大数据信息技术在档案管理中的运用探析

曲静

山东省葡萄研究院 山东济南 250100

1 大数据时代工程档案管理信息化

在大数据时代背景下，各类数字信息技术的发展和应用极大程度地推动了各个领域的发展。各类工程电子文件的出现，使得工程档案管理工作不断向着信息化的方向发展，在保存和管理工程档案信息数据的过程中，建立档案信息数据库可以更好地为工程管理服务。档案管理信息化不仅可以提高电子档案管理的质量和效率，还能够有效提升电子档案的利用率，保证档案管理服务良性运行。只有这样，档案管理工作才能为工程建设提供具体的信息依据，加强各个部门之间的有效共通。[1]另外，信息化程度较高的档案管理服务还能更加及时地对档案信息进行保存、管理及修整，极大提高了档案信息的流通效率，同时明显降低了档案管理的成本。

2 大数据信息技术在档案管理中的运用意义

2.1 有效提升数据分析处理能力

数据分析是大数据信息技术的重要组成部分。通过将大数据信息技术应用于档案管理中，有效提升了企业档案管理工作的数据分析处理能力。作为企业档案管理人员，可以结合企业现实需要来科学合理地分析数据库中的存储信息，进而将档案信息的潜在价值以及客户的真实需要充分地挖掘出来。

2.2 有效加强了数据检索质量

过往传统的档案管理工作，多数以纸质档案存储为主。在进行数据检索时，就需要投入过多的精力。这不仅会降低数据检索质量，也会影响到数据检索信息。通过将大数据信息技术应用于档案管理中，管理人员可以结合数据特性将其划分为不同分类，并对各个类别的数据进行集中统一管理。而企业人员则可以结合自身需要，在大数据库进行档案信息检索，进而大力提升档案信息检索质量与效率，并促进各项工作的顺利开展。

3 大数据信息技术在档案管理中的运用问题

3.1 缺乏专业的人才队伍

由于信息时代科学技术的发展突飞猛进，档案管理的方法、手段也日益更新。而由于传统观念的影响，目前档案管理仍未走向新技术应用的前沿，相应地大数据应用的专业人才队伍也未配套建设，目前的档案管理人员大数据管理意识薄弱，相关专业水平不高，只会将纸质信息录入电脑，停留在电子化管理阶段，数据分类也缺乏科学性和合理性，没有真正实现信息化管理。

3.2 档案信息管理工作的安全性有待进一步提升

尽管大数据信息技术有效提升了档案管理工作效率与质量，但是不可否认，档案管理信息系统极易受到黑客、病毒等破坏因素地侵扰。这不仅会影响到档案管理工作的顺利进行，也会影响到档案信息的完整性与安全性。因此，在将大数据信息技术应用于档案管理工作中时，档案信息的安全性受到了越来越多企业的重视[2]。

3.3 档案信息缺乏统一的管理标准

从我国整体情况来看，各个地区乃至各个企业间的档案管理工作都缺乏统一性的管理标准。在具体工作过程中，各个企业往往会结合自身需要来对档案信息进行管理。也正是由于管理规范的不统一性，不利于对档案管理进行区域性管理，影响到各个企业间档案信息的共享，并最终影响到档案管理工作质量与效率。

4 大数据信息技术在档案管理中的运用

4.1 培养正确的数据意识

大数据时代中，档案管理模式的前提是真实的数据，因此要培养正确的数据观念。档案管理中要注重实时产生的新数据，捕捉到档案资料中的隐藏数据以及其他与之相关的开放性数据。在档案管理过程中，将档案内容形成的数据和其他数据结合起来，形成区域关联，就能建立起正确的数据管理意识。

4.2 提高工程档案管理人员的综合业务水平

在大数据时代背景下，互联网技术的发展和应用为档案信息管理带来了极大的便利。各个企业的档案管理部门应积极引进综合技能水平较高的人才，积极主动地为员工提供业务培训的机会，完善专业知识结构部署，提高人员技能水平。此外，为了提高员工归属性，企业应建立并完善相应的激励政策，提高企业内部的资源信息的管理能力。在档案管理中培养认真仔细、严谨的工作作风，提升个人品德修养是档案管理工作中积极性、主动性和创造性的力量源泉。

4.3 进一步提升档案管理人员的专业素养

首先，企业需要充分地认识到大数据信息技术在档案管理中运用的重要性，并给予此项工作足够的重视。其次，企业需要加大人才培养力度。通过定期不定期组织专项技能培训，来大力提升档案管理人员的档案管理水平，并通过技能培训，来丰富档案管理人员的大数据信息知识。最后，档案管理人员也需要积极发挥自身主观能动性。通过改变思想认知，来积极配合大数据信息技术在档案管理工作中的运用力度。档案管理人员需要认识到过往传统的档案管理方式，不仅会影响到企业档案信息的安全性与完整性，也无法充分地发挥出档案信息的潜在价值，并影响到企业现实发展需要。

4.4 建立健全的档案管理信息化体系

健全的档案管理信息化体系可以给档案管理工作的顺利开展提供充足的制度保障。因此，企业需要结合现实需要，建立健全的档案信息化管理体系。首先，在将大数据信息技术应用于档案管理工作时，企业需要制定出相应的应用规范，并加大监管力度，确保管理人员严格按照应用规范来执行[3]。其次，企业需要建立档案管理信息化安全防范机制。大数据信息技术在被应用于档案管理工作中时，很容易因为系统漏洞、病毒或者黑客攻击等，影响到档案管理信息的安全性与完整性。为此，企业需要加大档案管理信息系统安全防护。

5 结语

大数据时代的来临改变了我国档案管理工作方式，优化了档案管理工作的结构。为了适应新时代发展的需求，我国档案管理人员应具备创新创造意识，将大数据技术与档案管理紧密结合在一起，制定出严格的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案管理工作的服务内容，培养出专业的管理人才，建立起一支高素质的管理团队，从而促进档案管理的信息化发展。