施工企业印章管理及法律风险防范

中国葛洲坝集团路桥工程有限公司，湖北 宜昌 443000

施工企业由于下属项目部和分公司较多，刻制的印章种类繁多且数量巨大，因印章管理不善而引发的纠纷时有发生。为提高施工企业对印章的风险管控认识，现笔者结合施工企业在印章管理中普遍存在的问题及应对措施详述如下：

一、印章管理风险行为

（一）印章启用风险行为

1.在启用新印章过程中，刻制审批监督程序不规范，没有书面审批手续即办理印章刻制；

2.过程留痕不够，印章刻制数量、时间及刻制人员等无档案信息资料留存，刻制后没有投入使用的相关文件及交接记录；

3.委派单位员工以外的人员刻制公章；

4.新印章未在公安机关指定刻章单位刻制或未备案。

（二）印章保管风险行为

1.印章保管过程中由于安保措施不严、防范意识不强，导致印章被盗抢或盗盖；

2.将印章交给非本单位员工保管，甚至部分项目部将项目部印章交予合作单位进行管理使用；

3.项目部印章丢失后未及时向总部报告，未按要求履行登报等风险防控手续，且未经批准私刻新章；

4.印章非专人保管，更换印章管理人员未办好交接手续，出现用印风险事件不能追责到人。

（三）印章使用风险行为

1.未经审批，私自对外加盖印章；

2.不分用印文件资料形式与需求，随意多盖滥盖印章；

3.在空白页面上盖章；

4.未审查用印材料，在夹杂的未经审批的材料上盖章；

5.将此章加盖成彼章；

6.逃避用印审批手续，私刻公司公章用于生产经营；

7.对外来印章存在未尽到审核注意义务，与使用伪造假冒印章或无用印权限的授权代表人签订合同；

8.未建立印章使用台账，对用印文件是否为偷盖盗盖文件难以确认。

（四）印章注销、回收风险行为

项目结束后或子分公司注销后，未及时向公司移交单位印章，未到登记备案机关办理注销手续。

二、用印行为法律效力分析

（一）合同上未加盖合法有效的公章，但有法定代表人或授权委托人签字，合同是否有效？

《合同法》第三十二条规定：“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因公司法定代表人、授权代表人在授权范围内以公司名义从事民事活动时代表公司，因此仅有以上人员签字时也能使合同生效成立。但是，如果合同约定“本合同经双方签字并盖章（签字、盖章）后生效，那么仅有法定代表人或授权委托人签字合同并不生效，还需加盖公司公章。

（二）项目部或子分公司私刻公司公章对外签订的合同是否有效？

公司公章虽有完备的审批及使用程序，但存在部分单位为逃避审查或图办事方便，私刻公司公章对外签订合同或参与投标的行为。此类用印行为产生经济纠纷时，虽印章实为“假印章”，但根据最高人民法院于2019 年11 月发布的《全国法院民商事审判工作会议纪要》第41 条的规定，人民法院在审理此类案件时把握“看人不看章”的原则，主要考察用印人于盖章之时有无代表权，从而根据代表或代理的相关规则来确定合同效力，即如果用印之人有代表或代理权，那么私刻公司印章签订的合同有效；如果用印之人无代表或代理权，那么私刻公司印章签订的合同无效，甚至是真印章签订的合同也并不一定有效。

（三）合同上加盖分公司的印章是否有效？

分公司虽然没有独立法人地位，但分公司领取营业执照，具有民事主体资格。因此，在合同上加盖分公司印章，一般也认定合同有效，在分公司无法独立承担责任的情况下，相关的民事责任由总公司承担。

（四）公司更名后已使用新印章，加盖原印章的合同对公司是否仍有效力？

《合同法》第七十六条规定：“合同生效后，当事人不得因姓名、名称的变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同义务”。因此，企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司债务，加盖原公司名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力。因此，若项目部、子分公司印章在更名后未被及时收回，进行销毁并登记备案，其所加盖的合同仍将被认为是已更名公司的意思表示而真实有效。

（五）印章被盗抢、盗盖后所签订的担保合同、承诺函是否有效？

盗盖行为使印章缺失了代表公司真实意思表示的权利外观，盗抢行为人由于非公司授权代表人，因而其盗抢印章并用印的行为在未得到公司的追认下是无效的。但在实务中，盗抢、盗盖行为需要公司承担印章被盗抢、盗盖的举证责任，这对印章保管提出了较高的要求，若不能掌握印章被他人盗盖的证据，很有可能被法院判定承担举证不能的不利后果。

三、印章风险揭示

通过上述用印行为法律效力分析，同时根据《合同法》第三十二条关于合同生效条件的规定和《合同法》第四十九条关于表见代理的规定，可知印章的使用效力并不局限于公司的内部规定或印章真假，只要用印行为拥有了权利外观，就能发生民事法律效力。因此印章管理不合规、使用不规范造成的风险主要表现在非公司真实意思表示的行为被认定为公司的自认或认定为表见代理，从而使公司需要为虚假的、不规范的用印行为买单。

四、风险防范措施

为有效防范印章相关风险的发生，建议施工企业做好以下几点防控措施：

（一）建立健全印章管理制度，指定印章归口管理部门，明确各部门各单位的印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，明确印章保管的要求，做到有规可依、有章可循。

（二）加强印章保管力度，明确专人保管印章，印章保管人员应与公司建立劳动关系，不可随意更换印章保管人员，禁止将印章交予非公司员工保管，坚决反对将印章交由第三方使用等丧失项目管理权的行为。对印章保管的硬性条件做出明确要求，设置监控与密码柜，印章保管人员更换时办好交接手续。

（三）规范印章使用管理，严格审批用印流程、及时准确详细登记用印记录，其用印批件须妥善保管，按时归档。

（四）明确印章使用的权限范围，严格限定项目部印章和部门印章使用范围，禁止给公司法人章以外的印章授权签订承诺、担保、证明等文件的权限。必要时将用印权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。

（五）加强对印章使用情况的监督检查，安排定期排查与飞行检查，督促项目部与子分公司做好印章管理，绷紧印章风险管控的弦。

（六）发现公司及项目部印章被盗抢、盗盖后，应及时将有关情况通报印章管理归口部门，及时向公安机关报案，追究仿冒、伪造或盗用人的法律责任，在相关报纸上发布澄清公告。

（七）加强对外部单位用印文件的形式性审查，除核实合同签字和用印人员的授权文件外，对存疑的、有较大履行风险的合同建议到合同相对方所在地核实印章真伪，尽到合理审慎的审查义务。

由于市场经济活动交易异常复杂，以上仅是笔者结合施工企业特点，对施工企业防范印章管理风险的一点浅见。为从源头上规避印章管理不善所带来的风险，施工企业主要领导人员必须高度重视印章管理，从印章的管理人员、印章的保管场所、印章的防伪等方面加强对印章的管理。