浅析信息时代下档案管理工作的创新

丁文

[摘要] 档案管理是一项关乎大量数据信息的工作，需要消耗大量的时间和精力，但是由于对档案管理的认知不足，导致档案管理地位不高，始终处于邊缘地位，工作效率不理想。而在信息时代背景下，传统的档案管理工作的弊端愈加明显展露出来，不仅工作效率不高，还会消耗大量的资源，影响到信息资源共建共享。因此，积极推动档案管理工作创新，应该注重现代化信息技术和设备的广泛应用，转变档案管理理念，在提升档案管理工作效率和质量的同时，推动档案管理事业高维度发展。鉴于此，该文摸索信息时代发展趋势，针对当前档案管理工作中的弊端和不足深入分析，出切实可行的措施予以实践，以求提升档案管理工作效率，赋予档案事业持久发展动力。

[关键词] 档案管理;创新;信息时代;管理手段;计算机

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）08（b）-0055-03

[Abstract] Archives management is a work related to a large amount of data and information， which requires a lot of time and energy. However， due to insufficient knowledge of archives management， the status of archives management is not high， always on the margins， and work efficiency is not ideal. In the context of the information age， the shortcomings of traditional file management work have become more and more obvious. Not only is the work efficiency low， but it also consumes a lot of resources， affecting the co-construction and sharing of information resources. Therefore， to actively promote the innovation of archives management， we should focus on the extensive application of modern information technology and equipment， change the concept of archives management， and promote the high-dimensional development of archives management while improving the efficiency and quality of archives management. In view of this， this article explores the development trend of the information age， deeply analyzes the shortcomings and shortcomings of the current archives management work， and puts forward practical measures to implement it in order to improve the efficiency of archives management and give the archives business a lasting development impetus.

[Key words] File management; Innovation; Information age; Management methods; Computer

档案管理是一项基础工作，档案管理工作水平高低，很大程度上影响着其他各项工作高效展开，需要予以高度关注和重视，迎合信息时代发展趋势，推动档案管理工作有序展开。信息时代背景下，现代化信息技术凭借独特的优势广泛应用到各个行业领域，引入到档案管理领域，推动档案管理理念和手段改进创新，运用信息技术来收集和处理信息。但是，受到客观因素影响，其中仍然暴露出一系列问题，信息技术的应用程度不足，造成不同程度的资源损耗，影响档案工作成效。故此，信息时代背景下，档案管理工作不再局限于单一的纸质档案管理，还要注重档案电子化，完善配套的制度和体系，实现档案信息共建共享，提升档案资源利用效率，在满足人们的档案信息需求同时，推动档案事业持续发展。

1  信息时代下的档案管理新要求

信息化档案管理，是迎合信息时代发展衍生而来，主要是依托于现代网络技术和设备，促使档案管理工作同互联网技术有机整合，数据资料可以借助计算机来采集和处理，深入挖掘资料潜在价值，可以为人们或企业单位提供服务支持。

①在信息时代背景下，推动档案管理工作改进和创新，应明确档案管理工作未来发展趋势，推动档案管理文件信息化和电子化[1]。以往的档案管理工作主要是以纸质文件管理为主，推动档案管理工作信息化和电子化，一个重要内容则是做好档案文件信息化处理。借助信息化设备将纸质文件资料扫描和录入，保证资料真实、完整[2]。同时，电子资料整理和处理，并不断更新电子档案库。

②电子档案及时归档，避免档案资料丢失。根据档案管理工作要求，对电子档案编码处理，保证档案有序的排列和归档。查询相应编号，即可了解到档案资料的年份，便于后期归档和取阅。做好档案记录工作，完善配套的电子档案管理制度，严格遵循制度规范化开展档案管理工作，规避客观因素破坏电子档案，提升档案资料利用效率[3]。

③需要配备相应的信息化设备。档案管理工作信息化和电子化，需要增加资金投入力度，完善配套的打印机、计算机和扫描仪等信息化设备，建立数据库和搜索引擎，便于后续相关工作有序展开[4]。

④完善规范细则。在档案管理工作开展中，为了迎合信息时代发展要求，应该进一步规范工作细则，充分契合单位实际情况，依据法律法规和政策制度，制定统一的规范和标准，切实提升档案管理工作效率和质量。另外，丰富档案资源，建立档案数据库，增加资金投入力度，加强信息化档案管理软件研发，引进新技术，丰富系统软件功能，切实提升档案信息系统软件实效性。

2  我国档案管理工作中的不足分析

2.1  档案管理安全隐患众多

在档案管理工作中，尽管迎合信息时代带来的挑战，持续推动档案管理工作信息化发展，在提升档案管理效率的同时，却埋下了一系列的安全隐患。电子档案传输期间，使用相应软件进行数据传输，可能由于软件安全性不足，出现档案数据泄露问题。电子档案保管不当，可能出现丢失风险，网络黑客和木马病毒会供给电子档案管理系统，威胁到档案信息安全，需要依据相应标准来购置相应安全防护软件和杀毒软件，规避黑客入侵[5]。另外，档案管理工作人员的风险意识薄弱，未能依据制度和要求規范化开展档案管理工作，可能出现档案遗失和损坏风险，重要信息丢失，阻碍后续工作高效展开。

2.2  档案管理人员的专业素养不符合信息时代要求

在档案管理工作中，由于档案管理工作认知不足，并未配备专门的档案管理人员，更多的是其他部门人员兼任，或是临时抽调而来，专业知识和专业素养不高，无法严格遵循档案管理工作要求开展工作。档案管理工作的专业知识储备不足，工作效率偏低，加之培训力度不足，导致档案管理队伍整体素质不符合要求，不可避免地降低档案管理工作质量[6]。加之传统的规划和设计不合理，存在很大的不足，设计人员未能契合档案管理实际情况，档案信息资源分布范围广泛，信息资源收集与利用难度较大，加之受到区域条件限制，缺少集中统一标准。档案管理模式并非是始终不变的，应结合时代发展趋势，结合现代社会发展需求，对档案管理工作规划设计。但是，在传统档案管理设计中，系统存在很大的滞后性和盲目性，设计人员自身的专业能力和职业素养不高，存在消极工作态度，责任落实不充分，极大的影响到档案管理工作效果。所以，如何设计科学合理的规划，优化档案管理系统成为当前主要目标，应进一步改进和完善。

2.3  档案管理工作机制不完善

配套的档案管理工作机制不完善，配套基础不完善，细节性问题缺乏考量，致使工作繁重，效率低，难以充分调动人员的工作积极性。档案管理工作水平滞后，无法更好地满足实际工作需求，加之信息技术的应用流于表面，严重影响到档案管理工作工作效率[7]。与此同时，信息系统更新不及时，相关部门职能发挥不充分，即便建立相应的信息系统，应该综合分析资料信息是否详细，记录是否及时，但是由于工作人员思想陈旧，未能高度重视信息档案更新重要性，加之部门职能发挥不充分，未能将档案信息及时记录，制约后续的信息化档案管理工作有序展开。

2.4  配套法律法规和政策制度不健全

尽管我国对档案事业重视程度不断提升，出台了相应的法律法规和政策制度，但是内容不完整，法律体系不健全，加之信息资源不断变化，导致法律体系中暴露出一系列问题，难以为后续的档案管理工作开展奠定基础。我国档案管理缺乏统一标准，信息化管理效果较差，不利于后续工作有法可依和有章可循。

3  推动档案管理工作的创新途径

有别于传统的档案管理工作而言，档案资料信息的采集、存储更加便捷，存储安全性更高。在当前信息时代背景下，档案管理工作出现了不同程度变革，信息化结构建设进程逐步加快，依托于计算机网络实现档案信息采集、分析、处理、存储、传输和利用，优化档案管理流程，短期内可以实现海量信息高效处理和利用，提升档案信息处理效率和质量同时，指导后续档案管理工作高效展开。与此同时，相较于传统档案管理工作而言效率更高，工作质量也将大大提升。通过信息化结构建设，集中处理分散档案信息，提升档案人员智能意识对信息自动化处理和分类管;不便保存的档案文件资料，可以直接录入到档案管理系统，通过电子文件形式长期、安全保管。基于此种方式，优化档案管理模式，提升档案管理效率和质量，对于我国档案事业更高层次发展意义深远。

3.1  增加资金投入提升档案管理信息化水平

在信息时代背景下，应该转变理念，增加资金投入力度来提升档案管理信息化水平。这就需要明确档案管理工作重要性，扩大教育宣传力度，转变理念，确保档案资料安全保管和归纳，便于后期整理与利用，更好地满足信息时代下的档案资料利用需要。在充足资金支持下，完善配套的信息化基础设施，包括软件和硬件，包括计算机、扫描仪、打印机等设备，推动纸质档案电子化[8]。购置计算机，可以提升档案管理检索效率，实现电子档案的高效开发和利用。同时，配备防护软件和杀毒软件，建立电子数据库，可以短期内高效检索档案资料，提升档案资料利用效率，挖掘潜在价值，对于提升电子档案利用效率具有积极作用。

3.2  推动档案管理手段创新

推动档案管理手段创新和发展，应结合实际需要来制定科学合理的管理方法，应用到实际工作中，促使各项工作逐步规范化、标准化展开[9]。灵活运用现代化设备和工具开展档案管理工作，明确现代化标准来提升档案管理工作技术水平。如在内部网站上，增设档案管理网页，实现档案资料共建共享，高效检索档案信息。同时，借助信息技术来归档和处理电子文件，提供在线咨询和交流服务，实现档案潜在价值深入挖掘和利用。依托于多样化服务手段，提升档案管理工作水平的同时，充分发挥档案管理原有作用。

3.3  推动管理机制创新改进

为了确保档案管理工作规范化展开，应该整合资源，建立完善的管理机制和人才机制，打造一支高素质的档案管理队伍，更好地满足新时期档案管理工作需要。优化人才培养机制，引进前沿理念，并通过创设竞争环境来调动人员工作积极性，不断突破创新，提升档案管理工作效率。另外，档案管理工作人员端正心态，在相应的激励机制和奖惩机制下，表现优异的人员给予相应奖励，如果工作表现较差，进行相应惩罚，高效率展开档案管理工作。依托于档案管理系统，可以实现信息资源共建共享。加强部门联系和沟通，形成统一的系统，明确统一标准和规范，实现各部门分工合作，相互监督下收集资料，并标注清楚资料是原件还是复印件，便于后续的资料配置和利用[10]。

3.4  优化创新档案管理人才模式

面对当前信息时代发展带来的挑战，档案管理工作除了引进先进技术和设备，还要注重档案管理人员专业素养培养，在扎实专业技能基础上具备较强的创新创业精神和职业素养，通过此种方式为后续档案管理创新展开作出更大的贡献。基于此，为了达成这一目标，应定期组织管理人员参加技术培训活动，注重先进档案管理技术手段学习，提升档案管理现代化技术水平，更加高效的挖掘和利用档案资料潜在价值。档案管理人员要注重相互借鉴和学习，共享工作经验，充分发挥现代化信息技术优势，推动档案管理工作高效落实。此外，应持续增加档案资金投入力度，加深信息化档案管理模式认知和理解同时，强化档案部门职能，确保档案部门在完善设施基础上，规范化开展信息化档案管理工作。面向社会、机构和企业，统筹资金购置设备，并定期更新和完善配套设备，持续提升档案管理水平，实现档案事业均衡、稳定发展。

4  结论

综上所述，面对信息时代带来的挑战，档案管理工作创新改革是必然选择，需要明确档案管理工作目标和方向，整合资源，转变理念，增加资金投入力度完善配套的软件和硬件，更好地满足现代化工作需求，有效提升档案管理工作效率。

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[10]  周琴.推进改革与创新 促进档案事业发展—信息时代档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2020（10）：110-111.

（收稿日期：2020-05-11）