，为研究边疆地区社会发展与经济开发提供助力。

二、如何提高企业的扶贫档案管理能力

1.建立样板模式实例指导扶贫档案工作

吸引多个企业共同参与扶贫计划是边疆地区实施精准扶贫项目的重要举措，形成的档案材料最终会汇总成为国家扶贫攻坚信息的重要组成部分。出于对扶贫档案进行方便保管和快速利用的需要，在归档前期就应该统一各单位的档案材料管理标准。这就要求企业内部的档案业务专员在相互借鉴、合理沟通的基础上，通过总结过去十几年扶贫工作中档案文件的形成规律，结合本地区特殊的社会环境，编制出一套系统的扶贫档案文件材料内容格式及整理过程样板。从档案管理的方法、手段入手，通过实例指导实践活动，规范扶贫工作中档案业务人员的管理行为。从而避免一线的档案兼职人员因传统的档案管理制度规范过于枯燥冗长，不能完全贴合本地区扶贫档案工作的实践而造成的不同扶贫工作队移交的档案资料格式标准不一、收集范围不全面、保管期限不统一、管理流程不完善等矛盾，防止扶贫工作者在整理扶贫档案的过程中因理解不到位而造成的扶贫档案管理不规范等问题的发生。

档案管理样板主要涵盖标准样板和标准过程两大部分。标准样板即最终形成的文件资料格式样板，是企业内部专业的档案工作人员在深入研究分析各类档案素材的基础上，选取扶贫工作中有代表性、格式较规范的工作规划、工作计划、信息简报、工作总结、会议纪要、工作报表等进行优化，形成的集合型文件材料标准格式样板。这类标准样板统一了扶贫文件的编制格式和扶贫档案的收集范围，并结合实际滚动完善，有利于指导工作人员按样板格式建立文件资料，为扶贫工作队在形成相关扶贫文件时提供参考。为此，企业内部的档案专业人员应贯彻落实国家、边疆地区扶贫开发办公室、边疆地区档案局和本行业的各项档案管理标准，结合样板素材的收集情况，梳理各阶段产生的归档材料，明确不同文件类型的归档范围、目录、档案封面、备考表等，制成标准的档案收集清单样板，便于扶贫工作队在整理档案和进行移交审核时参考。

标准过程则是针对扶贫工作中出现的档案数量大、涉及部门多、管理链条长等特点，对文件资料形成过程的具体记录和阐述。企业可以通过研究档案资源和实地调研相结合的方式，深入了解和总结扶贫档案管理所涉及的重点工作，分析提炼出扶贫档案形成及管理的全部过程，并结合扶贫工作实际，绘制出扶贫档案管理标准流程图。对不同阶段的标准流程选取2—3个有代表性的案例进行示范，详细阐述流程每个节点涉及的责任部门、责任人、工作内容等，形成化繁为简、便于操作的标准流程样板，并结合工作变化不断完善，从而指导各级扶贫档案管理人员按照样例阐述的标准过程规范开展工作。建立这类涉及文件全生命周期标准流程的样板，重点在于从多个角度全面收集具有代表性的档案资料作为典型案例，在结合本地区形势发展和国家档案管理标准的基础上，总结不同企业的扶贫档案管理规律，让档案管理样板库可以涵盖档案管理的各类需求样本，具有较强的可操作性，使扶贫档案管理更加细化，便于高效指导一线的管理实践。

为了让扶贫工作队中的一线档案业务人员能够迅速系统地开展扶贫档案的收集、整理、立卷工作，企业应积极打破各单位、各工作队之间的信息壁垒，使不同企业的扶贫管理部门、档案管理部门、扶贫工作队共享档案管理样板成果，指导实践，提升扶贫工作质效，推动各级档案管理人员之间相互学习，交流工作经验。

2.构建信息网络系统管理扶贫电子档案

为使扶贫档案管理步入精益化、现代化、信息化管理的发展之路，企业可以将本公司扶贫档案信息化的相关成果归入到企业信息化的整体规划之中。以方便三方数据查询和管理扶贫项目为目的，搭建一个统一管理、资料共享的扶贫项目管理信息平台，从而实现对扶贫档案信息的数据化管理，使地区政府、参与扶贫工作的各类企业以及一线的扶贫工作队之间能够信息互通、工作衔接、资源共享。从维护扶贫档案信息安全和促进扶贫信息资源共享来看，构建信息系统管理扶贫档案电子文件意义重大。随着全国各地区信息化技术的快速提升，普遍应用、增量可观的数字化信息已经逐渐取代纸质文件成为扶贫档案的主要形式之一，是实施惠民政策，分配扶贫资源的重要信息支撑。从当前扶贫档案电子化增量的特点来看，只依靠传统的纸质文件管理体系已难以适应新时期扶贫档案的管理要求。企业需根据边疆地区扶贫发展战略和信息化发展的阶段性要求，采取有效措施，切实保证扶贫工作中电子文件的真实可靠、充分共享与长久保存，使扶贫信息能在规定的时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用，在提高扶贫档案质量、归档数字化水平的同时，提升扶贫档案的查阅效率，真正建立起助力政府决策、方便群众生活的档案利用体系，保障国家扶贫档案的信息安全，推动边疆地区扶贫项目的高效发展。

构建扶贫档案信息网络系统，并非另起炉灶，而是对企业现有档案管理系统进行拓展后的成果，在企业原有的档案信息管理系统中开辟出专门的扶贫档案管理模块，可以扩大本公司信息网络系统的库藏资源，将不同于公司原有职能的档案资料分离出来，根据信息的不同属性更好的集中保管和利用。为了保障扶贫档案信息的安全性，信息网络系统应设有严格的访问权限控制，可分为公共样板和自用样板两部分，并具有防止越权操作的技术措施。其中，公共样板供企业内部所有工作人员查询、访问;自有样板仅供本地市公司辖区内工作人员和省公司管理人员查询、访问;其他非本辖区工作人员无权查询。对于自用样板而言，信息网络系统通过对用户权限进行分级设置，便于公司内部和扶贫工作队的人员在线查询和审核扶贫档案信息。扶贫工作队和企业档案馆录入的电子文件都应派遣专人多次定期进行审核，结合工作实际，按照“少而精、准而实、不缺项、不重复”的要求，在原有档案资料的基础上，删繁化简、归类合并，确保规范后的电子档案齐全完整、真实可信。此外，企业还可为扶贫档案信息网络系统配备专门的信息保护、身份认证、授权管理、电子签名、数字水印、安全审计等产品，强化扶贫档案电子文件的安全保密性。

3.对一线档案兼职人员定期培训

设计档案管理样板是为了建立形象易懂、便于施行的档案管理规范，避免一线的档案业务人员因自身理解偏差而造成的工作差异和重复劳动。完善信息网络系统则是通过现有的网络平台实现扶贫信息的远程共享和高效利用。这两项工作的最终目的，都是为了促进各级各部门的工作人员能够合理高效地开展扶贫档案的管理工作，提升企业的扶贫质量。而落实这两项工作的重难点，在于全面提升企业内部参与扶贫工作的各级档案业务人员的专业能力和人员素质，从而使档案管理样板库和信息网络系统以及其他各类扶贫档案管理规范制度能够真正应用于扶贫工作的具体实践，提升档案管理的效率效益。由于当前参与扶贫活动的工作人员调动频繁，且一线的档案管理人员往往是从扶贫工作队中随意抽取一名成员进行工作，通常缺乏专业的档案管理知识，具有极强的不稳定性和复杂性。因此，企业内部对所在单位下派的驻村工作队具有业务指导的工作义务。相较于一线工作队中的档案兼职人员，专业的档案业务人员更具有档案工作的专业性和相关的工作经验，了解扶贫档案的重要性，熟知各类档案整理标准以及公司内部发行的档案管理细则，可以在不同时期随着社会环境的变化和扶贫工作的发展为各类扶贫项目建立专门的文件材料归档制度，使扶贫档案在初始阶段能合乎标准、内容有效、实体安全。

企业应注重组织公司内部根据各地区扶贫工作实际状况制定不同的培训计划，将扶贫档案管理规范、管理流程结合具体的扶贫项目实践制定出统一的标准和参考依据，并制作大量专业性的培训指导课件。在制作培训指导课件时，尤其应注意添加各类典型的扶贫档案管理实例，使工作人员能够快速掌握管理过程中的要点难点，从而高效完成扶贫档案管理的各阶段工作，节约反复讲解、反复学习所产生的时间成本。可通过集中授课、现场讲解、远程指導等多种方式，定期对企业本部以及扶贫一线中负责档案管理的工作人员开展知识与技能培训，将管理扶贫档案的工作标准、管理职责、工作流程、作业标准等以案例形式，生动展示给广大的工作人员，使其根植融入于各级档案业务人员的实际工作中，全面提升边疆地区扶贫队伍的档案管理水平。以国网新疆电力有限公司为例，电网企业通过将“访惠聚”扶贫档案管理的创新成果以印发纸质手册、通过信息网络共享等方式，在电网企业内全面推广。手册涵盖文件标准格式样板、标准清单样板、标准流程图、标准作业指导目录等多项内容，全面规范了企业参与“访惠聚”扶贫档案管理的相关活动。使企业员工能够充分了解扶贫档案管理的相关专业知识、加强对扶贫档案的管理意识。良好的扶贫档案管理创新实践，为提升扶贫工作效率和效益提供了重要保证，也为自治区相关行业和国家电网系统参与扶贫工作提供了借鉴，发挥了较好的辐射带动作用。除此之外，企业还可以定期组织实地考察其他企业扶贫档案管理系统的建设与应用情况，将各单位形成的先进做法、较好措施以及不同工作队中档案管理人员经常遇到的资料收集问题、常规工作过程阐述、常见问题解决示例等提炼成多类典型的培训案例，以案例化的教学形式指导实践，指导原有的档案业务人员在参考完样板后可以高效的开展工作，确保新加入的扶贫工作者在学习样板内容后能够快速上手，提升各级各类档案人员的工作水平。通过加强对企业扶贫工作人员的培训，固化扶贫档案管理机制，规范标准管理流程，强化档案过程管控，可以极大地提高扶贫档案管理的工作质量和工作标准，全面提升边疆地区扶贫档案的完整性、准确性等各项指标。

三、提升企业扶贫档案管理能力的意义

扶贫档案完整记录了企业开展贫困地区对口支援、帮扶施策的流程及依据，展现了企业参与扶贫活动的全过程，是重要的凭证材料，对其进行系统化管理可以增强扶贫工作的靶向性与实效性，避免因扶贫工作错位导致的不良后果。只有在充分收集、系统整理、安全保管、充分利用扶贫档案信息资源的基础上，才能有效促进国家机关扶贫政务信息的发布、边疆地区扶贫档案业务的开展、边疆地区扶贫开发工作的正常运行。而有效开展边疆地区扶贫档案管理的相关工作，就需要借助合理的档案管理制度和完善的档案管理流程，从而实现各项工作的平稳进行。通过明确企业内部的档案管理部门、扶贫工作领导部门、一线工作队等各方机构在档案收集、整理、保存、利用等各个过程中承担的责任和具体的管理规范、工作标准，可以确保扶贫档案进行规范高效的全过程管理;通过加强电子文件的基础设施建设，建立健全相关制度，搭建信息网络系统，可以与政府公开信息系统对接，实现扶贫资源的信息共享;通过建立优秀典型的培训样板，可以使扶贫档案业务培训由传统的理论培训向案例实践转变，使各级档案人员结合案例快速入门，全面掌握档案管理的相关知识，提升扶贫人员的档案管理能力，有利于促进企业档案管理水平的提升，为有效分类处理和规范管理业务信息、建立公司档案管理制度标准、管理和完善电子文件管理平台，促进信息资源的整合利用，提升企业各部门档案精益化和标准化的管理水平提供借鉴和参考。

精准扶贫脱贫工作关系着我国第一个百年奋斗目标的完成。高质量的扶贫档案不但能反映出不同地区贫困群体的贫困原因和现状，为改善贫困地区人民生活水平、加快地区经济发展等相关工作提供详实的资料，还能对众多的贫困原因进行汇总观察，成为边疆地区开展精准扶贫、脱贫工作的重要客观依据。扶贫档案体现了边疆地区的社会实况，深刻影响着国家政权稳固、社会安定、民族团结和扶贫计划的实施。通过对比档案信息，能明显地展现出边疆地区的经济发展水平，辅助相关工作的部署。企业可以借助整理和保存的扶贫档案资源，帮助边疆地区政府和扶贫开发办公室快速有效地实现对不同区域贫困户的精准定位和精准分类。在深入研究各地区扶贫档案信息的基础上，针对不同的需求采取對应的扶贫计划，利用档案记录贫困户群体、家庭的相关信息资料，精准识别和关怀弱势群体，并根据各地区呈现出的不同经济问题提出相对应的解决方案，改善社会民生，增加村民收入，实施有针对性的惠民政策，对人力、财力等各项资源进行合理的分配使用，从而减少信息搜寻的成本，具有较高的经济性价值。以提高企业扶贫档案管理能力为基础，从不同角度为扶贫工作留下记忆，便于实现对边疆地区扶贫档案的综合性分析以及管理，为下一步扶贫工作的各项部署提供信息支撑。其中涉及到的有关边疆地区扶贫工作的组织结构、监督工作、扶贫计划以及法律法规等基本要素，对划分扶贫工作的各项权限职能范围具有极大帮助，使得国家对边疆地区扶贫工作的管理更具有针对性和系统性，便于党和国家整体规划和制定相关的扶贫调研措施。

另外，扶贫档案还是国家发展变迁的重要历史记录。企业在扶贫工作中形成的各类档案具有原始记录性，从另一个角度真实记录了边疆地区贫困村落的地形样貌、生态环境、经济水平、民生民情、家庭状况、宗教信仰等基本情况，维护了扶贫历史的真实面貌。扶贫档案是以普通民众，特别是贫困地区的农民群体作为记录的主要对象。相较于以往重点收集“精英阶层”，即名人、干部的个人档案而言，具有特殊且珍贵的社会意义和历史价值。扶贫档案不但是边疆地区实施精准扶贫活动的重要材料，同时也是记录精准扶贫过程和成效的载体。对这些档案原件进行有效管理，可以对于现在和后世的历史学者、社会学家在研究历史活动和社会变迁方面提供帮助。便于国家扶贫工作整体布局，留存珍贵的历史记忆。