如何做好基层档案管理工作

杨月美

常州市金坛区水利局薛埠水利管理服务站 江苏常州 213200

国家机关为贯彻党的路线、方针、政策而设立基层单位组织。他们是最为接近为人民服务 “最后一英里” 的实践者、实施者、执行者。他们重担在肩，背负着贯彻党和国家政策法规的使命。关系到党委、政府的一项重要基础性工作就是基层单位档案工作，做好基层单位档案管理工作，对促进基层单位发展具有十分重要的意义。

1 基层档案管理工作中存在的问题

1.1 对基层档案管理的重视度不高

这个问题早已不仅体现在部分工作人员和档案管理人员，甚至有些上级领导对此工作的认知也严重不足。有的人不重视档案管理，甚至档案管理工作有些管理人员竟然从未做过相关工作，因此，在意识上存在一些误区，如工作简单无需任何技术，档案管理工作没有意义，档案管理无非是对档案的保管和检索，出了问题有时会敷衍了事、推卸责任，这个问题对基层档案管理工作的影响已经非常严重。

1.2 档案信息采集不完整

基层部门对档案认识研究不深，使得基层档案管理缺乏标准化，导致档案收集整理归档的信息不对称，档案内容缺乏统一标准，基层档案分类不明晰，使档案缺乏权威性和完整性，给基层管理工作带来困扰[1]。

1.3 档案管理分散化

基层管理的多元管理决定了基层档案管理的分散。如辖区企事业单位人事档案由人事部门负责收集管理，企事业单位的业务、会议档案由秘书部负责收集和管理，财务管理数据由财务部门负责收集和管理。当某企事业单位有排档需求时，很难对其进行汇总，查阅非常困难，这导致工作效率十分低下。

1.4 档案管理资金投入少，基础设施较为薄弱

经济效益虽然重要，但绝不能是以牺牲基层档案工作为代价，一些基层单位对档案管理工作重视不够，相关的投入严重匮乏，特别是档案管理的硬件设施，如档案管理室建设等，除湿设备，文件切割机，统一文件夹配置。这些设备的缺乏，直接导致档案保管不力和现在容易存取的发霉、蛀虫等现象，造成档案的原始价值丧失，甚至严重脱离了档案管理和单位、部门的发展。

2 如何做好基层档案管理工作

2.1 强化基层档案工作人员的档案意识

首先最基础的工作就是要加强档案工作者的档案意识。假若相关工作人员对基础档案工作的重要性不了解，就会在工作中不注意资料的保存，从而遗漏了应该保存的档案。如果领导对档案工作重视不够，也就不会督促有关人员做好资料的收集整理工作。因此，有必要建立定期的档案收集提醒机制和联系指导制度。档案工作负责人要每季度提醒、督促有关人员，帮助他们养成整理、收集资料的工作习惯，引导他们做好资料收集整理工作，形成档案工作第一关口的良好机制。

2.2 加强基层档案管理工作的标准化、科学化、规范化

加强基层档案管理的规范化、科学化、规范化，应从及时性、完整性、分工明确入手。要在严格执行国务院办公厅《非备案文件销毁办法》的基础上，最大限度地发挥档案资料的价值，完善档案。在这里，要尽量避免类似公文的重复和归档组合的混乱，形成备案文件以单位形成的文件为主的原则。从及时性上讲，备案文件必须是已经完成全部任务的文件，否则极易造成归档混乱和混乱。在完整性方面，档案管理人员要分清主次，同时防止有效文件和归档文件的丢失。档案管理人员可以将相似或相关的文件归类到同一个文件中，也可以使用连续的序列号标识将文件存放在一起，在研究一个问题时，能在最短的时间内解决问题，将项目中的所有文档都取出，提高文档的利用价值。分工明确，每个环节都要有专人负责，确保工作的有序顺利[2]。

2.3 加快推进监管信息系统建设

大数据时代的到来，标志着医保基金监管有了一条更加省时、省力的路子。积极建设和应用监管信息系统，严格审核医疗保险经办机构的费用，可以有效规避人为因素带来的风险，降低成本投入，促进监管效率的进一步提高。我国应加强信息化建设，根据实际工作需要，完善监管信息系统功能，全面覆盖全国，彻底取代传统的人工操作模式，确保医保基金信息监管的长远发展。地方要不断完善和修订监测规则、监测指标和智能监测数据库，提高医疗保险基金监管效果，运用大数据技术，建立相关数据库，及时发现医保信息异常情况，增强医保基金监管能力。随着智能化、信息化的快速发展，这对促进我国医疗保险基金监管具有十分重要的意义。

2.4 确保档案管理工作真正发挥服务作用

随着社会的发展，档案管理创新是一个亘古不变的课题。基层单位的档案管理也不例外。一方面，要创新观念。在管理过程中，要始终树立创新理念，把档案管理作为一项重要的业务工作，树立档案建设无小事的理念，注重创新和引导，保障档案管理工作发挥出它应有的作用和意义。随着社会的发展，档案管理创新是一个永恒的课题。一方面，要创新观念。在管理过程中，要始终树立创新理念，把档案管理作为一项重要的业务工作来抓，档案建立绝不是无关紧要的小事，高度重视档案管理创新，让我国档案管理工作不断进步。

3 结语

总而言之，档案管理的科学化、规范化是新时代、新形势对基层单位的必然要求。要加强学习档案管理在新时期的重要地位和作用，切实加强档案管理工作，积极开创基层单位档案管理新局面。基层档案管理是一项政策性、针对性、保密性、安全性强的工作。它是一个单位或部门日常工作中重要的一部分。