事业单位档案管理电子信息化存在的问题与对策分析

韩莉

吉林省辽源市东辽县市场监督管理局综合执法发大队 吉林辽源 136200

1 事业单位档案管理信息化管理的重要意义

1.1 传统纸质档案保管占用空间大

需要温湿度管控条件高，查找档案繁琐，保存查阅过程中对环境要求高，现代化电子档案信息所占空间小，不受环境限制大大增加了档案信息的存储量和安全性，为事业单位的资源管理提供有力的数据支撑。实现档案管理的网络化，不仅提高了档案的服务水平，提高了事业单位工作效率。实现了档案信息远程化传播，促进了事业单位档案管理的高效健康发展。经由数据档案在网络空间内的传递，也可以提高管理人员的管理质量，减轻档案管理人员的工作压力，同时其也可以节约管理成本。

1.2 电子档案信息实现资源共享增强了档案的综合利用率

以往的档案信息借阅和浏览极具局限性，一旦主体外借，其他人无法同时使用。使用者异地需要档案信息更是耗费时间和人力，现代化电子档案信息可以链接到世界任何有计算机网络的区域，只要管理方授权世界各地不同人群任意时间可以随时查阅，反复浏览，实现了资源共享，不仅节约了使用者时间，也大大提高了管理者工作效率。也最大限度保证了档案的真实性和安全性。传统纸质档案里，如果想要查找资料时需要浪费很多的精力和时间。但是将档案管理信息化之后，网络检索异常准确便捷，能快速精准筛选提供所需材料。

1.3 档案信息化管理确保了档案的真实完整与安全

以往纸质档案在使用者借阅过程中丢失破损现象时有发生，这对档案管理都会造成无法弥补的损失。传统的档案管理模式已经不能满足日益增长的时代发展需求，档案信息化管理的实施实现了无接触阅览，被授权的使用者可以无限次复制，下载电子档案，避免了因为档案外借带来的丢失破损风险。信息化条件下的档案管理模式，可以将档案资料转化成电子数据储存在电脑或者硬盘中，维护了档案的真实完整与安全，档案丢失难以弥补、损坏不易修复所以加速推进事业单位档案信息化管理工作意义重大，势在必行[1]。

2 事业单位档案信息化管理工作开展面临问题

2.1 事业单位档案管理人员专业水平不足

国家机构改革如火如荼，事业单位改革也在稳中有序进行，年轻人都对公务员招考职位特别青睐，事业单位性质在改革中的不确定性导致人才流失，单位职工老龄化严重，加上个别单位传统观念对档案管理工作不重视，都是任用老弱担任档案管理工作，对计算机操作能力差，加上基层事业单位人少，工作多杂，专职档案管理人员偏少，很多单位都是一人多面兼职档案管理工作，这就造成档案信息化管理推进慢，发展滞后。由于人员专业水平低，技术条件的限制，部分事业单位仍然只能依靠手工操作的方式进行档案管理，对事业单位档案管理信息化的建设造成了严重的阻碍。

2.2 事业单档案管理工作分工不明确

近些年事业单位机构改革日新月异，很多相近机构合并在一起，单位合并后由于各原单位专业性质不同，导致机构合并，职能多数还是原班人马各司其职，对档案分类管理缺乏针对性，原各单位档案管理人员素质水平参差不齐，工作量大小不同，导致档案信息化管理在实施过程中阻力大，矛盾多，很多人存在维持现状心里，所以合理妥善安置档案管理人员是事业单位档案信息化管理推进的当务之急[2]。

3 提升事业单位档案信息化建设的对策

3.1 开展岗位培训提高档案管理人员的整体素质

档案专业管理部门和事业单位直属机构要定期举办档案信息化管理培训班，引进事业单位档案管理信息技术专业人才，充实档案管理工作队伍，提升档案管理人员整体信息化水平，为档案管理信息化建设的实施与发展提供有力支持。

3.2 重视档案管理信息化的软、硬件建设

事业单位档案信息化管理硬件设备的完善是事业单位档案管理信息化得以顺利开展的前提和基础，事业单位应酌情引进先进的现代化配套设备为档案信息化管理提供良好硬件支持，通过对计算机、互联网，多媒体等现代设备的投入使用，将传统的纸质档案转变为信息化档案，实现信息资源数字化管理，推动档案信息数据库建设，实现档案信息电子化查询等等，提升数字档案管理信息系统的先进性，将建立的电子信息通过网络链接各个相关服务器，拓展档案信息服务途径和服务对象[3]。

3.3 维护档案管理信息化建设的真实性和安全性

构建完善的档案信息化管理制度，单位管理部门要对事业单位的档案信息管理制度建设和实施进行考核和监督，明确岗位责任，培养风险承担意识，管理的各个环节要落实到人。重视网络安全的检测，事业单位提供档案共享设备要有完善的安全防范措施，提高档案信息安全使用。通过设置密钥或者使用者身份验证签署技术，设置防火墙等，定期对事业单位的网络环境进行维护，避免电子档案信息被侵入导致被盗取和篡改。对直接接触到档案信息的相关工作人员要明确责任到人头，防止信息被泄露。对档案存储设备进行监管，备份原始档案资源，定期清理计算机中的漏洞和病毒，防止因电脑出现问题或者档案管理人员误操作造成档案的丢失或者损坏。在高效管理档案信息的同时，维护信息存储的安全性和完整性。

综上所述，事业单位传统的档案管理方式已经不能满足社会的发展需要，随着社会发展和电子信息化技术的快速普及，事业单位档案信息化管理应该不断适应社会发展的新形势，求新务实加强档案管理信息化建设稳步实施，确保安全前提下努力提高事业单位档案资源利用率，准确率，为实现事业单位的适应时代发展奠定坚实基础。