高等学校档案分级管理

朱向阳

【摘要】高校档案工作是该高等院校重要且基础性的工作，同时也是该校进行人事管理一个重要的方面。自教育部第27号令《高等学校档案管理办法》颁布以来，高等学校的档案工作获得了迅速的发展。但在高速发展的同时，也存在着档案管库建设和设备购置资金不足，而且部分保存档案价值不高的问题，而实施分级管理是解决相关文体有效的途径。本文就分析了高等学校档案分级管理的必要性，在此基础上，探讨档案分级管理的原则和措施，仅供参考。

【关键词】高等学校 档案分级管理 管理策略

前言：高等学校是进行文化传承与创新的基地，其档案资源十分丰富，特别是教育部第二十七号令明确了学生的档案也被列入高校档案管理工作范畴，这就使得高校的额档案管理工作面更广，量更大，要求也更具体，更复杂。要想更好地完成档案管理工作，促进好等学校自身的发展，就必须采用分级管理的策略，明确管理责任，优化档案管理工作的体制机制，提高档案管理工作的效益。

一、高等学校档案分级管理的必要性分析

所谓的档案分级管理，就是根据档案的内容和价值，将其分为不同的等级，然后分别进行管理。通过实行档案分级管理，能使高等学校档案管理工作的重点更加明确，从而将有限的资金和人力投放到最有价值的档案的开发和管理工作当中。在我国，高等学校开设的时间大都较长，是进行文化传承与创新的基地，保存着大量珍贵的档案文献。但根据相关部门统计的数据显示，目前我国很多高校收藏的档案文献，其中大约有三分之一属于重复或交叉的文件。这些重复或交叉的文件，不仅大量挤占了高等学校宝贵的存储空间，还是得这些高校浪费了大量的人力物力和财力对其进行管理。加之教育部第27号令将学生档案也列入高校档案管理工作当中，而高校自上世纪末开始扩招以来，学生数量激增，使得高校的档案数量越来越多，而且随着高校自身的扩招，投入到档案管库建设和设备采购的钱财却相应减少，因此。采用分级管理的档案管理策略，用有限的资金和空间管理更有价值的档案文献，这样不但能更好地利用档案文献服务学校，还能利用档案文献更好地服务社会。因此，高校实行档案分级管理就变得十分必要。

二、高等学校档案分级管理应遵循的原则分析

（一）统一领导

高等学校实施档案分级管理，首先必须遵循统一领导原则，即档案分级管理工作必须在高校的统一领导下有步骤的开展，同时还必须遵循国家颁布的档案法规以及学校自身制定的有关档案管理的规章制度。

（二）纸质与电子档案同步归档

传统的高校档案都是纸质档案，近年来，随着高校信息化的建设，档案也逐渐向着电子档案的方向发展，但纸质档案仍然占据着重要的地位，特别是一些珍贵的纸质档案，具有极大的历史价值，是宝贵的文化遗产。因此，相关高校在开展档案分级管理工作时，还必须保证纸质档案与电子档案同步归档，以更完善地保管珍贵的档案文献。

（三）集中管理为主、分级管理为辅

高等学校的档案很多都具有极高的研究价值，是极为珍贵的文化遗产，针对这些珍贵的文化遗产，必须移交档案管理机构进行集中管理。在集中管理的过程中，根据不同档案的不同内容和价值，对其进行分级，然后根据级别的不同采用不同的管理措施，以保证档案的齐全、完整、安全和洲更于利用。

三、高等学校档案分级管理应采取的措施分析

（一）制定完善的档案管理制度

各高等学校应根据国家档案局第8号令和教育部第27号令等相关的法规，制定出学校各类档案管理细则，同时编制文件材料归档范围及保管期限。只有制定了完善的档案管理制度，各高校才能依据管理制度更好地开展档案管理工作。

（二）做好档案文献的分类分级

高等学校的档案文献种类繁多，既包括各种综合档案，也包括干部人事档案和学生人事档案。面对这繁多的档案文献，高校必须做好档案文献的分类分级。首先，针对综合档案，应根据教育部第27号令规定的11种类别进行准确划分，对其实行集中管理;针对干部人事档案，也要根据在职在岗、离退休及死亡人员进行分类，其中在职在岗和离退休人员档案应按照相应的工作流程实行分级管理;学生人事档案则按照本科生和研究生进行划分，及时收集并整理新生档案和毕业生档案，然后及时移交给学校档案管理机构进行存档保管。

（三）加大资金和设备方面的投入

在学校统一领导下，各立卷院系或学校职能部门应组成相应的“档案工作小组”，按照学校制定的规章制度规定的工作职责开展档案分级管理工作，做好“三纳入和四同步”的工作，同时对办单位的档案管理工作做好检查和考核，在人员、经费、场所以及设备方面加大投入，特别是信息化技术和设备，促进学校档案管理工作的信息化发展和建设，为更好地开展档案分级管理工作创造良好的条件。

（四）对档案管理人员进行必要的培训

在高校档案管理工作中，要想更好地实行分级管理，提高管理工作的效益，还必须对档案管理人员进行必要的培习}}。因为档案管理人员的总额数值直接关系到高校档案分级管理工作的效益。为此，各高校应积极组织档案管理工作人员，学习先进的档案管理理论和技术，特别是信息化管理技术。其次，还要对高校档案管理工作人员进行思想教育，使其明确档案分级管理的重要性，能够更认真地对待档案管理工作。通过教育培训，促使该校的档案管理工作人员都能够提高自身的综合素质，更好地开展档案分级管理工作。最后，相关高校还要落实档案管理工作人员的编制，制定完善的奖惩措施，以激励广大档案管理工作人员工作的积极性，从而推动自身档案管理工作的顺利进行。

四、结束语

综上所述，對高校的档案进行分级管理，从理论和实践方面都具有十分重要的意义，补技能提高我国高等学校档案科学化管理的水平，还能在档案的安全管理和有效利用方面起到重要的作用，使高校更好地进行文化传承与创新。因此，各高校必须重视高等学校的档案分级管理，制定完善的档案管理制度，做好档案文献的分类分级，加大资金和设备方面的投入，并对档案管理人员进行必要的培训，从而提高高等学校档案分级管理工作的效益。

参考文献：

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