资料整理在档案管理工作中的重要性

葛利芳

摘要：档案管理工作中，资料整理至关重要。近几年来，随着信息技术的快速发展，档案管理日趋信息化，此时，资料整理和保管工作也日趋数据化、信息化。资料整理是资料研究的基础，又是提高资料质量、升华资料使用价值的关键。在管理资料时，要严格遵守真实性、准确性、完整性、系统性、标准性的原则，充分发挥资料整理在档案管理工作中的重要性。

关键词：资料整理;档案管理;重要性

一、资料管理在档案管理中的重要性

（一）通过资料整理，提高档案资料质量

资料整理既是资料研究的基础，又是保存资料的客观要求。整理档案资料时，要严格遵循以下原则：第一，真实性;第二，准确性;第三，完整性;第四，系统性;第五，标准性。通常情况下，资料整理包括了收集、整理、保管、鉴定、统计等相关环节，只有把控好每个环节，才能保证资料的质量。

（二）通过资料整理，提升资料使用价值

从本质上来讲，资料整理其实是一个去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里、综合提高的过程。资料管理能保证信息资料的清晰度、准确度。传统资料整理所体现出来的使用价值并不明显，使用范围并不宽泛。当前，随着档案管理的数据化、信息化，这必然要调整资料整理的工作方式。资料整理的最终目的旨在为国家、社会提供信息服务。当资料整理工作日益发展起来，这会推动档案管理工作的完善，并充分发挥档案管理工作的作用。

（二）通过资料整理，不断开发新的信息

在资料整理过程中，相关工作人员通过智力和创造性思维，深化已有的资料，从而产生新的信息。资料整理是一项系统而又复杂的工作，不能仅仅停留在档案保管这一层面，还要重视档案信息开发这一环节。传统资料整理通常是将真实性凭证作为参考依据，并以主体历史发展来做好记录工作。资料整理本身所具备的独特性与其独特的形式方式密不可分，为此，资料整理更加具有客觀性、公正性的特点。正是因为资料整理是一种真实性的记录凭证，为此，资料整理才一直被沿用下来。在整理资料的过程中，由于资料与资料间有着一定的内在联系，因此，整理人员通过分析、研究，会从中挖掘出新的信息。

二、资料整理在档案管理工作中存在的问题

（一）资料整理工作仍处于初级阶段

一个单位无论大小，都是国家、社会的一个组成部分。一个单位无论是人事工作岗位，还是管理工作岗位，还是其他工作岗位，都要构建完整、真实的档案资料。近几年来，随着信息技术的快速发展，传统档案管理开始向着现代化、数据化、信息化的方向发展。资料整理是一项系统而又复杂的工作，不管哪个环节出现了问题，都会直接影响到资料的完整性、真实性。现阶段，从制度建设的角度上来讲，档案管理工作、资料整理工作缺乏信息化、标准化的指导意见。由于缺乏长远的科学规划，一个单位在档案管理工作、资料整理工作中所投入的人力、财力、物力是非常少的，这样无法满足时代的发展需求，也无法保证档案管理工作、资料整理工作的效率。

（二）资料整理的重要性未得到重视

档案工作思路是建立档案的基础。大部分单位在整理档案资料时，由于工作方法不科学，逻辑性较差，无法保证档案资料的完整性、真实性。再加上档案管理人员对计算机操作不娴熟，因此，很多档案并没有构建起数据信息库。从短期效益上来讲，资料整理工作无法立刻发挥自身的作用，这导致资料整理工作始终处于边缘化的位置，从而给后期使用者带来一定的损失。

（三）资料整理人员的专业水平较低

目前，我国的档案管理人员专业水平较低，大部分档案管理人员始终停留在传统的管理水平上，他们缺乏相关的专业技能，再加上他们自身对数据信息管理技术手段认识不足，从而导致资料整理的效率较低。很多档案管理人员并不了解本单位的经营业务范围，这导致其与本单位的业务发展相脱节，进一步导致档案管理工作断层。此外，档案管理人员的计算机水平较差，这并不符合数据化、信息化建设的相关要求。

三、提高资料整理效率的相关建议

信息技术的快速发展，使人类生活方式、工作方式、学习方式等发生了明显的变化。传统的管理模式、整理模式开始退出历史舞台，相关工作人员开始借助计算机整理资料，提高整理资料的效率。为了能更好、更快地顺应现代化、信息化建设的要求，各个单位要构建现代化、数据化、信息化的档案管理模式，提高档案管理工作的效率。

（一）构建档案管理队伍，确保资料整理扁平化

要想确保资料整理工作的顺利开展，构建档案管理队伍至关重要。通过构建档案管理队伍，保证了资料管理的扁平化，提高了资料管理的效率。

一方面，构建专业化的档案管理队伍。要想保证资料整理的效率，构建专业的档案管理队伍是非常有必要的。资料整理这项工作并不是孤立存在的，其牵扯到多个方面、多个部门，为此，资料整理人员要与单位多个部门有机结合起来，将各种零碎、琐碎的资料都搜集起来。

另一方面，建立信息化的档案管理队伍，保证资料管理快速化。当前，资料整理工作离不开计算机技术。在资料整理工作中，要灵活运用计算机技术，提高资料整理的信息化水平。同时，信息化档案管理队伍的建设有助于在互联网上共享档案资源，充分发挥档案的作用。

（二）积极引入信息技术，推动资料整理数据化

在资料整理工作中，要积极引入信息技术，构建现代数据信息档案，并将其运用到日后的经济建设中，充分发挥其为社会服务的作用。当下，新的发展形势对资料整理工作提出了更高的要求。为此，资料整理工作水平的高与低会直接影响到档案管理工作质量的高低。鉴于此，各个单位要将信息技术与资料整理相统一，提高资料整理的水平，推动资料整理的数据化。

（三）规范资料整理流程，保证资料整理高效化

整理资料时，相关工作人员要严格按照《档案法》等相关的法律法规，构建标准化、规范化、专业的管理制度和管理流程，保证资料整理的高效化。此外，为了提高资料整理的水平，构建有效的、科学的考核机制和奖励机制至关重要。科学的考核机制、奖励机制，激发起工作人员工作的积极性，使得他们全身心参与到资料整理工作中。

四、结语

在企业管理工作中，档案管理发挥着至关重要的作用。从某种程度上来讲，档案管理既有助于提高单位的经济效益，又有助于提高单位的工作效率。其中，资料整理是档案管理中不可或缺的一个环节。在资料整理过程中，要真正做到科学、有效地整理资料，并将其作为考察档案管理工作的凭证。