对提升高校外事管理人员专业素质和服务意识的思考

孙斌

摘 要：外事管理人员在高校中的行为与高校的外部形象有关。随着互联网的不断发展和高等教育体制的改革，高校之间的交流不断加强，互动活动增多，教育变得越来越国际化，各种体制层出不穷。因此，本文将主要讨论大学的外事管理者必须具备的专业素质和服务意识，以期为高校外事管理人员提供些许参考。

关键词：外事管理人员;专业素质;服务意识;高校国际合作

一、引言

高校的外事部门承担着高校国际交流的责任和义务，也是高校走出国门的主要渠道，其主要负责高校的外宾来访接待、国际学术会议的举办、高层次人才的海外访学等。从某种程度来讲，高校外事管理人员能力关乎高校能否进一步发展。而如何提高外事管理人员的素质和服务意识，是当前应该研究的重要课题。

二、高校外事工作的主要内容

（一）总体把握外交工作

制定外事工作计划和年度外事预算决算工作;负责做好外事协调管理工作，如外事活动的准备工作、背景调研、活动报告与归档工作;负责教职工、各级学生因公出国（境）年度计划的上报、公务访问的具体实施以及出国（境）情况年度总结;负责做好外国引智计划的预报工作;做好年度国际会议的申报、实施及经费预算、决算工作;做好专家名誉学衔的申报、审批、递交及授予等工作;建立健全外事各项规章制度，外事事务涉及的对外宣传材料;负责建立外事档案以及相关文件的管理工作以及其他日常事务性工作，包括人事、财务、会务等方面工作[1]。

（二）协助外籍专家工作

支持辅助学校聘用外国专家，包括专家来华前及来华后的访问手续，协助外国专家办理签证，专家证书和居留许可证的程序，辅助外国专家日常生活的管理，尊重并配合专家适应不同国度外交文化、饮食习惯、差异文化的交流等。外国专家来访的项目管理工作，包括项目的立项、审批、预期目标以及项目成果、总结、数据归档等管理任务。

（三）管理师生出访工作

审查和批准校级间长短期联合培养、访学交流项目，公示并审批教师、学生因公出国（境）任务材料;在出发前协助相关管理部门负责对出访人员的安全和保密进行培训;对出国（境）人员的任务进行收集、归档，存储和统计与出国工作有关的数据以及保密管理。

（四）建立国际交流活动

与外国高校和研究机构合作，建立沟通渠道;为外国专家和学者到校访问提供接待服务，对外事活动计划和流程进行审查和批准，制定一对一的接待计划、工作计划和应急计划;负责必要的外事交流活动宣传和数据归档工作，管理国际事务学术会议，包括协助学院进行申办，组织筹备和实施;翻译对外交流相关的外部文件（包括合同和合作协议），解释学校的主要外交政策活动;负责学院的中外合作教育项目、联合培养项目的制定以及报关工作，组织和实施（国际）学生交换工作，以及各教育单位学生的国际交流工作指南。

（五）管理留学生工作

国际学生招生工作、国际学生的教育发展计划的组织和实施，国际学生管理和法规的制定和实施的监督;辅助国际学生的注册工作以及国际学生签证的完成、体检、居留和其他任务，国际学生的日常生活、管理和完成教育工作，协调国际学生的生活安排，评估和奖学金分配。

（六）管理港澳台相关工作

在香港、澳门和台湾地区进行交流、参观、讲学和学习邀请和招待会;学校工作人员前往香港、澳门和台湾地区进行内部审核和批准工作;用于正式处理支出文件和基金预算、财务报表;负责出境人员的公示工作，负责安全和保密教育，负责出国工作以进行业务和保密管理，汇编，以便整理并提交相关统计数据和统计数据。

三、提升高校外事管理人员专业素质的方法

（一）加强政治学习

高校外事管理人员不仅要加强商务知识，而且要学习政治理论，着重提高综合技能。加强政治学习，要为外事管理人员开设一个政治学习平台，组织常规性的学习和交流，强调实践与理论的重要性。同时可以树立榜样，让外事人员从意识形态层面转变工作观念，自觉重视思想政治学习，领会国家、省部、学校关于外事工作的相关文件精神，提高理论水平，深化服务意识，积极运用思想政治理论促进对外政策活动。在实际的外交活动中，高校的外事管理人员必须始终立场坚定，坚持自己的原则和准则，不要被他人左右思想，进而影响外交活动。

（二）加强业务培训

外事活动会涉及不同国家的政策法规，因此要通过各种培训来提高外事管理人员的业务能力。要定期举行外事业务培训活动，鼓励外事管理人员积极参与，丰富外事经验。比如，邀请出国管理部门工作人员来学校开展“加强外事管理工作安全”专题辅导培训，介绍当前国际形势，围绕外事工作中出国审批、护照管理、签证办理、外事纪律等方面内容，针对学校因公出国境管理与服务以及外事安全工作做出具體指导，使高校外事管理者及时掌握外交活动的过程和最新法规。此外，高校的外事管理人员必须加强对国际文化的研究，了解不同国家的商务旅行和签证程序的规定，并有条不紊地开展高校的外事活动。

（三）完善外事人员的管理体系

高校要根据新时代的发展变化不断健全外事人力资源管理体系，严格执行现行法规。此外，为了有效调动大学外交管理者的积极性和主动性，提高工作效率，必须建立激励评级制度，以实现有序的奖惩。

（四）建立健全考核评价方法

建立健全的考核评价方法可从两方面入手：一是领导评估，二是外事管理团队之间互相评估。外事管理人员应每人配备一本“平时考核记录簿”，平时由其自己填写，每月、每季度由部门领导作出评定，年底时再由上级领导作出评定。同时，将外事管理团队之间互相评估作为考核评价的重要补充，组织团队之间进行自我批评和相互批评。在评估过程中，保持透明性和开放性，广泛参考评估内容，最终评定出优秀员工并给予相应奖励。对于表现不好的管理人员也要给予批评和惩罚，形成奖罚分明的考核机制。

此外，还可经常性地开展一系列学习活动，培养和激发高校外事管理人员对高校文化的认可，通过多种多样的方式提升高校外事管理者的精神水平和高校外交官的归属感[2]，从而更好地完成外事管理工作。另外，所有高校必须严格遵守“走出去”和“请进来”的基本原则，并积极组织外方项目官员在同级公司、机构、高校等开展校际交流活动，拉近每所学院外方项目官员之间的关系，实现共同的进步目标。

四、增强高校外事工作人员服务意识的途径

（一）提高防范意识

在活动中要贯穿防范意識主题培训，及时了解学习并合理运用新的指导方针，以及不同国家的签证要求。出行前要组织高校外事管理人员进行服务和口译培训，提高外事管理人员保护意识，维护国家权益，并保证访问进行顺利，尽职尽责做好服务和口译工作。

（二）拓展合作外交活动

高校外事管理者需要非常注重学校与合作项目之间的合作规范化，研究学校管理合作过程中出现的新情况和新问题，积极保护学校和学生的合法权益。关于外事接待，尽量保持稳定，不要犯错误。积极接受外国专家和教授的学术访问，并讨论中外联合学校和联合科学研究。目前，高校外事接待工作繁杂，出国留学人数逐年增加，所以外事管理人员要统筹负责工作，灵活制定准则，尽量避免差错，减少工作量，不断完善外交活动报告制度，组织做好国际留学生交流学习工作。

（三）认真负责，耐心解答

大力支持各级出国人员特别是为一线教学人员提供服务，提供各种咨询、审查等服务，以提高服务水平和减少纠纷。必须调查外事工作隐患，并及时进行细致、认真的处理。最近几年，不断出台的新的国家政策对外事工作提出了更高的要求[3]，教师在出国留学过程中会遇到很多新的问题，如程序复杂、处理时间长以及与公共关系的联系不断增加等。基于此，外事人员需耐心地向教师解释新政策以及各种批准程序、时间限制等，提高教师对外交工作的了解，解决各方之间的冲突。另外，与学校相关部门保持联系，以帮助加快流程。如果出访时间紧迫或遇特殊情况，还应积极向高级机关报告并提出申请，并就签证结果与大使馆或领事馆联系，以确保教师有时间出访。

五、结语

综上所述，提高高校外事管理人员的职业素质是一项长期而系统的工程，与我国未来高等教育的国际发展息息相关。目前，我国高校外事管理者的各方面素质都有待提高，在一定程度上影响了我国高等教育国际化发展的进程，因此高校必须重视。所有高校都应该意识到当前提高其外交事务经理专业素质的空间，根据高校未来的国际发展战略和外事管理团队的实际情况，积极研究相关培训和教育策略。全面加强思想政治教育，健全竞争性培训体系，改进和建立健全的评估方法，不断创新，提高工作效率，为学生和教师做好服务工作。吸取经验教训，一步步提升，切实考虑高校的未来发展状况，从而稳步促进高校外事管理人员专业素质的全面提高，使国际交流合作工作不断向好发展。

参考文献：

[1]朱治亚.高校外事工作人员基本素质与服务意识探讨[J].市场周刊，2018（7）：132-133.

[2]樊江华.新时期高校外事部门自我完善应关注的"两大问题"研究[J].科教文汇（下旬刊），2014（24）：183-184.

[3]付萍.高校外事管理人员能力素质及服务意识研究[J].当代经济，2013（6）：92-93.