临时性政府工作机构档案归档的思考

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所谓临时性政府工作机构是各级党委、政府为了形势和工作的需要而成立的部门。一般可分为3种，一种是常态化的临时性工作机构，比如人口普查办、经济普查办等；一种是应急性临时机构，比如为应对今年的新冠肺炎疫情成立的新冠肺炎疫情管理办公室等；还有一种是专项工作临时机构，如扶贫开发办公室、“不忘初心、牢记使命”主题教育领导小组等。尽管名称各不相同，但都行使了政府职能，反映了有关部门在某专项工作中的具体情况，有其工作的特殊性和重要性，其形成的档案资料有着较高的保存价值，是日后查考利用的可靠依据，应格外注意收集保存。但许多临时性政府工作机构的档案存在着收集不齐全，归档不及时、整理不规范、移交不及时等问题，需要引起档案部门的高度重视。

一、临时性机构归档难的原因

（一）临时性政府工作机构的业务工作具有应急性、复杂性、全面性、时间紧任务重等特点，一旦组建完成，领导和工作人员多会将精力全部投入到业务工作上，对档案工作重视不够。

（二）临时性政府工作机构的人员大都是从有关单位或部门中抽调的，工作做完就返回原单位。而档案整理归档工作具有滞后性特点，若没有专门负责档案工作的人员介入，机构一旦解散，档案极易出现散落丢失、归档不全的情况。

（三）有些临时性政府工作机构是多部门合作组建的，产生的档案资料会相应地保存在各部门手中，甚至在个人手中，若无人统一收集整理，最终也容易各自管理，导致同一工作的档案资料分散保管。

（四）档案工作的后置管理性和被动服务性，使其缺少主动参与临时性工作的途径，导致档案部门获取信息的比较滞后，无法及时介入临时性政府机构档案工作，这是造成临时性机构档案信息遗失的重要原因。

二、解决临时性机构归档难的途径

（一）要提前谋划，加快部署。档案部门要关注区域内全局工作部署，抓信息，抓节点，主动应对，积极作为，有的放矢，用前瞻的眼光，预先谋划，为临时性政府工作机构档案管理工作画好框架，让其有章可循，并根据工作进展情况提供指导服务。同时积极发挥档案行政管理部门的监督执法职能，保证反映政府工作职能的档案资料应收尽收、应归尽归，为区域的经济、文化、科技发展保存历史凭证，为社会各界提供参考依据。

（二）要主动建档，超前归档。当前档案归档方式基本分为随办随归和集中归档两种方式，许多专业档案归档更多选择前者，如婚姻档案、诉讼档案等文件材料一旦达到立卷要求则立即整理归档。随办随归的优势在于归档及时，不易有缺漏，缺点在于比较占用日常工作时间，若归档人员不具备档案整理基础则容易出错。文书档案归档则更多选择后者，通常会在年末或者第二年年初做集中整理归档工作。集中归档的优势在于集中人力物力开展整档，不占用日常工作时间，但文件资料若有缺失则不易补救。临时性政府工作机构的特殊性决定了应该吸取随办随归和集中归档两者的优势，以防机构撤销时，因工作繁忙、混乱，工作人员各归各位而无力做好档案工作。因此，临时性政府工作机构从组建之时就应重视档案工作，树立大档案意识，发挥主观动能，各司其职，各负其责。文书要在日常工作中重视文件材料、实物、电子文件的收集和积累，宣传要对照片、视频等声像档案进行初步挑选和整理，以免大量工作积压到最后；各业务部门要对归档范围内的的文件、资料等进行收藏保存，并进行简单归档整理。以确保机构撤销时档案归档及时、齐全完整、顺利移交。

（三）压实到人，强化沟通。临时性政府工作机构由于工作人员多为临时抽调，若没有档案部门人员参与工作或不指定专职人员负责档案工作，档案收集整理归档工作会无人关心、无人过问，这给归档工作带来许多困难。因此，临时性政府工作机构要提前做好岗位责任规划，确定档案工作负责人并尽量保证不频繁更换。档案部门要与档案工作负责人加强交流沟通，做好指导服务，必要时采取督导检查的方式，以保证档案圆满归档移交。

档案是通过依法归档而固化历史、锁定凭证的。近年来，随着档案现实价值的不断发掘，全社会的档案意识在逐步增强。做好档案工作，既是档案工作者的职责，也是各级各类部门的重要职责，临时性政府工作机构更需要本着“为人民服务、对历史负责”的态度，提高认识，躬身入局，为维护社会秩序、保障公平公正、保证社会效益做出应有的贡献。由此可见，做好临时性政府工作机构的档案归档工作，既需要档案部门的积极介入，还需要各机构的主动作为，二者缺一不可。此次新冠肺炎疫情档案归档工作就是一个很好的范例。先是档案部门迅速与新冠肺炎疫情处置工作领导小组沟通，出台疫情档案管理办法，对人员配备和职责、归档范围、整理方式、归属移交工作均做出明确要求，为疫情资料的后续归档工作指明了方向，明确了责任。并且档案部门工作人员积极入局，靠前指导，多次与疫情领导小组工作人员沟通。再是疫情处置工作领导小组非常重视档案工作，在一开始就将档案工作提上日程，安排熟悉档案的工作人员负责，注重日常工作中文件材料的收集，为疫情档案的集中归档工作打下了坚实的基础。在机构撤销时，档案归档成果斐然，顺利移交档案馆。这充分说明，档案部门快速、及时地介入临时性政府工作机构，对圆满完成档案的归档工作具有非常重要的助益。而临时性政府工作机构树立强烈的档案意识，重视档案工作更是档案能够应归尽归、整理规范、归档及时的重要保证。