国有企业干部人事档案管理研究

门旭

中国电力建设股份有限公司 北京 100000

1 人事档案的概念及其特征分析

1.1 人事档案的概念

人事档案中记录了个人的身份、教育与工作经历、政治面貌、品德作风、组织关系等基本信息。对人事档案的管理主要是对人事档案加以收集整理、保管鉴定、统计与分析等，详细掌握个人的基本情况。就人事档案的价值来看，其具有高价值、高影响、高作用的特征，在国有企业发展中具有重要的作用。

1.2 人事档案管理特点

人事档案管理是一种综合性的信息收集机制，实现了国有企业人事活动的变动、培训、交流等的统一。从人事档案的概念来看，其本身具备全面性、真实性与时常变动的特征：①全面性。人事档案中包含的个人信息较多，基本涵盖了个人所有的信息，这些信息可以为单位提供全面的个人信息，人事档案中的信息可以为人员选聘等提供重要的参考。②准确性。人事档案中所包含的信息是准确无误的，是对个人情况的真实反映。③时常变动。人事档案中的信息随着个人经历的增加不断变动，因此人事档案也在不断地进行补充与完善。

2 国有企业干部人事档案管理工作的重要性

人事档案是以特定的形式存在的文件、资料等，随着社会的发展和时间的推移，档案的类型、数量等逐渐增加，一部分人事档案采用科学的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事档案由于多种原因损坏、丢失。

国有企业干部人事档案涉及的内容众多，例如企业人事任免、个人工作经历等，是进行人员晋升评价、奖惩评定等的重要依据，通过强化国有企业干部人事档案管理，能够显著提升国企人事管理水平与质量。通过对国有企业干部人事档案进行分析，能够对干部人员的实际工作表现进行客观、真实的认识，为企业人才的选拔与任用提供可靠的参考，保证国有企业人力资源安排的科学性和合理性。

对于新增的人事档案，需要采用多种途径进行收集和保存；对于损坏和丢失的人事档案，需要采用科学、合理的措施进行强化管理，保证人事档案能够发挥应有的作用。现阶段国有企业干部人事档案管理工作过程中存在众多问题，例如字迹褪色、纸张老化，许多档案变质后字迹无法辨认；虫害，由于保存条件限制，出现档案被虫蛀的现象，导致档案部分内容丢失；档案库房标准不合格，档案打印、复制设备落后，随着档案数量的增加，无法满足档案复制、打印的实际需求。

总而言之，国有企业干部人事档案管理工作至关重要，但是实际管理过程中存在许多问题，如何全方位地采集档案资料，并将档案长久、安全地保存下去，保证档案管理工作的实效性、全面性，是国有企业干部人事档案管理工作人员亟需解决的问题，同样也是一项任重而道远的工作[1]。

3 国有企业干部人事档案管理凸显的问题

3.1 重要性认识不到位

国有企业干部人事档案管理通常是被看作一项服务性工作，而不是一项重大责任性工作，更有甚者认为它是可以省略的工作。某些国企单位认为生产经营是第一位的，干部人事档案管理只是人力资源部门的工作，其他部门没必要花费时间和精力给予必要支持。某些国企单位对干部人事档案管理没有深刻清晰的认识，单纯的把它看成储存归档和查阅提档等表面工作。还有一些大型国企单位对干部人事档案管理工作不够重视，各分公司随意进行装订，全公司没有统一标准，导致档案五花八门。

3.2 信息登记归档不够规范

国有企业干部人事档案集中登记了干部的基本履历信息，工作经历通常记录在岗位调整上，却没有其对业绩表现和评价结果进行详细记录，这使得人事档案不能作为职工工作经历的完整依据。职工调动、晋升、任免和入党前考察需要查阅其人事档案，难免会经常出现无档可查、无档可依的状况。在干部人事档案管理过程中，一些国有企业不及时将材料登记归档，造成断档；一些国有企业登记信息不全或失真，造成档案内容空洞；还有一些国有企业记录干部的奖励而不记录其处罚，造成档案失去客观性。

3.3 专管人员业务能力有待提升

当前我国国有企业干部人事档案专管人员凸显出了较为严重的问题。首先，专管人员身兼其他工作，精力难免被其他工作分散，导致工作质量大打折扣。这是因为效益好的国有企业虽然人员充裕却认为这不需要占用专职的人力，效益差的由于人员精简无法设置专职的人力。其次，专管人员存在流动性，这类职工存在岗位变化、晋升或者退休。交接工作通常比较仓促，新人需要很长时间才能熟练掌握这项工作，或者掌握了这项工作却被安排到其他岗位[2]。

3.4 管理手段没有与时俱进

新时期互联网和电子信息科技不断发展，档案电子信息化是大势所趋。智能手机现已普及千家万户，企业对人事信息在后台及时更新和远程控制，职工可以使用手机软件或者微信公众号查阅自己的信息。然而理想很丰满现实很骨感，当前我国国有企业干部人事档案电子信息化和数字智能化管理技术相对落后，技术水平无法满足实际需求，加之与这项工作相对应的管理制度不够完善，电子档案的建立是困难重重。

4 国有企业干部人事档案管理问题的相应对策

4.1 提高对档案管理的认识

首先，国有企业领导要深刻认识干部人事档案管理的重要性，制定干部人事档案管理总体战略规划，全面支持这项管理工作，必要的时候可以亲临现场视察指导工作。其次，人力资源部门更要认识到干部人事档案管理工作的重要性，日常工作中注意多与本企业其他部门沟通和宣传，注重提高这项管理工作的影响力，在所有部门的配合下做好干部人事档案管理工作。再次，干部人事档案专管人员也要提高对这项工作的认识，做好日常基础工作，定期检查，及时发现并解决档案中的问题，保证人事档案管理顺利进行。最后，职工本人也要认识到人事档案管理的重要性，认真填写需要入档的材料，配合好这项管理工作，有疑问要及时反馈[3]。

4.2 规范干部人事档案登记归档管理

新时期社会主义市场经济不断深化改革，这对国有企业人才考核和考察也有了更高标准，而这些工作都要进行调阅人事档案材料。国有企业干部人事档案专管人员要确保对各种材料认真登记、收集、整理和归档，严格保证人事档案的准确性、权威性和及时性，第一时间防止不当材料乱入。执行过程中，必须秉承“登记有据、入档有效、舍材合理”的原则，坚持实事求是，做好干部人事档案管理工作，确保人事档案客观、真实和完整，这样才能够提升这项管理的工作质量。

4.3 提升专管人员业务能力

新时期干部人事档案专管人员是国有企业发展中必不可少的力量，企业要注重培养作风正派、思想素质高和业务能力强的人事档案专管人员。首先，企业应当给干部人事档案管理工作配备足够的人力资源，人手充足才能保证工作质量，工作人员的业务能力才有足够的提升机会。其次，加强对干部人事档案专管人员的定期培训，统一工作标准，引进先进管理理念或方法，提升其业务能力。再次，强化对人事档案专管人员的思想教育，使其保持良好的工作作风。最后，干部人事档案专管人员自身也要虚心学习，接受新的事物，确保业务能力不断提升[4]。

4.4 加强干部人事档案电子信息化管理

新时期国有企业干部人事档案电子信息化水平较为落后，数字化电子档案很少。首先，积极引进智能设备、管理系统软件，将干部人事档案资料转化为文字和图片形式进行储存，建立电子档案。其次，引进合适的干部人事档案数据库系统或者微信公众号平台，使得干部人事档案能够运用系统软件进行编排、索引和查询，做到智能化管理。最后，做好网络信息安全工作，确保干部人事档案数字信息不被不法分子攻击或者盗取，保证管理工作安全运行。

5 结语

干部人事档案管理是国有企业人力资源管理的重要组成部分，对企业总体工作的开展具有非常重要的作用。新时期国有企业在干部人事档案管理工作方面凸显了一些问题，我们要深刻认识问题的所在，紧跟时代的步伐，发现问题并解决问题。