数字化档案信息利用模式研究

孟庆华

摘 要：档案信息数字化是现代化时代档案工作的必备技能，也是最能够考察档案工作者工作能力和综合素质的一项工作，需要档案工作者认真核实档案信息，有条理的对档案进行管理，本文将从数字化档案信息的优势出发，探讨数字化档案信息的利用模式。

关键词：数字化;档案信息;利用模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.105

1 引言

数字化档案信息利用是指利用计算机网络和数据库信息技术手段来完成档案管理，用互联网将档案信息合理的规划运用和管理，将纸质档案更加完善的保存，同时可以运用互联网及时得到更为现代化的信息，从而达到办公管理网络一体化，逐渐由纸质改为电子管理，但目前来看想要做到数字化档案信息还需要完善自身建设，譬如在计算机方面需要专业的技术人才，不能够完全保证计算机的安全性等等，本文将通过以上问题入手，展开如何推进数字化档案信息的建设。

2 使用数字化档案信息的意义

2.1 消除时间与空间对档案信息的束缚

在目前来看，数字化档案较比与传统档案来说数字化档案最大的优点就在于，档案信息利用的速度更快，档案信息更加准确。可以使信息利用者可以通过互联网进行检索，浏览，查阅，增强了服务类型和服务范围，同时也促进了数字化档案信息的建设，能够使信息利用者可以随时随地的了解所需要的档案信息，就算呆在家里也可以做到足不出户的了解“天下事”并且摆脱了时间和空间的束缚后，数字化档案信息有效的提升了档案信息的开放度，加快了信息档案的传播速度，扩大了档案信息的传播范围。

2.2 更能够满足用户对于档案信息不同的需求

在互联网如此发达的时代，大多数人群越来越习惯利用手机等电子设备来搜寻所需要的档案信息，因此数字化档案信息的利用范围就显得更为广泛，个大用户对数字化档案信息的质量有了更高的要求。在保证信息利用的方便，快捷的基础上更要保证数字化档案信息能更好的满足不同使用者的不同需求，数字化档案信息的利用为各大用户提供了十分便利的档案信息的需求，如设有专门为用户查询设立的网站，无损耗的档案信息资源的共享，能够根据用户查询的档案信息自动推荐相似的更新的信息，足够满足各大用户对档案信息的不同需求。

2.3 充分提高了档案信息的使用价值

绝大部分的领域都要用档案信息，特别是在社会管理、科学研究、领导决策、农业增产等方面，更是需要利用到档案信息，并且档案信息对现代化经济建设领域也发挥着不容忽视的积极作用。在数字化档案信息未被全面开发与利用之前，档案信息在这些领域中的作用与价值是隐性的潜在的，是不能被广大用户共建共享信息资源的，首先信息存在时间性和空间性，信息传播不及时，有些及时信息是存在时效性的，过了那段时间存在意义，其次信息的傳播范围是狭隘的，只存在于相应的领域范围现今随着数字化档案信息的开发利用，逐步实现了最大范围内的资源共用共享，利用网络平台使档案信息快速传播，并且增大了传播范围，使信息得以便捷的交流利用，进而通过这些资源创造了更大的经济效益与社会效益，使这些原本隐性的档案信息转化成为具有现实价值的真正的一种信息资源，充分的发挥了档案信息的使用价值。

3 如何加强数字化档案信息利用

3.1 充分结合资源利用互联网发挥数字化档案信息利用

现阶段我国大部分档案信息还掌握在政府手上，这样能够确保档案信息的准确性，真实性，同时还能够防止重要信息的泄漏。但这种情况造成了一些档案信息资源太单一，档案信息资源范围太过狭隘。我国目前最重要的就是打破这种局面扩大信息资源的范围和流通性，能够让档案信息随时随地上传，从而达到扩大信息资源的范围的目的。增大信息资源范围的同时也要建立区域性的档案信息管理，来确保信息的正确性，预防有些不法分子发布煽动性的负面信息。这样才能利用互联网的优势，充分发挥数字化档案信息利用模式，实现信息资源共享。

3.2 灵活推进不同的利用方式

随着网络信息的不断发展，数字化档案信息的利用模式也有着更大的发展空间，相关部门可以充分利用互联网的优势扩大信息资源的流通，让更多的信息利用者受益。目前来看，数字化档案信息流通还不够广泛，默写档案信息还不能做到完全开放，从而导致某些用户想要查询信息时会产生查不到，查询时间过长等问题出现。并不利于档案信息的流通，为此数字化档案信息可以由相关的工作人员进行网络检索之后提供复制打印等功能以此为对信息有需要的用户提供更加便利，直观的信息检索方式，对于一些老旧的信息可以采用先扫描在上传的方法，相关专业的工作人员对信息进行核查，然后上传至网络，通过电子签字或数字密码等信息安全技术才能提取相关档案信息，既能保证信息需求者能够得到想要了解的信息，也能保证信息的安全使用，这种直接和间接的利用方式提高了数字化信息利用的效率同时也提高了档案信息的安全性和准确性。

3.3 加强对数字化档案信息开发利用的力度

随着社会的不断发展，科技技术不断的发展更新，互联网时代的强大，数字化档案信息事业有很大的发展空间，随着进时间的流逝，新科技的不断拓展，人们对档案信息的需求日益增多，数字化档案信息事业想要不被搁浅就要不断的发展新的模式，紧跟时代的脚步甚至做到引领时代的位置。就目前来看数字化档案信息建设的现状来看，加强对数字化档案信息的开发和利用是至关重要的一步，我国地广人多能够得到的信息不同，各地方单位的条件也各有千秋，对数字化档案信息的开发程度也各不相同，一二线城市作为国家经济发展的重点城市对数字化档案建设的开发更为广泛，反观三四线城市因为将经济发展的落后从而导致对数字化档案信息利用效率降低，所以在对数字化档案信息利用和开发方面应该做到因地制宜，结合当地单位的实际情况作出最适合本地发展的利用方法，建立科学有效的评价机制，能够找到既能贴合现实情况又能开发数字化档案信息利用两全其美的方法，最大限度的加强各地对数字化档案信息的开发和利用力度。

4 总结

数字化档案信息的利用是档案管理中最符合现代化的一步，但是在目前看来数字化档案信息还存在着不能够打破时间和空间的束缚，对数字化档案信息利用模式开发不到位等问题。从而使数字化档案信息的利用不能够达到最好，本文就目前的数字化档案信息利用中存在的问题进行学实行的讨论与探究，详细说明了当前时代数字化档案信息利用需要改进的问题和方法，如将互联网优势发展到最大，从而使数字化档案信息的利用能够达到顶峰，相关部门招用既掌握档案信息管理又掌握计算机技术的全能型人才，相关领导也应当啊加强对数字化信息利用的开发和研究，带领相关工作人员将数字化信息活学活用等方法，全面开展数字化档案信息利用的建设。与此同时希望相关领导能够谨慎的运用本文结合自身情况来改善数字化档案信息利用的问题，使数字化档案信息利用能够更好的帮助档案信息利用，也能够使数字化档案信息的利用可以发挥最大，最好的利用效果，从而完善了数字化档案信息利用的缺陷，因而保证了数字化档案信息的质量和准确性，使数字化档案信息利用开发到极致，也能够让相关工作人员加快工作效率，从而保证档案信息的充分利用。同时确保数字化档案信息的准确和其利用效果达到最大，对数字化信息利用的开发大到极致，由内而外的展开对数字化档案信息利用，能够使数字化档案信息能够满足不同使用者的需求，从而更好的提升企业内部的运行速率。

参考文献

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