浅谈电力物资采购合同管理流程创新

董圆圆 王博

1.国网蒙东物资公司 内蒙古呼和浩特 010010

2.国网蒙东电力产业管理办公室 内蒙古呼和浩特 010010

当前新形势下电力企业的竞争优势主要有两类：电力销售成本的领先和电力能源产品的差异。由于采购成本普遍占电力企业总成本的60%以上，电力物资采购被视为电力企业的成本中心。然而，随着电力企业对电力物资采购重视程度的提高、采购管理水平的不断提升，电力企业的物资采购效率也日益得到改善。电力物资采购成本的高低将会直接影响到电力企业的最终获利情况。在此背景下，如何提高电力企业物资采购管理水平成为企业关注的核心问题，而对电力物资采购合同的业务进行流程创新是实现电力物资采购管理水平显著提升的方法之一。

1 电力企业实施电力物资采购合同管理的实际意义

电力企业实施电力物资采购合同的有效管理一方面能够更好地防范电力物资的采购风险，可以有效提高电力物资管理部门的整体管理水平，另外一方面还能够加强电力物资采购合同的履行过程控制，提高合同的履约水平，能优化合同管理流程，提高合同管理效率[1]。

为此电力企业的电力物资管理部门在进行采购合同的管理方面，要坚持依法从严管理，严格合同签约履约，深化“集中签订、集中结算”的合同管理模式，建立上下联动、统筹协调的物资现场服务和履约协调机制，通过对物资采购合同的签约、履约全流程管控实现物资管理的科学化、规范化、标准化、法制化，从而提高电力企业的经济效益，提升电力企业的社会形象。

2 电力企业物资采购合同管理过程中存在的问题

2.1 电力物资采购过程中订立合同出现的问题

合同的主体资格不清，合同的一方不具备完全的签订合同资格，代理人没有相应的委托书，有的签订双方完全不具备主体资格；合同的条文不规范，有些合同的签订甚至出现了“草签”情况，有些电力企业物资管理部门不重视采购合同的重要性，加之对电力企业的了解不甚深刻，导致合同的内容不明确、用词不严谨，条款不完善，有些合同甚至存在格式问题；有些电力企业仅仅凭借外界对于对方的评价就与之草率的签约，合同双方仅仅进行了简单的商议，并未依据任何的法律法规[2]。

2.2 电力物资采购合同履行过程中存在的问题

在电力企业物资采购合同的履行阶段，合同管理中存在的问题主要有合同中应该变更的条款并没有进行有效的变更。就是在电力物资采购的过程中，实际的采购情况和预先设计的合同条款有所不同，需要经过一定的规范程序进行变更，并且加强管理，但是由于忽略合同的管理，没有进行及时的修改。另外电力企业的合同的流转的过程过于复杂，由于合同的管理不到位，有的已经超过投标的有效期，两个单位仍未订立有效的合同，超过投标的有效期以后订立的合同法律效力大打折扣，给电力企业的损失埋下了隐患。

2.3 电力物资合同的索赔工作不到位

在电力企业的一些物资采购过程中，一些涉及范围较大的物资采购竞争十分激烈，投标价值近乎保本价，所以供应商企业的物资供应时稍有不慎就会导致电力企业亏损。要保证能够获取一定的利润，不使自己亏损，就要重视索赔工作，索赔工作从中标之日就应该理科重视起来。重视索赔工作是电力企业增加利润和减少因工作失误造成损失的一种重要的手段。在实际的物资采购合同管理过程中，电力企业自合同签订之日起就没有很好的索赔意识，一些重要的书面性文件作为索赔的重要文件没有得到妥善的保管，没有对合同条款进行妥善保管[3]。

3 电力企业物资采购合同管理流程创新措施分析

3.1 开展电力物资采购合同签约管理的全流程控制

电力公司物资管理部门要下发中标结果并确定是否需要签订技术协议。一般来说，对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的关键设备材料，可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门进行技术协议的签订。组织并完成签订技术协议后，在ERP系统中创建采购订单并审批；物流服务中心履约员上报合同签订资料，上级部门提出考评意见并下达，修改完善后的合同相关资料进行归档。

3.2 强化电力物资采购合同的变更管理流程控制

采购主管部门根据变更通知单提出合同变更申请，对采购结果进一步补充说明或明确物资合同双方权利义务的事项，且不造成对采购结果实质性内容进行的更改。各单位进行审核提报的合同变更申请，审批通过后根据合同变更方案在ERP系统内更改采购订单或增加采购订单，完成后由上级单位汇总合同履约信息，提出并下达考评意见，修改完善后的合同变更相关资料归档。

3.3 电力物资采购合同履约管理流程控制

物资管理部门在ERP系统内根据采购合同到货日期制订物资催交计划，重要设备材料要及时掌握供应商的生产准备和排产计划，按照关键生产节点，及时协调解决生产中出现的问题。供应商根据采购合同的到货日期制订生产计划，主管部门需要对重点物资生产节点履约跟踪，与供应商落实配送安排。到货后组织项目单位与供应商代表进行物资验收工作，并协调供应商按照合同规定和现场管理的要求安全、优质地完成技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。

3.4 电力物资采购合同资金结算管理流程控制

需求部门根据采购合同提交预付款申请，附物资采购合同、预付款保函和相应的收款收据，附增值税发票、项目主管部门签字确认后的到货验收单和相应的收款收据。并提交的预付款申请、到货款申请、投运款申请、质保金申请，在财务管控系统中编制物流服务中心月度现金流量预算，各级审核通过后，财务人员实施预付款处理或应付账款处理。