纳米真空互联实验站档案管理

芮芳 陆晓鸣 缪琪

摘 要：纳米真空互联实验站档案管理工作是工程建设过程中重要组成部分，因此加强档案管理对于保障工程项目的顺利发展以及后续档案的利用十分必要。本文针对纳米真空互联实验站（小型验证装置）档案管理做出总结。

关键词：档案管理;纳米真空互联实验站;总结

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.023

1 纳米真空互联实验站项目概况

纳米真空互联实验站“小型验证装置”是“纳米科技真空互联综合实验装置”总体项目的前期验证项目。纳米科技真空互联综合实验装置瞄准申报国家重大科技基础设施（简称大科学装置），规划了500米长的超高真空互联管道，预计对接100多台套大型真空设备，总概算18亿人民币。

在江苏省、苏州市、苏州工业园区各级政府、以及中国科学院的大力支持下，于2014年立项，2016年破土动工，并于2019年6月通过验收。实验站一期项目经过5年的建设，完成了91米的超高真空互联系统，对接20余台大型设备，初步建成集材料生长、器件工艺、测试分析于一体的小型验证研发平台。

2 建立健全的管理机制，明确归档原则和流程

1）建立责任体系，落实档案职责。纳米真空互联实验站工程建设在项目组织上实行所与工程项目共同管理，全所一盘棋，所的管理支撑部门根据项目要求投入并分担工程相关工作，形成工程管理任务与职能管理专业的两维矩阵。在这样的组织框架下，建立起明确的责任制体系十分必要，将每份档案材料的收集归档责任落实到人，使工程档案参与人都明确各自的档案职责，以此保证工程档案的完整、准确、系统。

纳米真空互联实验站工程的档案工作责任制体系于2017年初就基本建立起来工程副总指挥作为工程档案负责人，参与并了解工程立项全过程的筹建纳米真空互联实验站规划办的负责人为顾问，协助指挥部抓前期管理档案工作。工程办公室是纳米真空互联实验站工程档案管理的责任部门，负责协调工程内部的档案工作及进度。所综合档案室从档案业务角度全力投入纳米真空互联实验站工程档案工作，协助工程办公室落实和推进，同时考虑到本项目属于所三期工程距离所距离较远且为了方便档案收集及后续利用特设档案管理点。定期指导、审核工程办接收预立卷材料等，并及时对归档工作提出建设性的意见。各平台、系统及设备管理层是工程档案产生和预立卷的第一责任方，都确定了各级档案责任人，形成档案管理网络，使档案室能及时了解和跟踪资料的收集情况，从归档角度及时发现问题，及时予以纠正。如此，在管理层面做到职责明确、层层推进。

2）明确归档原则，制定清晰的归档流程。为了达到完整、准确、系统的档案工作要求，实现工程与管理两不误的目标，根纳米真空互联实验站的特点，明确了以下归档原则：

档案资料收集与工程建设同步的原则：工程项目经过前期调研、论证、地方立项、建设以及建成后的设备运行、升级改造和后续各平台的功能扩展，为了档案的系统和完整，归档工作必须做到同步开展。

工程档案为技术人员使用的原则：档案资料不仅是为了真实完整的记录工程立项和建设历程，更是今后运行和后续建设的依据和参考，使归档的资料真正成为资源库，为技术人员便捷、准确地利用，是工程档案工作的重要原则。

归档流程清晰，逐级管理的原则：纳米真空互联实验站工程设有3个平台、6条真空管线、20多个系统，涉及多家参建参研单位和上百家供应商，建立统一并且分级控制的管理体系、清晰明了的归档流程是确保档案工作顺利完成的前提。纳米真空互联实验站工程档案工作由工程副总指挥统一领导，工程办公室协调落实;平台和系统负责人为各自承担部分的档案负责人，负责工程档案的收集、分类、组卷、整理、验收和移交;所综合档案室负责监督、指导，接收符合归档条件的档案。

3 制定完善的规章制度和技术规范

纳米真空互联实验站工程是由江苏省、中国科学院、苏州市和苏州工业园区共同投资的工程项目，所以工程的档案根据江苏省档案局、苏州市档案局、中国科学院办公厅对国家重点建设项目档案工作的要求，结合纳米真空互联实验站工程的专业特点，制定了一系列纳米真空互联实验站工程档案管理规范，并在执行过程中作进一步的修改和完善。

1）建章立制，及时下达归档指导性文件。在研究和把握国家、中科院、苏州市的档案管理规章和规范的基础上，通过学习兄弟单位的经验，结合工程自身的特点，制订了完整系统的纳米真空互联实验站工程档案管理制度。

2）准确分类是做好工程归档的重要前提。纳米真空互联实验站工程包含了建安工程和工艺设备系统的安装工程，因此在建设初期制订准确的档案分类是归档的前提。只有保证分类合理，才有明晰的检索入口，方便了档案组卷，也便于后续检索、利用。为此，工程办档案室人员学习相关的专业知识，熟悉纳米真空互联实验站各环节以及工艺设备的采购、加工过程，为分类做准备，力求做到准确分类，过程资料不漏，不缺，为归档建立前提条件。纳米真空互联实验站的档案分类中，档案室多次征求了各平台、各系统负责人的意见，最终形成了纳米真空互联实验站工程档案的具体分类：工程档案分为综合管理、工艺设备、建安工程、声像四大类，其中工艺设备再分为平台、真空管道、公用设施三类。

4 扎实的保障和跟踪措施，确保同步建档

1）思想上重视、组织上保证工程档案的完成。纳米真空互联实验站预研工程时期养成了高度重视工程档案工作的意识，从工程领导到一线设备技术人员，纳米真空互联实验站工程队伍形成了工程建设与资料归档同步的理念，在日常资料收集中务求全面，凡事做到各尽其责、各尽其力，协力保证档案工作的顺利推进。所档案室办公室、资产处密切配合，形成健全的组织及业务体系，及时进行档案人员业务提高和充实，满足工程档案归档需要。

2）从管理源头着手做好预立卷工作。在工程内部，当开工伊始档案责任体系建立后，档案室就将平台、系统备需归档的预立卷盒送到各自责任人手里，并在盒内放入归档范围，要求按归档范围形成预立卷。对建参研单位，在工艺设备部分，严格要求平台、系统，在工艺设备招投标、签订合同时将归档要求纳入合同条款，做到工程设计、计算、调研、厂家加工的质量跟踪等过程与结果同时归档，并由工程办在合同审核时严格把关。在建安和公用设施部分，开工前九江建档规范及时转达给先后进场、施工、撤出的各参建企业，监督参建企业的预立卷工作，真正做到完成一个阶段的建设就将形成的材料及时收集整理，保证了工程建设与建档同步。

3）按工程进度跟踪和推进同步归档工作。档案人员经常到各系统了解资料归档进展、目录清单编制情况，使能及时补充和纠正，并在工程例会上通报档案上交进度情况。档案工作重点则是进行以三大平台为主的工艺设备档案整理、检查、移交，同时完成了公用设施档案组卷工作。到2019年工程竣工前后，全面开展档案移交、组卷工作，完成了江苏省验收前管理、工艺、建安、声像全部档案工作。

5 总结与体会

纳米真空互联实验站工程建立了健全的档案工作责任制，制定了完善的档案管理规章制度和规范，认真落实档案管理的各项保障措施，基本做到了档案工作与工程建设同步进行，按时间、高质量地完成了工程档案任务。纳米真空互联实验站工程及苏州纳米所领导对档案工作高度重视，各级部门协同努力，档案人员爱岗敬业、认真细致、责任心强，严格執行档案规章制度和规范。纳米真空互联实验站工程档案分类准确合理，案卷规范整齐，归档完整齐全、资料准确真实、组卷系统配套，达到了真实反映和记录纳米真空互联实验站工程全过程的要求，为今后运行开放、升级改造和后续建设提供了可靠的依据。同时，纳米真空互联实验站工程在将在档案信息化、电子声像档案方面积极探索，让档案更好地被准确利用。

在工程档案工作中，我们认识到，工程建设并不是大科学装置生命周期的全部，建设是为了今后更长时期的运行和应用，工程档案同样也要服务于今后长期运行和升级改造，因此，工程档案应立足使用、便于利用，做到完整齐全、准确真实、系统配套。