现代信息化技术手段在办公室档案管理中的有效应用

文/肖勇军，秀山土家族苗族自治县生态环境局

随着信息技术的迅猛发展和普及，办公室档案的管理工作也发生了很大的变化，办公室里的工作者需要灵活地去获取信息。现代化信息技术手段在社会经济发展中占据着越来越重要的地位，过去陈旧的档案管理方法缺乏科学技术的支持，容易导致管理档案的成本大、管理内容过于复杂、管理周期比较长，不利于工作效率地提高。所以只有将现代化技术手段替代传统低质量的档案管理工作，才能更进一步地管理好办公室档案，提高现代办公室档案管理的工作效率。

1 现代化信息技术下办公室档案管理工作的意义

1.1 信息化办公室档案管理的意义

在新时代背景下，办公室的工作方式也推陈出新，传统的办公室管理档案的记录方法已转换为现代信息化的数字整理，信息化档案管理就是将新颖的信息技术手段应用到建立、汇总、存档的管理工作中，同时还要作为档案信息工作的其他应用。如何在办公室档案管理工作中发挥好信息化技术的作用，就得靠对应的行政部门的规章来进行。

1.2 信息化管理办公室档案的特点

正常来说，运用信息化管理办公室档案基本上有三个特征。基本的特点就是办公室工作者必须要依照相关工作部门的法律规章制度去展开档案管理的工作。最突出的特点是信息化管理档案使整个工作的管理方法由实物转化为技术手段管理。因而用电子制档替换实物记档也变成了各个部门应用信息化档案管理的重要途径。最后，信息化技术管理档案是一种创新的工作方法，把它运用到工作中实现了数字化和多元化，为管理档案工作的可持续发展和创新实施打下了牢固的基础。

2 现代化办公室档案管理工作中存在的问题

2.1 办公室档案管理存在一定的安全隐患

当今社会已经是互联网的时代，伴随着电脑技术的提高，各路高手层出不穷，所以黑客攻击公司或者单位网站的现象时有发生，这些恶意地攻击行为使办公室档案信息有容易泄露的风险，办公室档案管理处是各个公司单位存储重要文件的部门，尤其是一些机密文件一旦泄露就会给公司单位造成无法挽回的损失。由于现在很多办公室档案管理者没有很强烈的信息防护知识，加上档案管理的工作内容错综复杂，所以特别容易造成信息泄露。

2.2 办公室档案管理机构不完善

根据调查研究，很多事业单位和公司的办公室档案管理处没有建立一支有一定独立性的管理团队，而是让行政部门去统一管理档案工作，又加上工作没有实施问责制，档案管理体系不完善，继而容易造成工作缺失。其次，在从事档案管理工作时，单位或者公司没有严格遵照相关的保密协议去实行，这就易造成信息流失，给档案的应用管理质量造成了严重影响。

2.3 办公室基础设施不配套

由于管理档案的工作量巨大、内容复杂、耗时长，加上信息更新快，这就需要长时间系统化地去整理信息和探索式地开展工作，同时还需要配备相应地办公设施去同步进行。可是，目前很多的办公室由于没有经济上的投入支持，档案管理工作条件变得非常有限，没有设施地辅助，最后就容易造成档案文件丢失、信息泄露等现象地发生，严重影响了工作的高效进行。

3 现代化办公室档案管理工作的创新方法

3.1 提升档案管理工作的安全防患意识，增强对信息技术的安全应用

办公室档案管理工作者要严格要求自己，正确树立安全管理的知识理念，重视自己的工作内容。现如今，在数字化大数据充斥社会工作的背景之下，管理者要制定完善的安全措施来确定档案信息的保密性和安全性。管理者要正面分析信息化档案的安全隐患问题，仔细判断信息安全的要求，同时要加强档案信息的管理，然后制定出科学的安全保障制度，大大地提升信息管理的保密性。再者，办公室档案管理者一定要有防患于未然的意识，提前想好应对措施，以便于安全快速地应对可能会出现的信息外泄的危险，避免造成信息的泄露。

3.2 构建完整的办公室档案管理体制并成立监管体系

建立完整地管理体制是一个企业或者单位进行管理工作的重中之重，因而更是办公室档案管理工作中不可缺少的部分。所以，一定要加强构建有关方面地管理体系和规章制度，促使管理工作成绩的优秀实现。在构建管理体系的过程当中，制定相关的规章和管理制度是相当重要的，一定要把它放到档案管理工作的新体系里去实践，防止它成为了表面形式。为了保证档案管理工作可以严格按照管理体制去展开，作为上层管理者，必须成立强而有力地监管体系，可以去约束下层档案管理工作者的工作行为，从而保证工作有效安全地开展。

3.3 加大办公室的经济投入，完善档案管理地工作设施

在当下，根据现代化信息技术手段在办公室档案管理工作中的应用要求，必然要加大对办公室的资金投入，完善现代化信息技术建设的物质基础，更新和增加工作设备，帮助工作者有效地进行档案管理工作，大大地提高了工作效率。其次，应该加大对人才地培养和引进，成立一批专业的档案管理工作者，加强管理系统，使档案管理的专业化数字化，形成优秀的组织文化，不断地提高工作质量。

4 结语

在新时代的推进下，办公室档案管理工作越来越受人们的重视，而信息化技术手段成为了办公室档案管理工作中必不可少的部分，只有提高工作者的安全防患意识，加强信息技术的安全应用，构建完整地管理体系，并且加大对办公室档案管理工作的经济投入，完善工作设施，才能高效地提高工作者的工作效率，全面提高建设档案管理工作的现代化水平。