事业单位档案管理创新途径探究

邵亚春

枣庄市山亭区政务服务中心 山东枣庄 277200

事业单位档案管理工作较为复杂，严重时甚至关系到国家利益，就目前来看，随着时代的发展，某些传统的档案管理经验已经无法满足人们的需求，在新时期下，传统的档案管理手段逐渐被人们抛弃，事业单位要想获得长久发展，就应该不断对其管理工作进行创新。

1 事业单位档案管理工作的优化原则

1.1 差异化与统一化兼顾原则

事业单位档案管理工作应当遵循差异化与统一化兼顾的原则，在制定相关管理制度时，要将国家档案管理相关法律法规作为依据，在此基础上结合单位实际制定单位内部的档案管理制度，使各单位间的档案管理存在一定的统一性，也体现一定的差异性，使档案管理制度更加科学、合理，更富有可行性[1]。

1.2 制度与执行并重原则

制度建立的最终目的在于执行，事业单位在建立合理制度的基础上，也要强调制度的落实和执行。这是事业单位档案管理制度建设的出发点和落脚点。对此，各事业单位应当加强监督，特别是加强对档案管理制度制定与执行环节的监督，不断优化管理制度，促进档案管理更加规范、科学。

1.3 档案管理人员权责统一原则

档案管理人员是事业单位档案管理工作的主要执行者，是事业单位档案管理工作的重要组成部分。档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。为此，要加强对档案管理人员的管理，做到权责明确、统一，使其充分意识到自身工作的职责和所享受到的权益，并在具体工作中予以保障，以此来激发他们的工作热情和积极性，从而保障档案管理工作的效率和质量。

2 档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理存在脱节问题

档案管理主要包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等等，而档案管理工作主要负责文件的搜集、办理、保存、检索、存档、判定、供给利用和调阅。然而，目前，我国事业单位在档案管理方面，存在脱节问题，电子化管理仍未普及，多是停留在人工管理阶段。

2.2 档案编制管理缺乏规范

首先，事业单位档案管理工作的操作不严谨，档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。最后，档案编制工作的类别不具体，易彼此混杂。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给事业单位档案管理工作形成一些麻烦。除此之外，在公文格式、处理办法、文件归档、立卷衔接、档案管理等方面都存在一些不规范，比如规章制度不完善，管理不严等问题。

3 新时期事业单位档案管理创新思路

3.1 创新档案管理理念

在新时期，事业单位岗位管理创新思路值得人们重视，所以，事业单位的管理人员应该转变传统的档案管理理念，将档案管理工作落到实处，同时转变事业单位档案管理人员的传统理念，不断学习具有创新思路的档案管理方法，才能不断地促使自我进步，将全新的创新理念事业单位档案管理工作相结合起来。同时，管理人员还应该互相学习、不断进步，并且在事业单位上层领导的激励下，管理人员还可以主动学习专业自我，将新的管理方法带入到工作之中，与同事共同合作。

3.2 运用信息化档案管理手段

在过去，传统的事业单位的手段较为落后，往往需要管理人员花费较长的时间才能够完成工作，同时其工作效率并不高，因此，相关管理人员应该积极结合当前的信息技术，真正将其落实到事业单位档案管理工作之中，同时，相关人员也应该做到与时俱进，应用计算机完成档案的收集整理和分类的工作，这能够在很大程度上节约档案管理的工作时长。同时，在提高事业单位档案的保密性方面，信息技术也具有较大的作用，它从而可以对档案进行加密处理，防止其内容泄露。所以，事业单位档案管理人员应该积极结合互联网技术，紧跟时代步伐，做到用先进的管理方式取代落后的管理方式，发挥信息技术的绝对优势。比方说，管理员可以将档案放置在不同的文件夹中，然后进行保存、备份、加密以及上传等等操作，这在很大程度上都给予了管理人员足够的方便，也可以有效提高其工作效率[2]。

3.3 落实档案管理制度

在早期，事业单位档案管理过程中往往缺乏相应的规章制度和监管机制，这使得管理人员难以在最短的时间内完成档案的归纳和整理工作，同时，由于缺乏相应的整理规章制度和规范化的整理流程，许多档案的摆放都十分混乱，在需要时难以做到迅速的查找，这个不仅影响档案查找效率，对档案的管理效果也有极其负面的影响。因此，新时期事业单位应该落实档案管理制度，主要包括以下几方面：第一，在进行档案管理工作之前，相关人员应该根据具体的整理工作量制定相应的独立计划，并且在整理过程中，对于表现出色的工作人员应该给予一定的奖励，从而做到真正调动档案管理人员的工作积极性。第二，事业单位在进行管理时，管理人员也应该按照相应的管理流程来进行工作，对于违反规定的人员应该设置相应的处罚依据，这样才能够做好事业单位档案管理工作[3]。

3.4 创新档案管理服务方式

就目前来看，事业单位要想对档案管理工作进行创新，同时也应该关注其档案管理的服务方式，管理人员也应该积极使用信息技术来完成档案管理工作，也可以使用在线服务系统向其他部门发送有关的档案信息，这不仅对事业单位档案管理工作进行了创新，同时也充分利用了在线服务功能，在一定程度上提高了档案管理的工作效率。除此之外，档案管理人员也可以利用在线服务系统对档案信息进行整理和归纳，检索和查找有关的档案，分析资料以及文件等等。因此，新时期事业单位档案管理需要对服务方式进行创新。

4 结语

综上所述，事业单位要实现对档案管理工作的创新，首先应当在现代化管理理念的指导下，及时转变档案管理方式、方法和手段，在实际工作中，科学运用各类信息技术、设备、手段等进行档案管理，同时结合时代发展和单位发展实际需要，打破传统落后的档案管理机制，建立更加科学、完善的档案管理制度，从而使档案管理更加科学合理，更加适应事业单位发展和社会发展需要。