人力资源和社会保障局档案管理工作的实践与启示

冯金凤

摘 要：人力资源和社会保障局是为人民服务的后勤保障行政单位（以下简称人社局），人社保局档案管理属于十分重要的内容，人社局各项管理工作中，为了给人社局档案管理工作开展提供良好的理论依据。紧跟着时代的发展，在当前档案管理工作中，人社局档案管理水平由于信息技术的应用得到大幅度的提升。从档案管理制度的不完善，人社局档案管理人员的责任不明，以及没有科学合理的管理规范，影响人社局档案管理的整体水平，到信息技术应用，极大的改善人社局管理工作的水平，本文主要对人力资源和社会保障局档案管理工作中所存在的问题以及创新实践进行分析，以便能够为提高人社局档案管理工作提供理论支持。

关键词：人力资源和社会保障局;档案管理;实践

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.051

人社局内部的重要资料，对于工作人员开展服务工作或者个人而言都是十分重要的文件，人社局档案管理工作的开展与发展，由于各类不良因素，受到管理人员与管理制度及其他等多方面因素的影响，不可避免地会出现一定的混乱，导致人力资源和社会保障局档案出现破损、缺漏、丢失等问题。因而开展有效的人力资源和社会保障局档案管理是十分重要的，在现代人力资源和社会保障局档案管理中为了使管理制度更加科学合理化，更加的符合实际管理情况，应当提高人力资源和社会保障局的管理工作中，提高档案管理的水平，明确工作责任，使人社局资料与数据得到保障。

1 档案管理工作的意义

档案管理资料无论是纸质材料还是数字化资料对于一个单位或者企业来说都是十分重要的核心内容，对于工作开展、发展方向有重要作用。然而由于各种不良因素，受到管理人员与管理制度及其他等多方面因素的影响，不可避免地会出现一些混乱，导致档案管理出现混乱、缺漏、丢失等问题。现阶段，在人力资源和社会保障中，人力资源档案发挥着无可比拟的作用，尤其对在职人员档案管理有着极其深远的影响，与他们未来发展的前途有着十分紧密的联系[1]。由此可见，人力资源和社会保障局的档案管理工作是做好各项工作的重要前提。

2 人社局档案管理的现状分析

2.1 管理制度不完善

由于我国的《档案管理办法》颁布较早，有很多人社局管理中心并没有相对全面的管理規章制度，规范制度大框架下面并没有制定相关准则，没有纳入考核范围，对于管理人员来说，责任不明确，工作内容较为模糊，没有较为合理、科学的管理规范指导，影响整体部门的档案管理水平。

2.2 管理人员综合水平较低

人力资源和社会保障局档案管理工作中工作人员属于主要管理者，管理人员素质直接影响管理整体水平以及相对管理质量，因而需要档案管理人员具备较高的综合素养。然而大多数管理人员综合素质较差，缺乏管理创新理念，对于档案管理制度掌握不全面，不能很好地开展档案管理工作，导致与实际需求存在较大差距，给管理质量以及最后总管理效果带来不良影响。

2.3 缺少统一化的档案管理部门数据库

随着时代的进步，为有效保障我国居民的晚年生活，人力资源和社会保障局的成立为我国广大群众提供了后勤保障。然而由于我国人口居多，且城市之间的经济发展状况不同，我国不同地区的人社局制度也大相径庭。虽然现代高端的电子设备为人社局局数据记录提供了极大的便利，但是实际需求与现实管理仍然存在很大的问题。比如我们最常见的就是人社局信息档案的调动问题，由于人社局缺少统一化的档案管理部门数据库，使用者在调档过程中，很难跨部门和地区，对电子化档案信息进行调用，仍然需要相关管理人员在内部数据库中查找[2]。

3 加强人力资源和社会保障局档案管理工作的建议

21世纪以来，大数据的应用为我们的日常工作及生活带来了诸多便利，尤其是计算机设备的应用，不仅提高了工作效率，降低了用工成本，还极大地促进了信息管理的安全性。针对本文探讨的重点，即人力资源和社会保障局档案管理工作的实践与启示，特提出以下建议：

3.1 加强数字化档案管理安全体系建设

就目前我国经济发展形势而言，以信息为主的数字化档案管理工作逐渐走向主流反向，加强档案管理的数字化建设已成为必然趋势。较传统的档案管理工作而言，档案记录以纸质信息为主，随着信息技术的应用逐渐衍生为电子档案，而数字化档案主要载体为计算机网络系统、操作系统、数据库管理系统和信息应用系统，这些硬件设施一旦损坏，档案信息将难以修复。因此，应提升信息化建设的资金投入、购进设备、引进软件，建立有效的数字化安全预警机制，提升档案管理工作人员的危机意识，综合完善档案的安全管理工作。

3.2 提升档案管理人员的职业技能

信息化档案管理建设固然重要，但信息技术总的来说还是“以人为中心”的工作，离开了“人”的努力，信息技术的建设都是徒劳，所以，疾控中心档案管理团队离得管理人员的专业能力培养的培训尤为重要[3]。在招聘工作时，从培训期间开始强化未入职员工的选聘，并且合理的提升入职门槛，培训合格者准予入职，并且培训期间强化对新入职员工职业素养的培养，保证档案管理工作人员良好的精神面貌。其次，优先选聘具备一定工作基础，并能够熟练操作办公软件，有一定计算机基础操作能力的工作人员，组织一支专业技能较高的队伍，为档案管理的信息化建设工作开展打下良好的基础，从而确保工作的顺利开展。第三，档案管理部门的工作人员实行考核制度，进行一定程度的奖惩，做到奖罚分明，让工作人员充分认识到档案管理工作的严谨性，以及提升自身职业技能的重要性，从而提高员工的积极性。第四，可以通过组织正式的档案管理工作人员到先进单位进行学习与考察，取长补短，提高员工的专业能力。

4 结语

总而言之，档案管理工作的有效开展能够为我国社会保障服务提供可靠依据，为离退休人员提供便利性服务。因此，人力资源和社会保障局档案管理工作是一项不容忽视且需高度重视的工作，档案管理部门和工作人员都应完善个人岗位职责，做好分内之事，为服务社会做贡献。

参考文献

[1]娄秀娟.人力资源和社会保障局档案管理工作的实践与认识[J].管理观察，2019（27）：66-67.

[2]刘芹.人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识[J].黑龙江档案，2012（03）：108.

[3]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济，2017（16）：29-30.