浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策

于红

胶州市水利局 山东胶州 266300

1 信息时代办公室档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理信息建设不足

由于很多部门和单位对办公档案信息管理的重要性小认识不足，档案管理信息化技术的运用没能在更宽更深的层次得以推进。一些地方虽然已开始使用信息化的档案管理，但管理设施仍是传统的，档案管理的信息化建设，往往存在空间不足、资金难以到位、难以统一规范和管理权限的问题。这样，一些部门和单位在信息建设领域方面的缺失司空见惯，信息技术无法在档案管理工作中得到有效而全面的运用。信息化技术的大背景之下，办公室档案管理难以制定统一的规划，因此，信息智能化条件下的一体化管理成为奢望[1]。

1.2 传统的工作方式无法满足信息化时代的要求

传统的经验中，档案管理往往只是对档案材料的收集、分类和收藏，但档案不是文物，显然还有它的实用功能。工作人员在信息化档案管理中，应该适应社会发展的需求，转变传统的工作思路，让档案资源服务于本单位，服务于大众。

1.3 信息化管理技术的落后

在办公室档案管理工作中，信息存档和档案管理仍然依靠工作人员进行人工录入、编辑，管理技术落后导致无法对档案资料进行高效的整理和归档，信息化管理的资料检索功能更是无法发挥，信息化社会所要求的档案服务功能无法真正实现。

2 创新信息时代办公室档案管理的有效策略

2.1 创新档案管理工作的观念

随着网络信息化程度的加深，一方面，办公室档案管理人员应适应时代变化，敢于走出传统的思想束缚，转变档案管理工作理念，增强职业创新意识，充分发挥档案的使用价值，灵活多样地开展工作，打开档案管理工作的新局面；另一方面，单位主管部门也应改变对档案管理人员的偏见，充分重视档案管理工作的价值，从源头上引进新型档案管理人才，对已有的档案管理人员，定期定量开展职业培训和针对档案管理的信息化技术培训。这样，上下齐心，双管齐下，信息化技术的有利因素才能真正推动办公室档案工作走向新时代。

2.2 创新档案管理的工作方式

传统的档案管理方式存在不科学、不合理的地方，比如，档案排列的杂乱、缺乏条理，档案丢失，这些都会严重地影响档案信息的使用价值，甚至给部门带来严重损失。再如，工作人员对档案没有进行规范的登记，档案后续的查找和使用效率将大受影响，管理工作常常处于被动的状态，不利于工作的开展。在档案管理过程中，工作人员要善于发现问题，善于学习科学的档案管理知识，研究解决问题的新方法，有力地提高档案管理工作效率。

（1）采用科学的方法，构建档案分类系统。面对资料的繁多和杂乱，管理人员归类资料时，可以进行大致分类，构建出档案总系统，总系统再分门别类，建构一个个档案子系统，这样分类归置，条目清晰，层次分明，利于管理。另外，也需要对档案进行备份处理，以防档案丢失，给管理工作带来负面影响，给部门的信誉或经济造成不必要的损失。

（2）强化管理秩序，构建档案登记系统。做好档案的登记工作，是对档案进行管理的开始。档案管理人员应该对接收的每一个档案信息进行仔细登记，构建起档案登记系统。一方面，便于接通查找系统，在实际运作过程中，便于查找、调阅档案，档案管理工作的效率将大为提升；另一方面，强化管理秩序，减少不必要的重复工作，有效解决传统档案管理中出现的各种问题，以科学严密的逻辑系统来管理档案，整个档案管理工作将有条不紊、有效展开[2]。

2.3 增强档案管理工作的服务意识

（1）增强档案管理工作服务意识，创建档案管理网络服务平台。传统的手工录入和编辑资料的工作方式，工作效率低下，早已难以适应网络信息化时代发展的需要。在网络技术纵深化发展的今天，机关或企事业单位应该增强档案管理工作服务意识，把信息化的技术服务于办公室档案管理工作，整合档案资源，创建档案管理网络服务平台。档案管理网络平台的创建，开展办公室档案管理工作时，能够不受时空限制，高效地查找或调取有效信息，让信息技术带动档案管理工作飞速前进。当然，档案管理网络服务平台的创建和有效使用需要各单位和政府的共同努力，各单位和政府要建构好自动化办公的大环境，推进智能化网络办公方式，推动办公室档案管理工作在信息化办公的时代浪潮中前进。

（2）循序渐进，提高信息化档案管理水平。档案管理工作的信息化是一个循序渐进的过程，不可操之过急。对档案资料进行数字化的整理，让科学技术这只有力的“手”参与到档案管理工作中来，为档案管理工作打开一片广阔的天空。一方面，从档案管理的实际出发，建立系统化的档案资料库，不断优化信息化档案管理平台，提高信息化档案管理的水平；另一方面，在网络化资源共享的时代背景之下，各类信息快速更新，但是，办公室档案管理人员无法在短时间内收集档案信息，这时候，可以与其他部门实现联网，建立档案的共享平台，实现档案服务价值的最大化。当然，档案共享平台的建立，也应该重视服务受众的反馈，让信息链上下联通，让大众反馈档案管理工作问题，监督档案管理工作有序展开[3]。

3 结语

信息技术的飞速发展，给办公室档案管理带来前所未有的大好前景。各部门抓住时代发展的机遇，树立创新意识，转变管理观念，改善工作方式，有序地把科技应用于办公室档案管理工作中，保障档案资料的安全，提升从业队伍的技术水平和专业素养，真正实现办公室档案管理的现代化和智能化，让信息时代的档案管理工作焕发勃勃生机，真正服务于部门，服务于大众，服务于社会。