论年鉴编修中表格的运用

詹跃华

（江西省地方志办公室，江西 南昌 330006）

20世纪80年代末至90年代初，有些地方志机构在完成首轮修志任务的基础上，开始编纂地方综合年鉴（简称年鉴），至今已走过30年的编纂历程。但是，表格在年鉴中的运用一直未引起重视，使用数量甚少，且编制不够规范，未能充分发挥其功效。有关年鉴表格的理论文章寥寥无几，论述也比较零散。笔者认为，年鉴表格是年鉴的一种体裁，应在年鉴中得到广泛使用，全面系统地研究和掌握年鉴表格的作用、类型、特点和编制，科学合理使用，这对发挥其作用、提高年鉴质量和品位大有裨益。

一、年鉴表格的作用

（一）信息密集，补充文字叙述

表格内的数字本身就是一种信息资料，把若干数字有序地排列在表格内，能够将繁琐庞杂、表达不清的文字简化叙述，直观地表达事物的数量关系、隶属关系、对比关系和占比关系。年鉴中有些条目使用表格，表格所反映的数字信息与条目文字叙述相互呼应，并与文字叙述融为一体，可以让读者更加清晰、准确地把握事物的发展变化情况，具有补充文字叙述的作用。

（二）化繁为简，节省年鉴篇幅

表格内的数字构成简单，用表格反映事物发展现状，能够使复杂事物或者需要大量文字说明的事物简单化、条理化，达到文省事明的效果。年鉴中有些条目的数字较多、叙述繁杂，倘若使用表格，把数字有序地排列在一起，集中表述事物的发展变化情况，可以将繁杂的事物进行简化，使事物的条理更加分明、内容更加清晰，让读者一目了然，同时还可节省年鉴篇幅。

（三）纵横对比，体现事物本质

表格内的数字通过纵横排列，能够简明地显示事物的隶属关系、对比关系，以及分项数字占总项数字的比列关系。年鉴中有些条目使用表格，用表格纵横项的数字进行比较，分项与总项的计算及占比，可以看出事物的发展变化情况，让读者更加准确地把握事物的本质。

（四）调节版式，美化年鉴版面

表格内的数字通过合理的设计、排印等手段，特别是在印刷技术飞速发展的今天，表格可以采用挂网、着色和分色印刷等形式，形成精美的平面图。年鉴中有些条目在单一文字之后，插入与文字叙述相融合的表格，可以调节版式，避免版面呆板，给读者一种轻松愉悦的视觉，从而达到活跃版面、美化版面的效果。

二、年鉴表格的类型

年鉴表格类型多样，按照其内容用途划分，一般分为综合统计资料表、单项统计资料表和非统计单项资料表三种类型。

（一）综合统计资料表

综合统计资料是指与年鉴所包括的全面情况相对的统计资料，分为全面的综合统计资料和部门、行业的综合统计资料。全面的综合统计资料，如国民经济和社会发展主要指标、主要比例关系、占全国比重、人均主要指标等；部门、行业的综合统计资料，如农业、工业、建筑业、商业、金融业、旅游业、人口和劳动力等。它具有较强的综合性、全面性、系统性。

综合统计资料表必须按照年鉴内容要求来组织，强调反映宏观层次的内容，具有综合性、全面性，需要在共性中突出个性，侧重反映本区域、本部门的特征数字。这类表格专业性较强，占用篇幅较大，要遵循统计学的原则设计，做到设计科学、分类准确，一般由各地区的统计部门提供。

（二）单项统计资料表

单项统计资料是指某一部门、某一行业的单项统计资料，如2018年全省食品工业主要效益指标情况、2018年全省普通高等学校基本情况、2018年全省主要出口市场情况、2018年全省出口创汇先进企业一览等。这类表格内容比较单一，占用篇幅较少，灵活机动，目前年鉴大量采用此类表。

部门、行业有重要价值的资料要用此类表反映，表格中的统计数字要与条目内容紧密结合，少用文字反映，这样既可醒目，又可减少篇幅，还可突出特色。这类表格一般由部门、行业撰稿人制作，但部门、行业的数字必须与统计部门的口径一致，不能互相矛盾。

（三）非统计单项资料表

非统计单项资料是指某一部门、某一行业的非统计单项资料，如名优产品名单、社科成果名单、风景名胜区名录、人物名录等。这类表格的特点是醒目、专题性强，以较少的篇幅，反映较多的信息，而且比较集中，比用文字表达有明显的优点。

同类项的文字内容，应多用非统计单项资料表，如驰名商标、获奖项目、比赛项目、学术活动、科研项目等。这类表格由部门、行业撰稿人制作，它比统计资料表要简单，项目与项目之间没有密切的联系，但在设计上也要遵循一定的原则，做到排序合理，归类恰当。

三、年鉴表格的特点

表格非属年鉴特有，但已被年鉴普遍使用。年鉴使用的表格，既有表格的一般特征，又有特点。年鉴表格的特点较多，主要特点有以下六个。

（一）资料性

年鉴表格的资料性，是指年鉴表格承载的项目内容，应为具有存史、资政、育人作用的年度信息资料。年鉴表格内容同条目文字一样，必须具有资料价值。体现年鉴表格的资料性，需要防止三个方面:（1）防止表格的片面艺术化。年鉴不能单纯为了调节版式、美化版面，而使用无资料价值的艺术化表格。（2）防止表格的商业广告化。年鉴不能以商业性宣传和炒作为目的，把非资料性的广告表格附在条目文字之后。（3）防止表格的补白纯粹化。年鉴不能用无资料价值的表格，对页面进行补白。

（二）年度性

年鉴表格的年度性，是指年鉴表格记载的文字或数字资料，应为年度内所发生或存在的事物内容。表格的项目内容，应遵循条目选择年度内发生的“大、要、新、特”事物标准，载入反映这些“大、要、新、特”事物的文字或数字。体现年鉴表格的年度性，需要把握三点:（1）不能随意将记述年度以前的事物（文字或数字）列成表项载入。（2）不能随意将记述年度之后的事物（文字或数字）列为表项载入。（3）不能重复刊载记述年度以前的年鉴表格。重复刊载表格，比较浪费版面，如须提及，应注明详见某年年鉴即可。

（三）互补性

年鉴表格的互补性，是指年鉴表格与条目文字内容之间应存有一定的互补作用。尤其是在反映同一主题的条目文字和表格中，其互补作用更为明显。一个好的表格，可以把复杂、重复、冗长、琐碎或文字不易表述的内容，通过表格形式，简洁、明快、清楚、直观地表达出来，起到辅佐条目文字内容的作用。同时，对版面也起到调节和美化的作用。体现年鉴表格的互补性，需要避免三个问题:（1）文表重复问题。有些内容在条目文字中已说得很清楚，但又用表格形式刊载出来，造成条目文字与表格内容重复。（2）文表抵牾问题。有些条目文字记述的内容和数字，与表格中的项目和数字发生抵牾。（3）表不优文问题。把某些本来可用文字就能简洁说明的内容，列成表格形式刊载，形成赘表。

（四）附属性

年鉴表格的附属性，是指年鉴表格应作为文字形式记述的补充，而不能作为记述的主要形式。年鉴除统计资料类目或分目的表格占主导地位外，其他表格应从属于年鉴中某个分目或条目，而不宜单独设置为分目或条目。年鉴以文字记述为主，表格为辅，表格在整部年鉴中占用的版面有限，所占版面不能超过整部年鉴条目文字篇幅，一般控制在年鉴条目文字篇幅的5%以内。

（五）可比性

年鉴表格的可比性，是指年鉴中具有统计意义、反映国民经济和社会发展数字的表格，在表项设计、内容选载上，应着眼其可比性、连续性。在某些年鉴中，往往会出现一些情况:前些年年鉴均有刊载的表格，在近几年年鉴中却消失了，使年鉴的利用价值大打折扣。究其原因，有的是因撰稿人未提供而无表可载，有的是受版面限制，被编纂人员删掉。如是前者原因所致，征稿时要尽量补上；若是后者原因，编纂时应尽量保留，确保其可比性、连续性，以便提高年鉴的使用价值。

（六）便览性

年鉴表格的便览性，是指年鉴表格应向读者提供一种方便、明晰、简洁和直观的信息资料。体现年鉴表格的便览性，需要达到三个要求:（1）表题要单一。一个表格只能用一个表题，一个表题表达一个主题，而不能兼容其他主题。（2）表项要精当。表体中所列各个项目，应当精炼、恰当，能够准确表达主题内涵，而不能庞杂。（3）结构要简洁。表项所列层次应尽量简而少，表体结构要干练，承载内容要简明，表项内容应直切主题，让人一看就明白。

四、年鉴表格的编制

编制年鉴表格，必须掌握表格编制的要点和要求，做到结构简明、设计合理，在年鉴中准确地体现所要表述的内容，方便读者阅读了解。

（一）表格编制的要点

按照《地方综合年鉴编纂出版规定》第二十七条“表格包括表题、表体以及必要的表注等”的规定，无论是综合统计资料表、单项统计资料表，还是非统计单项资料表，都应包括表题、表体以及必要的表注。编制年鉴表格，必须掌握表题、表体、表注编制的要点。

1.表题编制的要点。表题是表格的标题，即用来简要说明表格内资料的内容，一般包括时间、区域（部门）、内容（事项）三个要素，如××××年××省（市、县、区）××××情况。表题要居中排在表体的上方，应简明扼要，高度概括表体的主要内容，不能写成长句子，通常不出现统计表、一览表等后缀。

2.表体编制的要点。表体是表格的主体，即表格的主要部分，一般由标目、表文、数字、线条组成。（1）标目，是表体内的栏目或项目，分为横向标目和纵向标目，起到统领表文的作用。横向标目列于表体的上方，横向排列，是被表达事物的主要标志。纵向标目列于表体的左侧，纵向排列，是说明横向标目的各个统计指标。标目要求用语简洁、内涵确切，不可冗长累赘、概念不清。（2）表文，是表体内所要记载的内容，分为文字和数字两类，位于横向标目和纵向标目的交叉处，由两者内容所限定。（3）数字，是表文的主体内容，一律用阿拉伯数字填写。表文中的数字填写要规范，一般不带计量单位，百分数也不带百分号，计量单位和百分号归并在标目中。如果标目中的计量单位都相同，则可把计量单位提出来，标在表题下行右角（表体右上角）。小数、百分数只排到小数点右边第二位，上下行的小数点要对齐。某一格内没有数字用横杠“—”表示，而资料暂缺或未记录用半省略号“…”表示。（4）线条，是表体的横纵线。表体线条不宜过多，通常只保留几条横线和竖线，即保留表体上下端两条粗线和横向标目下的一条细线及各标目间的竖线，取消表头的斜线和表身的横向分隔线，左右两边不画纵线。随着计算机排版技术的发展，表格采用挂网和色块区分标目的现象越来越普遍，这种隐藏线条的表格显得更加清晰、美观。

3.表注编制的要点。表注是对表格内容的注释、补充或说明。表体内不设置备注标目，需要说明的事项应在表体下端用简洁文字加以注释、说明。注释、说明内容较多时，可用序号分条分行排列。如是续表，表注应放在最后一张续表下端。注释、说明的文字应尽量简明扼要，其字号略小于表体内容。表体内若无说明事项，就不用表注，否则画蛇添足。

此外，还有表序和计量单位的编制。表序是表格的顺序编号，用阿拉伯数字表示，排在表题下面一行左角。计量单位是表格的指标数字计算单位。表格内计量单位全部相同的，应统一标注在表题下面一行的右角，与表序相对，表格内有关标目不再标注。表格内同标目的指标数字计算单位相同而各标目之间不相同时，应在各指标标题的下方括注相应的计量单位。

（二）表格编制的要求

按照《地方综合年鉴编纂出版规定》第二十七条“表格内容要准确，设计要规范”的规定，编制年鉴表格，必须做到内容准确、设计规范，精准地反映事物发展现状。

1.表格内容要准确。指表格承载的内容要准确无误，并与正文相关内容保持一致，不能出现相互抵牾的现象。表格内容要准确，具体表现在:（1）表题表述要准确。表题要精准表达表体的内容，不能表题范围大、表体内容小，更不能表题范围小、表体内容大。（2）表体文字要准确。表体的文字事项表述要准确，地名、人名、机构名称、荣誉称号、开发项目、科研成果等事项无差错。（3）表体数字要准确。表体内纵横项目数字合计要准确，分项数相加与总项数应相等。数字计量单位换算，不能出现差错。（4）表体用词要准确。表体事项用词应简明、精当，不能使用习惯口头用语、不规范简称，以免造成误差。如国家级、省级、市级等用词，便是用词不当的典型之例。（5）表注说明要准确。表体内需要说明的事项，不便在表体内作出说明，可用表注形式进行说明，表注的说明文字应准确表达所需说明的事项，不能模棱两可、含糊不清。

2.表格设计要规范。指表格设计要科学合理、美观大方、符合年鉴体例，表格要素完备、明确，使用的字体字号与版式合乎规范。表格设计要规范，具体表现在:（1）表题使用要规范。一个表格用一个表题，表达一个主题，不能无表题或表达多个主题。不同表格的表题事项不同，但时间、区域（部门）、内容（事项）三个要素要齐全。（2）标目排序要规范。表格内事项应按事物主次、时间先后、数量大小、空间位置等顺序编排，具体做法可根据资料的性质而定。纵横标目要经纬分明，结构清晰，符合逻辑。（3）表项用词要规范。表项包括标目和表文，用词应统一，做到前后表格一致。对表示时间概念的表项用词要统一，不能前表用月、日，后表用年份、年度；对表示单位名称的表项用词要统一，不能前表用名称，后表用单位、机构；对表示计量单位的表项用词要统一，不能前表用千米、千克、公顷，后表用公里、公斤、亩。（4）数字排列要规范。表体内数字应以个位数为准上下对齐，小数点后可统一保留两位小数，不足者用“0”补位。（5）统计口径要规范。表体内数字的统计口径要一致，具有可比性，如果统计口径发生变化时，就须在表注中说明。（6）表序编号要规范。整部年鉴应当统一编写表格的序号，不能按类目或分目编写序号，也不能有表格无序号。（7）表式设计要规范。表格设计的长宽比例要适中，一般为长方形。表格若需转页，就要加排表头，并在左侧上方标注续表两字，无需再写表题、表序和计量单位。统计性表格应使用开口式，社科成果表、科研项目表、比赛项目表、人物表等非统计性表格可用闭口式。表线使用合理，粗细分明。（8）表格摆放要规范。表格位置应与条目文字相连，排列在第一次涉及它的文字段后面，尽量与所涉文字排在同一段落，或编排在同一页码上。（9）字体字号要规范。表题所用文字、数字字体字号应与条目标题文字相一致，通常用五号黑体字；表项所用文字、数字、字母可用五号宋体或楷体，注意字母大小写的统一；表注所用文字、数字字号应比表项小半号，字体一般为楷体。

总之，年鉴表格是年鉴承载年度信息资料的一种表现形式，已成为年鉴体裁的一个组成部分。表格编制是否科学规范，关乎年鉴质量和品位。编纂人员和撰稿人要重视年鉴表格使用，认识表格的作用，掌握表格的类型与特点，编制科学规范的表格，提升年鉴的质量和品位。